У Коломийській міській раді запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем та програмного забезпечення. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.

Вирішення завдань щодо формування та реалізації державної політики в повній мірі залежить від стану виконавської дисципліни, рівня організації роботи, відповідальності та ініціативності кадрів, належного контролю за виконанням доручень керівних органів державної влади, від своєчасного прийняття та забезпечення безумовного виконання власних рішень.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2022 році проведено 14 сесій, які складались із 21 пленарного засідання, прийнято 714 рішення міської ради. Відбулося 29 засідань виконавчого комітету, прийнято 533 рішень виконкому. Міським головою видано 2439 розпоряджень, зокрема: 430 - з основної діяльності та 2009 з кадрових питань.

У звітному періоді до міської ради надійшло та було зареєстровано 6914 вхідних документів, із них 882 взято на контроль. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів міської ради, підприємств та організацій міста, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1515 листів.

Дієвим механізмом вирішення існуючих проблем є передбачені законодавством засоби депутатського реагування. У звітному періоді від народних  депутатів України та депутатів обласної ради отримано 4 депутатських звернень та 1 депутатський запит. Депутатами Коломийської міської ради було внесено 40 запитів. Керівниками структурних підрозділів забезпечено своєчасний розгляд та належне реагування на всі депутатські запити та звернення. Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Довідку про стан виконавської дисципліни, організацію роботи з документами та із зверненнями громадян у 2022 році взяти до відома (додається).

2. Заступникам міського голови продовжувати здійснювати контроль до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконавчого комітету, за дотриманням вимог Регламенту виконавчого комітету восьмого демократичного скликання, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

3. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

3.1. Забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу «Діловод».

3.2. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення. Попередити їх про персональну відповідальність за належний рівень організації контрольної діяльності, якісне, повне та своєчасне виконання документів.

3.3. В організації контрольної діяльності в підпорядкованих підрозділах чітко дотримуватися вимог Положення про порядок організації контролю за виконанням документів у Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

       3.4. Щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами, результати аналізу враховувати при встановленні премій посадовим особам відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради.

3.5. Здійснити аналіз власних розпорядчих документів, а саме: рішень виконкому та розпоряджень міського голови з основної діяльності, які взято на контроль. У разі виконання, або у зв’язку з втратою актуальності питання забезпечити підготовку узагальнюючих матеріалів та зняття їх з контролю в установленому порядку.

4. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

5. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – управління персоналом та діловодства міської ради (Ірина ЖОЛОБ).

6. Рішення виконавчого комітету міської ради від 18.10.2022 № 415 «Про стан виконавської дисципліни, організацію роботи з документами та із зверненнями громадян за 9 місяців 2022 року» зняти з контролю.

7. Контроль за виконанням рішення покласти на міського голову.

Міський голова                                                                   Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

Довідка

про стан виконавської дисципліни,

організацію роботи з документами  та із зверненнями громадян у 2022 році

У 2022 році виконавчі органи Коломийської міської ради спрямували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території міста Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами, повноважень. Керівництвом міської ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності начальників відділів і управлінь за дотриманням вимог регламентів міської ради та виконкому, інструкції з діловодства щодо роботи з документами, зміцнення виконавської дисципліни.

       Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради як колегіальних органів здійснювалася відповідно до планів роботи.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2022 році проведено 14 сесій, які складались із 21 пленарного засідання, прийнято 714 рішень міської ради. Відбулося 29 засідань виконавчого комітету (при плані 12), прийнято 533 рішень виконкому.

З метою забезпечення відкритої діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності. У зв’язку із введенням воєнного стану на території України, засідання виконавчого комітету в прямому ефірі на каналі YouTube не транслювалося.

Відповідно до Регламенту виконавчого комітету восьмого демократичного скликання, підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за їх підготовку у відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради не пізніше, ніж за 10 робочих днів до засідання виконавчого комітету. Порядок денний засідання виконкому, проекти рішень з питань, що виносяться на розгляд виконавчого комітету, оприлюднюються на офіційному сайті міської ради не пізніше, як за 10 робочих днів до його засідання.

Відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради  з дня прийняття рішення виконкому, але не пізніше трьох робочих днів, забезпечує їх оприлюднення на офіційному сайті міської ради. У разі доопрацювання рішень, прийнятих з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень і пропозицій, протягом трьох днів після проведення засідання виконавчого комітету, виконавець здійснює перевізування таких рішень. До 5 днів оформляються  протоколи засідань виконавчого комітету.

Основним завданням відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства, це складова нашої роботи тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

Щодо розпоряджень з основної діяльності, то в загальному, це розпорядження про виділення коштів, створення комісій, робочих груп тощо,  внесення змін в раніше прийняті розпорядження. 

       Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документів покладається на сектор контролю відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради.

       Для структурних підрозділів міської ради важливим залишається  питання дотримання термінів виконання контрольних документів. Його успішне вирішення залежить від багатьох факторів. Головний з них – чітке виконання вимог Інструкції з діловодства в Коломийській  міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконкому від 23.07.2019 р. №151. Недотримання вимог розділу ІІІ Інструкції негативно впливає як на якість проектів відповідей, так і на своєчасність їх підготовки.

       У 2022 році документообіг в цілому становив 8429 документів. З них: 6914 вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради та 1515 вихідної кореспонденції. Сектором контролю відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради опрацьовано всі вхідні документи, з них 882 документи взято на контроль. Станом на 31.12.2022 року знято з контролю 835 документів, залишилось на контролі 47 документів, з термінами виконання в наступному періоді.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради, а депутатів міської ради – на управління «Секретаріат ради» міської ради.

У звітному періоді всі запити та звернення народних депутатів України, депутатів обласної, районної рад, які перебували на контролі опрацьовано  та розглянуто вчасно.

Також здійснювався контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни в міській раді вживалися такі заходи:

- щоденно проводиться інформаційно-роз’яснювальна робота з безпосередніми виконавцями;

- надається практична допомога та супровід в оформленні розпорядчих документів, листів.

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються недоліки, а саме:

- при підготовці вихідної кореспонденції і надалі немає узагальнюючого заголовка; 

- не перевірено назви підприємств, організацій;

- відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків);

- наявність граматичних помилок;

- в листах не зазначаються поштові адреси разових адресатів.

Робота зі зверненнями громадян в Коломийській міській раді проводиться на виконання Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та інших розпорядчих документів.

Упродовж 2022 року до Коломийської міської ради надійшло 5065 звернень. Із загальної кількості звернень, що надійшли за 2022 рік, 4267 – письмових та 125 електронних звернень.

За 2022 рік міським головою проведено 9 особистих прийомів громадян, під час яких надійшло 145 звернень. Всього під час проведення цих прийомів звернулося 195 жителів Коломийської міської територіальної громади.

З усіх звернень громадян, що надійшли за 2022 рік – 5039 або 99,48% становлять заяви, 13 або 0,26% – скарги, 13 або 0,26% – пропозиції (зауваження).

Колективні звернення, які надходили від мешканців Коломийської міської територіальної громади, стосувалися питань:

- впорядкування сміттєвих майданчиків біля прибудинкових територій багатоквартирних будинків;

- ремонту дорожнього покриття на території Коломийської ТГ;

- реорганізації закладів освіти;

- забруднення навколишнього середовища, а саме річок;

- вирішення земельних конфліктів;

- самовільного будівництва;

- відновлення рейсів автобусів міського сполучення та облаштування зупинок громадського транспорту та інші.

Кількість повторних звернень, що надійшли у 2022 році, в порівнянні з минулим роком, зменшилася на 6 і становить 20 звернень. Від органів влади вищого рівня протягом 2022 року до Коломийської міської ради надійшло 532 звернення, а саме:

- Офісу Президента України – 14

- Верховної Ради України – 1

- Кабінету Міністрів України – 1

- Міністерства соціальної політики України – 4

- Івано-Франківської обласної ради – 0

- Івано-Франківської обласної військової адміністрації – 22

- Міністерства соціальної політики України -  4

- Уповноваженого Верховної ради України з прав людини – 5

- Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України – 11.

Впродовж 2022 року державною установою «Урядовий контактний центр» до Коломийської міської ради було надіслано для розгляду 470 звернень громадян, що на 158 менше, ніж за відповідний період 2021 року (за 2021 рік – 628).

Найбільше звернень, які надійшли від вищих органів влади стосувалися питань соціального характеру – щодо виплат допомоги особам з числа внутрішньо переміщених на проживання, отримання гуманітарної допомоги, ліків, житлових субсидій, роз’яснення, реформування законодавства із соціального захисту, а також - благоустрою прибудинкових територій, вуличного освітлення, ремонту дорожнього покриття вулиць міста, транспортного сполучення, діяльності закладів освіти, охорони здоров’я та інші. Першочергова увага приділена вирішенню питань пільгових категорій та незахищених верств населення, внутрішньо переміщених осіб, учасників бойових дій, членів їх сімей.

Щодо звернень, які надійшли протягом 2022 року безпосередньо до Коломийської міської ради, їхня кількість збільшилася на 2313 звернень, і становить 4533 звернень (за 2021 рік - 2220) або на 49% більше.

Протягом 2022 року у своїх зверненнях громадяни порушили більше 5 тисяч питань різної тематики.

Актуальним і надалі залишаються питання соціального захисту. За цією тематикою зареєстровано 3055 звернень або 60% від загальної кількості питань, що на 2140 більше в порівнянні з минулим роком. Пріоритетним для громадян були питання про надання грошової допомоги на лікування (700 звернень), призначення та виплати субсидій, отримання соціальних виплат (2178 звернень), реабілітація та соціальний захист громадян, які потребують підтримки (31 звернення), визначення соціального статусу (10 звернень), роз’яснення, реформування законодавства із соціального захисту (8 звернень), та інші. Але в зв’язку з повномасштабним вторгненням російської федерації на територію нашої держави, найбільш актуальними питаннями даної категорії були саме звернення щодо надання державної допомоги внутрішньо переміщеним особам на проживання (98 звернень).

Всього за підсумками розгляду звернень надано 2030 аргументованих роз’яснень з посиланням на правові норми та повідомлено про необхідність вжиття дій для подальшого вирішення порушених питань, вирішено позитивно 2824 звернення, відмовлено у задоволенні по 30 зверненнях. Переслано за належністю, відповідно до ст. 7 Закону України «Про звернення громадян», 13 звернень, решта – 168 звернень, перебувають у стадії розгляду.

З метою забезпечення інформованості громадськості про стан роботи зі зверненнями громадян на офіційному сайті міської ради у розділі «Звернення громадян» (https://kolrada.gov.ua) щоквартально оприлюднюються узагальнені відомості про організацію роботи зі зверненнями громадян, а також розміщено контактну інформацію, яким чином громадянину звернутися до Коломийської міської ради, графіки прийому особистого прийому громадян керівництвом міської ради.

Протягом 2022 року до міської ради зареєстровано 8 електронних петицій, з них 3 – набрали необхідну кількість голосів на свою підтримку і були розглянуті відповідно до рішення міської ради від 05.05.2022 року №1960-31/2022 «Про затвердження порядку розгляду електронної петиції, адресованої Коломийській міській раді». Одна петиція не опублікована, автору петиції надано роз’яснення, 4 - перебували у процесі збору підписів (дві з них перейшли на розгляд з 2021 року) та за результатами не набрали відповідної кількості голосів.

В Коломийській міській раді велика увага приділяється дотриманню вимог діючого законодавства щодо розгляду звернень громадян, підвищенню рівня виконавської дисципліни з додержанням термінів розгляду звернень, персональної відповідальності посадових осіб з кваліфікованого, всебічного розгляду звернень, надання повних обгрунтованих відповідей з посиланням на норми закону та порядок оскарження прийнятих рішень. Випадків недотримання термінів розгляду звернень від громадян протягом 2022 року не виявлено. Рівень виконавської дисципліни по роботі зі зверненнями громадян склав 100 відсотків.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради направити в структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства, які належать до сфери управління Коломийської міської ради з метою аналізу та вжиття відповідних заходів реагування.

Начальник відділу документообігу

управління персоналом та діловодства

міської ради                                                                                                                 Іванна КУРКО

Додаток до довідки

Аналіз виконавської дисципліни по службових листах які взято на контроль за 2022 рік

Завідувач сектору контролю

відділу документообігу

управління персоналом

та діловодства міської ради                                                Наталія ВОЛЧИНСЬКА