Керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада

                                       в и р і ш и л а :

1. Затвердити Положення про організаційний відділ міської ради у новій редакції (додається).

2. Вважати таким, що втратило чинність рішення міської ради від 21.12.2017р. №2200-28/2017 «Про затвердження Положення про організаційний відділ міської ради у новій редакції».

3. Організацію та контроль за виконанням рішення покласти на секретаря міської ради О. Романюка.

Міський голова                                                                                                                 І. Слюзар

               

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення міської ради

від 22.11.2018 р. № 3167-39/2018

П О Л О Ж Е Н Н Я

про організаційний відділ міської ради

у новій редакції

1.Загальні  положення

       1.1. Організаційний відділ (далі – відділ) є виконавчим органом Коломийської міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим міському голові та секретарю міської ради, який координує діяльність відділу. Відділ не є юридичною особою;

       1.2. У своїй роботі відділ керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Регламентами і рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, а також цим Положенням;

       1.3. Діяльність відділу здійснюється на основі планів роботи міської ради, виконавчого комітету міської ради та планів роботи відділу;        

1.4. Посадові особи, що працюють у відділі, є посадовими особами місцевого самоврядування, мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок міського бюджету.

       

2. Основні завдання відділу

       Основними завданнями відділу є:

       2.1. організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи сесій міської ради, постійних комісій міської ради;        

       2.2. надання методичної допомоги депутатам міської ради у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечення депутатів офіційними виданнями та інформаційними матеріалами ради;

       2.3. надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень міської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами та зверненнями;

       2.4. організаційне забезпечення проведення громадських слухань;

       

3.Основні функції відділу

       Відповідно до покладених на нього завдань організаційний відділ здійснює такі функції:

       3.1. забезпечує підготовку рішень і розпоряджень на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;

       3.2. готує проекти нормативно-правових актів, зокрема проекти розпоряджень міського голови, проекти рішень міської ради, проекти рішень виконавчого комітету міської ради в межах компетенції відділу;

       3.3. узагальнює пропозиції міського голови і секретаря міської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії міської ради;

       3.4. готує проекти розпоряджень про скликання сесій; 

       3.5. інформує депутатів та мешканців про час і місце проведення сесій міської ради з переліком питань, що вносяться на розгляд;

3.6. готує графік засідань постійних комісій та організовує їх роботу з розгляду питань, що пропонуються до порядку денного сесій міської ради;

       3.7. узагальнює рекомендації постійних комісій, зауваження та пропозиції

виконавчих органів міської ради до проектів рішень міської ради;

       3.8. готує проект порядку денного сесії, організовує своєчасну підготовку необхідних матеріалів та проектів рішень з питань, які виносяться на розгляд міської ради, перевіряє їх на відповідність Регламенту міської ради. Оприлюднює на офіційному веб-сайті міської ради проекти рішень міської ради та прийняті рішення відповідно до вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

       3.9. готує пропозиції з проведення сесійних засідань;

       3.10. здійснює аудіо-запис сесійного засідання, оформляє протоколи пленарних засідань та забезпечує їх збереження в терміни, визначені відповідними нормативними документами та Регламентом ради, а також передачу їх у встановленому порядку в архівний відділ міської ради;

       3.11. забезпечує тиражування проектів рішень, підготовку матеріалів депутатам для розгляду в постійних комісіях та на сесіях ради;

       3.12. здійснює реєстрацію та тиражування прийнятих радою рішень, переліків рішень ради;

       3.13. здійснює своєчасне доведення рішень ради до відповідних структурних підрозділів ради, сільських територіальних громад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, видає копії прийнятих радою рішень;

       3.14. узагальнює пропозиції і зауваження, внесені депутатами на сесіях міської ради, бере участь у розробці заходів з їх реалізації;

       3.15. надає практичну допомогу постійним комісіям міської ради в організації їхньої діяльності, організаційно забезпечує підготовку і проведення засідань, попереднє обговорення в постійних комісіях питань та проектів рішень, що виносяться на розгляд міської ради;

       3.16. координує спільну діяльність постійних комісій з відділами і управліннями міської ради, іншими комісіями; сприяє постійним комісіям у підготовці матеріалів для їх розгляду на засіданнях комісії, залучаючи до цього спеціалістів виконавчих органів міської ради;

       3.17. забезпечує своєчасне доведення висновків та рекомендацій постійних комісій до виконавців;

       3.18. надає методичну допомогу депутатам у підготовці депутатських запитів та звернень до виконавчих органів, посадових осіб міської ради, підприємств, установ та організацій. Реєструє депутатські запити та звернення, здійснює контроль за своєчасним їх розглядом та вирішенням, здійснює систематичний аналіз (не рідше як один раз у квартал) та вносить відповідні пропозиції керівництву міської ради;

       3.19. надає депутатам міської ради необхідну допомогу у здійсненні ними депутатських повноважень у раді, надає організаційну допомогу депутатами міської ради у проведенні прийому виборців;

       3.20. бере участь у розробці і виданні довідників, інструкцій та посібників, необхідних для роботи міської ради та її виконавчих органів;

       3.21. організовує підготовку і забезпечує навчання депутатів та працівників міської ради з питань, що відносяться до компетенції відділу;        3.22. здійснює оформлення та видачу Посвідчень помічника–консультанта депутата міської ради;

       3.23. надає консультації структурним підрозділам та посадовим особам міської ради, міським бюджетним установам, сільським територіальним громадам, керівникам комунальних підприємств з питань, що стосуються  підготовки проектів рішень міської ради;

       3.24. веде статистичний облік складу ради, змін у складі депутатського корпусу, постійних комісій; готує довідки та звіти з питань роботи міської ради, постійних комісій та інших комісій ради;

       3.25. спільно з іншими структурними підрозділами міської ради здійснює організаційне забезпечення проведення заходів, що відбуваються у межах об’єднаної територіальної громади;

       3.26. здійснює підготовку і організацію проведення заходів за участю міського голови, а також нарад та виконання інших доручень керівництва;

       3.27. забезпечує упорядкування документів та підготовку до здачі в архівний відділ міської ради. Щорічно готує описи справ постійного терміну зберігання;

       3.28. здійснює прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу;        

       3.29. розглядає за дорученням міського голови, секретаря міської ради,  заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконкому звернення громадян, установ і організацій з питань, що належать до компетенції відділу;

       3.30. сприяє розвитку відкритості і прозорості у діяльності міської ради та її виконавчих органів, залучення населення до участі у місцевому самоврядуванні. Організовує громадські слухання та веде їх облік, забезпечує зберігання протоколів громадських слухань (крім протоколів громадських слухань, на яких розглядалися проекти рішень, що мають ознаки регуляторного впливу);

       3.31. сприяє проведенню виборів до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та референдумів;

       3.32. узагальнює отримані від структурних підрозділів міської ради інформації про плани основних організаційних заходів, що проводяться у межах об’єднаної територіальної громади на тиждень та на місяць;

       3.33. узагальнює отримані від структурних підрозділів міської ради інформації про проведені заходи. Готує щотижневу інформацію про суспільно-політичну ситуацію у межах об’єднаної територіальної громади;

       3.34. організовує підготовку матеріалів до річного звіту міського голови про діяльність об’єднаної територіальної громади. Готує проект звіту міського голови. Здійснює організаційну підготовку звітів міського голови перед об’єднаною територіальною громадою;

       3.35. здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, регламентом міської ради, виконує доручення міського голови, секретаря міської ради, а також заступників міського голови та керуючого справами виконкому з питань, що перебувають в компетенції відділу.

       

4. Права відділу

       У межах своїх повноважень організаційний відділ має право:

       4.1. одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

       4.2. здійснювати контроль за дотриманням законодавства про статус депутатів місцевих рад, інформувати раду про виявлені зауваження і вживати заходів щодо їх припинення;

       4.3. залучати до підготовки засідань постійних комісій, сесій міської ради, нарад працівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян (за погодженням з їх керівниками);

       4.4. ініціювати в установленому порядку скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу;        

       4.5. вносити міському голові, секретарю ради пропозиції щодо вдосконалення організаційної роботи, спрямованої на ефективну та якісну підготовку сесій міської ради, заходів, що проводить міська рада;

       4.6. брати участь у пленарних засіданнях міської ради, її постійних комісій, виконавчого комітету, нарадах при міському голові, секретарю міської ради, заступниках міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

5. Керівництво відділу

       5.1. Організаційний відділ очолює начальник, який призначається на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України і звільняється з посади Коломийським міським головою;

       5.2. На посаду начальника призначається особа, яка має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістр, спеціаліст, стаж роботи за фахом на державній  службі або на службі в органах місцевого самоврядування не менше 3 років, або на керівних посадах у інших сферах – не менше 5 років;

       5.3. Начальник відділу:

       5.3.1. здійснює керівництво діяльністю відділу;

       5.3.2. складає план роботи відділу;

       5.3.3. визначає права і обов’язки працівників відділу;

       5.3.4. забезпечує підготовку посадових інструкцій працівників відділу;

       5.3.5. забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу;

       5.3.6. звітує про роботу відділу перед міською радою та міським головою і секретарем міської ради;

       5.3.7. несе персональну відповідальність за стан виконання покладених на відділ  завдань;

       5.3.8. здійснює контроль за дотриманням у відділі Регламентів міської ради та її виконавчого комітету, інструкції з діловодства;

               5.3.9. розглядає у встановленому порядку пропозиції, заяви і скарги громадян з питань, віднесених до компетенції відділу, вживає заходи з усунення причин їх виникнення;

               5.3.10. працює над удосконаленням форм і методів організаційної роботи;

       5.3.11. здійснює інші повноваження відповідно до цього Положення, а також покладених на нього завдань рішеннями міської ради, її виконавчого  комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови і секретаря міської ради;

       5.4. Начальник відділу несе персональну відповідальність за:

       5.4.1. виконання покладених на відділ завдань і здійснення своїх функціональних обов'язків відповідно до цього Положення та посадової інструкції;

       5.4.2. виконання рішень Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради, контроль за виконанням яких покладено на відділ, а також за виконання розпоряджень і доручень Коломийського міського голови та секретаря міської ради;

       5.4.3. своєчасну і достовірну підготовку та подачу інформацій і звітів з питань, що входять до компетенції відділу;

       5.4.4. дотримання у відділі Інструкції з діловодства у виконавчих органах Коломийської міської ради та Порядку підготовки проектів рішень на розгляд сесії міської ради;

5.4.5. відповідність завізованих ним проектів рішень, розпоряджень, інших документів організаційно-аналітичного характеру вимогам чинного законодавства;

       5.4.6. зберігання справ постійного терміну зберігання до передачі їх в архівний відділ міської ради.

6. Прикінцеві положення

       6.1. Відділ утримується за рахунок міського бюджету.

       Граничну чисельність відділу затверджує Коломийська міська рада, штатний розпис та витрати на його утримання затверджує Коломийський міський голова;

       6.2. Відділ має свій бланк, круглу печатку зі своїм найменуванням і штампи встановленого взірця, веде діловодство відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Коломийської міської ради. Посадові особи відділу можуть мати  службові посвідчення відповідного взірця;

       6.3. Керівництво міської ради створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами;

       6.4. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться Коломийською міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.