З метою цифровізації процесів управління персоналом, автоматизації кадрового обліку та кадрового діловодства, забезпечення єдиного підходу до ведення кадрової документації, електронної взаємодії під час погодження кадрових документів, ведення табельного обліку використання робочого часу, оформлення відпусток, службових відряджень, обліку тимчасової непрацездатності, формування кадрової звітності, забезпечення належного захисту персональних даних та підвищення ефективності процесів управління персоналом у виконавчих органах Коломийської міської ради, керуючись законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про захист персональних даних», «Про електронні документи та електронний документообіг», постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року №55 (зі змінами) «Деякі питання документування управлінської діяльності», статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Визначити автоматизовану систему управління персоналом «А5.ERP»  (далі – Система) як єдину систему автоматизації кадрових процесів у виконавчих органах Коломийської міської ради.

2. Встановити, що Система використовується для:

- ведення кадрового обліку;

- формування та актуалізації кадрових даних;

- ведення особових карток працівників;

- обліку відпусток;

- електронного погодження заяв про відпустки;

- оформлення та погодження службових відряджень;

- обліку тимчасової непрацездатності;

- ведення табелю обліку використання робочого часу;

- формування кадрової звітності.

3. Визначити відділ кадрового забезпечення управління персоналом та діловодства міської ради відповідальним структурним підрозділом за організацію роботи в Системі, адміністрування кадрових процесів, забезпечення актуальності кадрових даних, організаційно - методичний супровід користувачів та контроль за дотриманням Порядку роботи в Системі.

4. Технічне супроводження Системи, її програмно-апаратне забезпечення, адміністрування користувачів, забезпечення функціонування, резервне копіювання даних, захист інформації та технічну підтримку користувачів покласти на відділ інформаційних технологій управління комунікації та інформаційних технологій міської ради.

5. Управлінню персоналом та діловодства міської ради (Ірина ЖОЛОБ) спільно з управлінням комунікації та інформаційних технологій міської ради (Любомир ЗУБИК) ) в термін до 12 липня 2026 року:

5.1. Забезпечити консультаційний та методичний супровід користувачів під час впровадження Системи.

5.2. Провести дослідну експлуатацію Системи у виконавчих органах Коломийської міської ради з 06 по 10 липня 2026 року.

5.3. Забезпечити наповнення та актуалізацію кадрових даних у Системі.

5.4. Забезпечити налаштування маршрутів погодження процесів управління персоналом відповідно до організаційної структури міської ради.

5.5. Підготувати пропозиції щодо внесення змін до локальних нормативно-правових актів міської ради, необхідних для функціонування Системи.

5.6. Забезпечити введення Системи в промислову експлуатацію.

6. Керівникам структурних підрозділів міської ради зі статусом юридичної особи:

6.1. Визначити відповідальних осіб за ведення кадрової інформації в Системі.

6.2. Забезпечити своєчасність, повноту та достовірність внесення кадрової інформації.

7. Встановити, що працівники виконавчих органів міської ради подають через Систему:

- заяви про надання відпусток;

- заяви про призначення/переведення/звільнення;

- документи щодо службових відряджень.

8. Встановити, що заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради, керівники виконавчих органів міської ради здійснюють погодження:

       - заяв про надання відпусток;

  - документів щодо службових відряджень;

  - заяв про переведення/звільнення 

виключно із використанням Системи, крім випадків її тимчасової технічної недоступності.

9. Затвердити Порядок роботи в автоматизованій системі управління персоналом «А5.ERP» у виконавчих органах Коломийської міської ради (додається).

10. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Миколу АНДРУСЯКА.

Міський голова                                                                                Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

                                       ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                           розпорядження міського голови

                                              від 02.07.2026 № 284-р

ПОРЯДОК

роботи в автоматизованій системі управління персоналом «А5.ERP»  у виконавчих органах Коломийської міської ради

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Порядок роботи в автоматизованій системі «А5.ERP» у виконавчих органах Коломийської міської ради (далі -Порядок) визначає обов’язкові для виконання правила функціонування та використання інформаційної системи «А5» (далі – Система) у виконавчих органах Коломийської міської ради, порядок ведення кадрового обліку, електронного погодження кадрових документів, а також права, обов’язки та відповідальність користувачів Системи.

1.2. Система є єдиною інформаційною системою, що використовується для автоматизації кадрових процесів у виконавчих органах Коломийської міської ради.

1.3. Використання Системи є обов’язковим для всіх працівників виконавчих органів міської ради в межах їх посадових обов’язків та визначених прав доступу.

2. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ

У  Порядку терміни вживаються у такому значенні:

Система «А5.ERP» –система, що забезпечує автоматизацію кадрових процесів.

Кадровий модуль – функціональна складова Системи, призначена для ведення кадрового обліку, формування та погодження кадрових документів.

Користувач Системи – посадова особа або службовець, якому надано індивідуальний доступ до Системи.

Адміністратор Системи - посадова особа,  якій надано індивідуальний доступ до адміністрування кадрових процесів.

Електронний кадровий документ – документ, сформований та/або погоджений у Системі.

Маршрут погодження – визначена послідовність дій користувачів щодо розгляду та погодження кадрового документа.

3. СТАТУС СИСТЕМИ ТА ЗНАЧЕННЯ ДАНИХ

3.1. Інформація, внесена до Системи, є кадровою інформацією виконавчих органів Коломийської міської ради.

3.2. Дані Системи використовуються для:

- підготовки проєктів розпоряджень міського голови з кадрових питань;

- ведення особових справ працівників;

- обліку робочого часу;

- обліку відпусток;

- оформлення службових відряджень;

- обліку тимчасової непрацездатності;

-формування кадрової звітності.

3.3. Погодження кадрових документів у Системі є обов’язковим елементом внутрішньої процедури прийняття управлінських кадрових рішень.

4. СУБ’ЄКТИ ТА ПОВНОВАЖЕННЯ КОРИСТУВАЧІВ

4.1. Користувачами Системи є:

- міський голова;

- заступники міського голови;

- керуючий справами виконавчого комітету;

- керівники структурних підрозділів міської ради;

- працівники структурних підрозділів.

4.2. Адміністраторами Системи є:

- працівники відділу кадрового забезпечення управління персоналом та діловодства;

- працівники відділу інформаційних технологій управління комунікації та інформаційних технологій.

4.3. Розмежування прав доступу здійснюється адміністратором Системи відповідно до функціональних повноважень.

4.4. Забороняється використання облікових даних іншими особами, крім їх власника.

5. НАДАННЯ ТА СКАСУВАННЯ ДОСТУПУ ДО СИСТЕМИ

5.1. Надання користувачам доступу до Системи здійснюється адміністратором Системи, відповідальним за її технічний супровід, на підставі службової записки відділу кадрового забезпечення управління персоналом, адресованої відділу інформаційних технологій управління комунікації та інформаційних технологій.

5.2. Службова записка про надання доступу повинна містити:

- прізвище, власне ім'я, по батькові працівника;

- посаду та структурний підрозділ;

- дату призначення/прийняття на роботу;

- реквізити розпорядчого документа про призначення на посаду;

- рівень (ролі) доступу до Системи відповідно до посадових обов'язків.

5.3. Надання, зміна або скасування доступу адміністраторів Системи, відповідальних за адміністрування кадрових процесів, здійснюються адміністратором Системи, відповідальним за її технічний супровід на підставі службової записки відділу кадрового забезпечення управління персоналом із зазначенням обсягу адміністративних повноважень.

5.4. Зміна або скасування доступу до Системи здійснюється адміністратором Системи, відповідальним за її технічний супровід на підставі службової записки відділу кадрового забезпечення управління персоналом у разі:

- звільнення працівника;

- переведення на іншу посаду чи до іншого структурного підрозділу;

- зміни посадових обов'язків або рівня доступу;

- припинення потреби у використанні Системи.

5.5. Службова записка про зміну або скасування доступу повинна містити:

- прізвище, власне ім'я, по батькові користувача;

- посаду та структурний підрозділ;

- підставу для зміни або скасування доступу;

- реквізити відповідного розпорядчого документа;

- дату, з якої необхідно змінити або скасувати доступ.

5.6. Адміністратор Системи забезпечує надання, зміну або скасування доступу не пізніше дати, визначеної у службовій записці.

6. ПОРЯДОК РОБОТИ В СИСТЕМІ

6.1. Відпустки:

6.1.1. Заяви про надання відпусток подаються виключно через Систему не пізніше ніж за 5 робочих днів до дати початку відпустки.

6.1.2. Погодження заяв здійснюється відповідно до встановленого маршруту погодження.

6.1.3. Погоджена в Системі заява є підставою для підготовки проєкту розпорядження.

6.2. Службові відрядження

6.2.1. Оформлення службових відряджень керівництва, працівників міської ради здійснюється виключно через Систему.

6.2.2. Підставою для видання розпорядження про відрядження є погоджений в системі електронного документообігу «Megapolis.DocNet» лист-запрошення та/або службова записка безпосереднього керівника.

6.3. Тимчасова непрацездатність

6.3.1. Відомості про тимчасову непрацездатність вносяться працівниками відділу кадрового забезпечення.

6.3.2. Дані з системи використовуються для обліку робочого часу та кадрової звітності.

6.4. Табель обліку робочого часу.

6.4.1. Табель обліку робочого часу формується працівниками відділу кадрового забезпечення.

6.4.2. Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування заробітної плати.

6.5. Призначення.

6.5.1. Погоджена міським головою заява на призначення/прийняття подається особисто до відділу кадрового забезпечення управління персоналом та діловодства міської ради не пізніше ніж за 3 робочих дні до дати призначення на посаду.

6.5.2. Одночасно із заявою про призначення на посаду особа подає документи, необхідні для внесення облікових даних в Систему та формування особової справи відповідно до вимог чинного законодавства.

6.6. Переведення/звільнення.

Заяви про переведення/звільнення подаються виключно через Систему не пізніше ніж за 5 робочих днів до зазначеної в заяві дати.

7. ПОРЯДОК ПОГОДЖЕННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ

7.1. Погодження кадрових документів здійснюється виключно в Системі за визначеними маршрутами.

7.2. Погодження кадрових документів відповідно функціональних повноважень здійснюється:

- заступниками міського голови;

- керуючим справами виконавчого комітету;

- керівниками структурних підрозділів;

посадовими особами відповідно до посадових обов’язків.

8. ОБОВ’ЯЗКОВІСТЬ ВИКОРИСТАННЯ СИСТЕМИ

8.1. Заступники міського голови та керуючий справами виконавчого комітету здійснюють погодження кадрових документів виключно через Систему.

8.2. Керівники структурних підрозділів міської ради зобов’язані забезпечити повне використання Системи у кадрових процесах.

9. ЗАХИСТ ІНФОРМАЦІЇ ТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

9.1. Обробка персональних даних у Системі здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

9.2. Користувачі зобов’язані забезпечувати нерозголошення облікових персональних даних та інформації, що міститься у Системі.

9.3. Всі дії користувачів у Системі підлягають автоматичній фіксації.

10. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

10.1. Користувачі несуть персональну відповідальність за:

- достовірність внесених даних;

- своєчасність їх внесення;

- дотримання Порядку.

10.2. Порушення вимог Порядку є підставою для застосування заходів дисциплінарної відповідальності відповідно до чинного законодавства.

11. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

11.1. Порядок набирає чинності з дати введення в промислову експлуатацію Системи.

11.2. Зміни та доповнення до Порядку вносяться виключно шляхом прийняття відповідного розпорядження міського голови.

11.3. Контроль за дотриманням Порядку покладається на управління персоналом та діловодства міської ради.

Начальник управління персоналом

та діловодства міської ради                                                                                 Ірина ЖОЛОБ