У Коломийській міській раді запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем та програмного забезпечення. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.

Вирішення завдань щодо формування та реалізації державної політики в повній мірі залежить від стану виконавської дисципліни, рівня організації роботи, відповідальності та ініціативності кадрів, належного контролю за виконанням доручень керівних органів державної влади, від своєчасного прийняття та забезпечення безумовного виконання власних рішень.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2023 році проведено 11 сесій, які складались із 19 пленарних засідань, прийнято 891 рішення міської ради. Відбулося 15 засідань виконавчого комітету, прийнято 365 рішень виконкому. Міським головою видано 2532 розпоряджень, зокрема: 504 - з основної діяльності та 2028 з кадрових питань.

У звітному періоді до міської ради надійшло та зареєстровано 7560 вхідних документів, із них 891 взято на контроль. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів міської ради, підприємств та організацій міста, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1927 листів.

Дієвим механізмом вирішення існуючих проблем є передбачені законодавством засоби депутатського реагування. У звітному періоді від народних  депутатів України та депутатів обласної ради отримано депутатських 12 депутатських запитів. Керівниками структурних підрозділів забезпечено своєчасний розгляд та належне реагування на всі депутатські звернення. Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Довідку про стан виконавської дисципліни та організацію роботи з документами за 2023 рік взяти до відома (додається).

2. Заступникам міського голови та керуючому справами виконавчого комітету міської ради продовжувати здійснювати контроль до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконавчого комітету, за дотриманням вимог Регламенту виконавчого комітету восьмого демократичного скликання, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

3. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

3.1. Забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу «Діловод».

3.2. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення. Попередити їх про персональну відповідальність за належний рівень організації контрольної діяльності, якісне, повне та своєчасне виконання документів.

3.3. В організації контрольної діяльності в підпорядкованих підрозділах чітко дотримуватися вимог Положення про порядок організації контролю за виконанням документів у Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

       3.4. Щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами, результати аналізу враховувати при встановленні премій посадовим особам відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради.

3.5. Здійснити аналіз власних розпорядчих документів, а саме: рішень виконкому та розпоряджень міського голови з основної діяльності, які взято на контроль. У разі виконання, або у зв’язку з втратою актуальності питання забезпечити підготовку узагальнюючих матеріалів та зняття їх з контролю в установленому порядку.

4. Керівникам структурних підрозділів міської ради, комунальних підприємств, установ, закладів, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

5. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – управління персоналом та діловодства міської ради (Ірина ЖОЛОБ).

6. Рішення виконавчого комітету міської ради від 21.03.2023 № 51 «Про стан виконавської дисципліни, організацію роботи з документами та із зверненнями громадян 2022 рік» зняти з контролю.

7. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Миколу АНДРУСЯКА.

Міський голова                                                                 Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

Довідка

про стан виконавської дисципліни та організацію роботи з документами за 2023 рік

У 2023 році виконавчі органи Коломийської міської ради спрямували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території Коломийської громади Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами, повноважень. Керівництвом міської ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності начальників відділів та управлінь за дотриманням вимог регламентів міської ради та виконкому, інструкції з діловодства щодо роботи з документами, зміцнення виконавської дисципліни.

       Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради як колегіальних органів здійснювалася відповідно до планів роботи.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2023 році проведено 11 сесій, які складались із 19 пленарних засідань, прийнято 891 рішень міської ради. Відбулося 15 засідань виконавчого комітету (при плані 12), прийнято 365 рішень виконкому.

З метою забезпечення відкритої діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності.

Відповідно до Регламенту виконавчого комітету восьмого демократичного скликання, підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за їх підготовку у відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради не пізніше, ніж за 10 робочих днів до засідання виконавчого комітету. Порядок денний засідання виконкому, проекти рішень з питань, що виносяться на розгляд виконавчого комітету, оприлюднюються на офіційному сайті міської ради не пізніше, як за 10 робочих днів до його засідання.

Відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради  з дня прийняття рішення виконкому, але не пізніше трьох робочих днів, забезпечує їх оприлюднення на офіційному сайті міської ради. У разі доопрацювання рішень, прийнятих з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень і пропозицій, протягом трьох днів після проведення засідання виконавчого комітету, виконавець здійснює перевізування таких рішень. До 5 днів оформляються  протоколи засідань виконавчого комітету.

Основним завданням відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства, це складова нашої роботи тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

Щодо розпоряджень з основної діяльності, то в загальному, це розпорядження про виділення коштів, створення комісій, робочих груп тощо, внесення змін в раніше прийняті розпорядження. 

       Технічний контроль за виконанням документів покладається відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради.

       Для структурних підрозділів міської ради важливим залишається питання дотримання термінів виконання контрольних документів. Його успішне вирішення залежить від багатьох факторів. Головний з них – чітке виконання вимог Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконкому від 23.07.2019 р. №151. Недотримання вимог розділу ІІІ Інструкції негативно впливає як на якість проектів відповідей, так і на своєчасність їх підготовки.

       У 2023 році документообіг в цілому становив 9487 документів. З них: 7560 вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради та 1927 вихідної кореспонденції. Відділом документообігу управління персоналом та діловодства міської ради опрацьовано всі вхідні документи, з них 891 документи взято на контроль. Станом на 31.12.2023 року знято з контролю 829 документів, залишилось на контролі 62 документи, з термінами виконання в наступному періоді.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

За характером питань піднятих в листах переважають питання житлово-комунального господарства – 601, позовні заяви, касаційні скарги, ухвали, постанови, рішення суду тощо склали 853, 953 – листування з питань фінансово-бюджетної політики, 236 – листи з питань освіти, спорту, сім’ї та молоді, 465- листів з питань цивільного захисту, запити з прокуратури, поліції, СБУ – 210, листування з питань соціально-економічного розвитку - 267, з питань культури – 267, 629 – з питань соціального захисту населення.

Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради, а депутатів міської ради – на управління «Секретаріат ради» міської ради.

У звітному періоді всі запити та звернення народних депутатів України, депутатів обласної, районної рад, які перебували на контролі опрацьовано та розглянуто вчасно.

Також здійснювався контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни в міській раді вживалися такі заходи:

- щоденно проводиться інформаційно-роз’яснювальна робота з безпосередніми виконавцями;

- надається практична допомога та супровід в оформленні розпорядчих документів, листів.

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються недоліки, а саме:

- при підготовці вихідної кореспонденції і надалі немає узагальнюючого заголовка; 

- відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків);

- наявність граматичних помилок;

- в листах не зазначаються поштові адреси разових адресатів;

- зміст відповідей на листи не відповідає запитуваній інформації.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради направити в структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства, які належать до сфери управління Коломийської міської ради з метою аналізу та вжиття відповідних заходів реагування.

Начальник відділу документообігу

управління персоналом та діловодства

міської ради                                                                                                               Іванна КУРКО