Розглянувши узагальнену інформацію загального відділу міської ради від 09.10.2013 № 37/01-43вих з вивчення окремих питань організації діловодства у структурних підрозділах міської ради та стан архівної справи:

1. Керівникам управління освіти М.Грицан, праці та соціального захисту населення Г.Гурак, економіки О.Гранда, архітектури, містобудування та капітального будівництва Ю.Процюку, фінансового управління Г.Бакай, відділу культури У.Мандрусяк, відділу управління комунальним майном М.Михалушко, МЦСССДМ Л.Галамейко:

- забезпечити додаткове вивчення працівниками Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, яка затверджена рішенням виконкому від 26.06.2012 № 185 із змінами, та суворо дотримуватись її вимог в повсякденній роботі;

- забезпечити виконання вимог п.170 Інструкції з діловодства та з 1 січня 2014 року запровадити і використовувати в роботі з документами сучасні автоматизовані технології на всіх етапах діловодних процесів.

- до 25.12.2013 року затвердити в установленому порядку власні номенклатури справ на 2014 рік;

- впорядкувати роботу з наказами відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджено наказом Міністерства юстиції від 12.04.2012 № 578/5.

       2. Керівникам структурних підрозділів міської ради (без статусу юридичної особи) до 01.12.2013 р.:

       - переглянути номенклатуру справ відділу та погодити її в установленому порядку з архівним та загальним відділами міської ради;

       - один примірник погодженої номенклатури справ надати загальному відділу міської ради.        3. Загальному відділу міської ради (О.Шмідль) на підставі номенклатур структурних підрозділів міської ради скласти зведену номенклатуру справ міської ради на 2014 рік та до 25.12.2013 р. подати на затвердження керуючому справами виконкому.

       4. З метою проведення перевірок стану дотримання вимог інструкції з діловодства, законодавства про звернення громадян та відповідності наказів чинному законодавству, надання методичної і практичної допомоги структурним підрозділам міської ради утворити робочу групу та затвердити її склад (додається).

5. Затвердити графік проведення перевірок у структурних підрозділах міської ради на перше півріччя 2014 року (додається).

       6. Архівному відділу міської ради (В.Охрим) в місячний термін:

- підготувати зміни та доповнення до Положення про архівний відділ Коломийської міської ради з урахуванням Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та подати на розгляд на сесію міської ради;

- підготувати пропозиції про новий склад експертної комісії (ЕК) Коломийської міської ради та проект Положення про неї в новій редакції з урахуванням Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організацій, яке затверджене наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5;

- розробити та подати на затвердження голові експертної комісії річний план роботи ЕК.

       7. Всім керівникам структурних підрозділів міської ради щорічно проводити експертизу цінності документів. За результатами експертизи забезпечити складання описів справ постійного, тривалого (понад 10 років), зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду.

       8. Керівникам управління освіти М.Грицан, праці та соціального захисту населення Г.Гурак, економіки О.Гранда, архітектури, містобудування та капітального будівництва Ю.Процюку, фінансового управління Г.Бакай, відділу культури У.Мандрусяк, відділу управління комунальним майном М.Михалушко, МЦСССДМ Л.Галамейко про виконання п.1 даного розпорядження інформувати загальний відділ до 01.02.2014 року.

       9. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання розпорядження покласти на головних відповідальних виконавців – загальний відділ міської ради (О.Шмідль) та архівний відділ міської ради (В.Охрим).

       10. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконкому А.Грицана.

Міський голова                                                                                                            І.Слюзар

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 20.11.2013 № 239-р

Г Р А Ф І К

проведення перевірок стану дотримання вимог інструкції з діловодства, законодавства про звернення громадян та відповідності наказів чинному законодавству на перше півріччя 2014 року

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 20.11.2013 № 239-р

РОБОЧА ГРУПА

для проведення перевірок та надання методичної і практичної допомоги структурним підрозділам міської ради