З метою підготовки документів для передачі на постійне зберігання або знищення документів, що не мають цінності і втратили практичне значення, відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007р. № 1004, наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013р. №1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»:

       1. Затвердити новий склад експертної комісії Коломийської міської ради та Положення про неї в новій редакції (додаються).

2. Вважати такими, що втратили чинність розпорядження міського голови від 11.03.2014р. № 49-р «Про деякі питання експертизи цінності документів для постійного зберігання», від 15.05.2015 № 85-р «Про деякі питання експертизи цінності документів для постійного зберігання» та від 13.12.2022 № 399-р «Про новий склад експертної комісії Коломийської міської ради».

3. Контроль за виконання розпорядження залишаю за собою.

Міський голова                                                                        Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 07.03.2023 р. № 89-р

Склад

експертної комісії Коломийської міської ради

Начальник управління персоналом та

діловодства міської ради                                                    Ірина ЖОЛОБ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 07.03.2023 р.  № 89-р

ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію Коломийської міської ради

       1. Експертна комісія Коломийської міської ради (далі ЕК) утворюється відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Коломийської міської ради, її структурних підрозділах (без статусу юридичної особи) та подання результатів експертизи документів на розгляд експертної комісії архівного відділу Коломийської міської ради.

       2. ЕК є постійно діючим органом Коломийської міської ради.

       3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, іншими нормативними актами та цим положенням.

       4. До складу ЕК, який затверджується міським головою, входять керівники управління персоналом та діловодства,  архівного відділу міської ради, працівники структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи), а також представники ЕК архівного відділу міської ради (за згодою).

       Головою ЕК призначається заступник міського голови, а секретарем – начальник управління персоналом та діловодства  міської ради.

       5. Секретар ЕК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів міської ради та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.

       6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує міський голова, і звітує перед ним про проведену роботу.

       7. Завданням ЕК Коломийської міської ради є організація та проведення спільно з керівниками структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи) експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві.

       8. ЕК Коломийської міської ради приймає рішення про:

       схвалення і подання до ЕК архівного відділу міської ради проектів таких документів:

описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі – НАФ), описи справ з кадрових питань (особового складу), зведеної номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про  управління персоналом та діловодства міської ради та ЕК міської ради, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, акти про вилучення документів з НАФ;

схвалення переліків відомостей, що становлять службову інформацію;

       схвалення номенклатур справ структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи).

       9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

       контролювати дотримання структурними підрозділами міської ради (без статусу юридичної особи), окремими працівниками відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

       вимагати від структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи) розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадку втрати цих документів;

       одержувати від структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи) відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів;

       визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕК архівного відділу міської ради;

       заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи) про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

       запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів міської ради, а в разі необхідності працівників архівного відділу міської ради;

       інформувати керівництво міської ради з питань, що входять до компетенції ЕК.

       10. Засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менше як дві третини складу її членів.

       11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК міським головою.

       12. У разі відмови міського голови затвердити протокол засідання ЕК її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби.

Начальник управління персоналом та

діловодства міської ради                                                    Ірина ЖОЛОБ