З метою забезпечення належних умов функціонування електронного документообігу у виконавчих органах Коломийської міської ради, на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», керуючись законами України «Про електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг», статтею 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Визначити систему електронного документообігу (далі – СЕД) «Megapolis.DocNet» як засіб документування управлінської інформації в електронній формі у виконавчих органах Коломийської міської ради.
2. Комунальним підприємствам та комунальним установам міської ради забезпечити організацію електронного документообігу з виконавчими органами міської ради шляхом використання СЕД «Megapolis.DocNet».
3. Визначити відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради як відповідальний структурний підрозділ за організацію електронного документообігу службових документів.
4. Технічне супроводження СЕД в установі, його програмно-апаратне забезпечення, збереження документів та сформованих справ, забезпечення функціонування єдиного масиву електронних документів, а також формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покласти на відділ інформаційних технологій управління комунікації та інформаційних технологій міської ради.
5. Управлінню персоналом та діловодства міської ради (Ірина ЖОЛОБ) та управлінню комунікації та інформаційних технологій міської ради (Любомир ЗУБИК) провести навчання для працівників структурних підрозділів, комунальних підприємств та установ міської ради щодо використання СЕД «Megapolis.DocNet» в термін до 24 травня 2024 року згідно з графіком (додається).
6. Провести роботу в СЕД «Megapolis.DocNet» у тестовому режимі у структурних підрозділах міської ради з 27 травня 2024 року по 19 липня 2024 року.
7. Управлінню персоналом та діловодства міської ради (Ірина ЖОЛОБ) та управлінню комунікації та інформаційних технологій (Любомир ЗУБИК) до 1 серпня 2024 року:
1. Привести Інструкцію з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018, №55 зі змінами.
2. Розробити Порядок роботи у СЕД «Megapolis.DocNet».
3. Підготувати проєкти рішень виконавчого комітету міської ради про затвердження Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах та про затвердження Порядку роботи у СЕД «Megapolis.DocNet».
8. Начальнику відділу інформаційних технологій управління комунікації та інформаційних технологій міської ради (Сергій ЦУЦМАН) провести закупівлю захищених носіїв для кваліфікованих електронних підписів до 1 липня 2024 року.
9. Керівникам структурних підрозділів міської ради (в тому числі зі статусом окремої юридичної особи) виготовити кваліфіковані електронні підписи до 1 серпня 2024 року.
10. Керівникам комунальних підприємств, установ, закладів міської ради забезпечити виготовлення кваліфікованих електронних підписів та здійснити закупівлю захищених носіїв для кваліфікованих електронних підписів до 1 серпня 2024 року.
11. Розпочати використання СЕД «Megapolis.DocNet» як засобу документування управлінської інформації в електронній формі у виконавчих органах Коломийської міської ради з 12 серпня 2024 року.
12. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Миколу АНДРУСЯКА.

Міський голова                                                                           Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

Додаток

до розпорядження міського голови

від 24.04.2024 № 153-р

КАЛЕНДАРНИЙ ГРАФІК НАВЧАНЬ ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ «MEGAPOLIS.DOCNET»

Керуючий справами виконавчого

комітету міської ради                                                      Микола АНДРУСЯК