На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради на друге півріччя 2022 року, затвердженого рішенням виконкому від 05.07.2022 р. №217, у відповідності до Регламенту виконавчого комітету Коломийської міської ради від 15.12.2020 р. № 247, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді затвердженої рішенням виконавчого комітету від 23.07.2019 р. № 151, Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, з метою підвищення виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів міської ради та безумовне виконання законів України, актів та доручень Президента України, рішень Уряду, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, прийнятих рішень виконкому, керуючись статтею 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради

в и р і ш и в:

1. Довідку про стан виконавської дисципліни, організацію роботи з документами та із зверненнями громадян за 9 місяців 2022  року взяти до відома (додається).

2. Заступникам міського голови:

2.1. Посилити контроль до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконавчого комітету, за дотриманням вимог Регламенту виконавчого комітету восьмого демократичного скликання, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

2.2. Враховувати стан виконавської дисципліни під час розгляду питань щодо заохочення керівників структурних підрозділів міської ради.

3. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

3.1. Забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу «Діловод».

3.2. Вживати дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах;

3.3. Взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах органів влади вищого рівня та власних розпорядчих документах. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, розгляду звернень громадян, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення. Попередити їх про персональну відповідальність за належний рівень організації контрольної діяльності, якісне, повне та своєчасне виконання документів.

3.4. Забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з Регламентами міської ради, виконавчого комітету, Інструкцією з діловодства та Положенням про порядок організації контролю за виконанням документів у Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

       3.5. Вжити дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах.

4. Здійснити аналіз власних розпорядчих документів, а саме: рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з основної діяльності, в яких встановлено завдання та які взято на контроль. У разі виконання, або в зв’язку з втратою актуальності питання забезпечити підготовку узагальнюючих матеріалів та зняття їх з контролю в установленому порядку.

5. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради (Іванна КУРКО)

6. Рішення виконавчого комітету міської ради від 21.03.2022 року № 78 «Про стан виконавської дисципліни, організацію роботи з документами та із зверненнями громадян у 2021 році» зняти з контролю.

7. Контроль за виконанням рішення покласти на міського голову.

Міський голова                                                                                Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

Додаток

до рішення виконавчого комітету міської ради

від 18.10.2022 р. № 415

Довідка

про стан виконавської дисципліни,

організацію роботи з документами та із зверненнями громадян за 9 місяців 2022 року

Впродовж 9 місяців 2022 року продовжена системна і цілеспрямована робота з питань контролю за виконанням документів  органів влади вищого рівня, розпоряджень, доручень облдержадміністрації, листів структурних підрозділів  облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів. Вживались заходи щодо підвищення  виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради.

Основним завданням відділу документообігу управління персоналом та діловодства  міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів та ефективне ведення діловодства це вагома складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

У виконавчому комітеті запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем і програмного забезпечення. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє  підготовці  управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства у Коломийській міській раді та її виконавчих органах (далі  - Інструкція).

У звітному періоді керівництвом міської ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності начальників відділів та управлінь за дотриманням вимог  регламентів міської ради та виконавчого комітету, Інструкції, зміцнення виконавської дисципліни.

Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснювалася відповідно до затверджених планів роботи.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у звітному періоді проведено 10 сесій, які складались із 13 пленарних засідань, прийнято 418 рішень міської ради. З ініціативи депутатів прийнято 7 звернень Коломийської міської ради до Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради України.

Відбулося 19 засідань виконавчого комітету, прийнято 350 рішень виконкому.

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови, слід зазначити, що за 9 місяців 2022 року міським головою видано 1875 розпоряджень, зокрема: 323 - з основної діяльності та 1552 з кадрових питань.

Що стосується розпоряджень з основної діяльності, то в основному це розпорядження про виділення коштів, створення комісій, робочих груп тощо, внесення змін в раніше прийняті розпорядження. 

       Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документів покладається на сектор контролю відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради.

       Для структурних підрозділів міської ради важливим залишається  питання дотримання термінів виконання контрольних документів. Його успішне вирішення залежить від багатьох факторів. Головний з них – чітке виконання вимог Інструкції з діловодства в Коломийській  міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконкому від 23.07.2019 р. №151. Недотримання вимог розділу ІІІ Інструкції негативно впливає як на якість проектів відповідей, так і на своєчасність їх підготовки.

       За 9 місяців  2022 року документообіг становив 6135 документів. З них: 4982 вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради та 1153 вихідної кореспонденції. Сектором контролю відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради опрацьовано всі вхідні документи, з них 688 документів взято на контроль. Станом на 30.09.2022 року знято з контролю 605 документів, залишилось на контролі 83 документи, з термінами виконання на наступний період.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на відділ документообігу управління персоналом та діловодства міської ради, а депутатів міської ради – на управління «Секретаріат ради» міської ради.

У звітному періоді всі запити та звернення народних депутатів України, депутатів обласної, районної рад, які перебували на контролі опрацьовано  та розглянуто вчасно.

У звітному періоді здійснювався контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни в міській раді  посадовими особами відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради щоденно надається практична допомога в оформленні розпорядчих документів, листів;

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються недоліки, а саме: при підготовці вихідної кореспонденції і надалі немає узагальнюючого заголовка;  не перевірено назви підприємств, організацій; відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків); наявність граматичних помилок; в листах не зазначаються поштові адреси разових адресатів. Окремі виконавці і надалі подають документи на реєстрацію та відправку після 14.00, чим порушують встановлений порядок роботи з документами.

Дуже часто листи про відрядження працівників подаються структурними підрозділами міської ради напередодні, або і у день відрядження. Те саме стосується листів про нагородження відзнаками та грамотами міського голови. Слід нагадати, що відповідно до Положення про відзнаки міського голови, яке затверджене рішенням виконкому від 23.03.2011 № 78, такі подання подаються не пізніше, ніж за 10 днів до дати нагородження та з пакетом документів відповідно до встановлених вимог.

У звітному періоді вживались відповідні заходи щодо зміцнення виконавської дисципліни у роботі зі зверненнями громадян.

Протягом звітного періоду у міській раді вживалися організаційно-практичні заходи, спрямовані на виконання Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», відповідних розпоряджень міського голови.

Робота зі зверненнями громадян у Коломийській міській раді є пріоритетною у повсякденній діяльності та спрямована лише на поліпшення якості розгляду звернень і безумовне виконання вимог законодавства про звернення громадян. Першочергова увага приділена вирішенню питань пільгових категорій та незахищених верств населення, внутрішньо переміщених осіб, учасників бойових дій, членів їх сімей та розгляду звернень громадян, що надходять до органів влади вищого рівня.

За 9 місяців 2022 року до Коломийської міської ради, у тому числі через органи влади вищого рівня, надійшло 3570 звернень.

Протягом 9 місяців 2022 року відбулося 7 особистих прийомів громадян міським головою.

Із загальної кількості звернень, що надійшли за звітний період, 3483– письмових та 87 електронних звернень.

Під час проведення особистих прийомів громадян керівництвом міської ради зареєстровано 117 усних звернень.

На особистих прийомах громадян керівництвом міської ради надавалися усні роз’яснення, решту – скеровувалося відповідним структурним підрозділам міської ради для належного їх розгляду та вирішення відповідно до чинного законодавства.

Від органів влади вищого рівня надійшло 360 звернень. Найбільше звернень надійшло з урядової «гарячої» телефонної лінії Контактного центру – 333 звернень, Офісу Президента України  - 10, Івано -  облдержадміністрації – 14.

Також незначна кількість звернень громадян надійшла:  від Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини – 2 звернення, Кабінету Міністрів України – 1 звернення, а також із Міністерства соціальної політики України – 1 звернення.

Пріоритетними у зверненнях громадян на гарячі лінії Уряду та вищих органів влади були питання соціального захисту, охорони здоров’я, транспорту, житлової політики, комунального господарства, культури, освіти та ін.

Значно зменшились надходження повторних звернень, що становить 2 звернення в порівнянні з минулим періодом - 12.

За звітний період до Коломийської міської ради надійшло 52 колективних звернення. У порівнянні  з попереднім роком їх кількість зменшилась на 26. Здебільшого у колективних зверненнях, громадяни порушували питання щодо ремонту доріг, благоустрою територій, збереження загальноосвітніх навчальних закладів в процесі реформування галузі освіти, земельних  відносин, порушення норм будівництва, екології.

Найбільш актуальною групою питань протягом останніх років  залишаються питання соціального захисту. Пріоритетним  для громадян були питання про надання грошової допомоги на лікування, призначення та виплати субсидії, отримання соціальних виплат, реабілітація та соціальних захист громадян, які потребують підтримку.

Звернення громадян чутливо відображають стан суспільства, його проблеми, ставлення людей до органів влади. Тому найважливішим завданням міської ради при розгляді звернень громадян є надання максимально можливого сприяння у вирішенні їх проблем.

З метою забезпечення інформованості громадськості про стан роботи зі зверненнями громадян на офіційному сайті міської ради у розділі «Звернення громадян» (https://kolrada.gov.ua) щоквартально оприлюднюються узагальнені відомості про організацію роботи зі зверненнями громадян, а також розміщено контактну інформацію яким чином громадянину звернутися до Коломийської міської ради, графіки особистого прийому громадян керівництвом міської ради.

Протягом звітного періоду зареєстровано 4 електронних петиції: дві  з них надійшли в 2022 році, голосування по одній з них завершено, підписів на підтримку не зібрано, а друга - не опублікована в зв’язку з невідповідністю чинному законодавству та відсутністю підстав для оприлюднення, дано відповідні роз’яснення автору петиції. Також дві петиції - перебували в процесі збору підписів з 2021 року та за результатами не набрали відповідну кількість підписів.

З метою поліпшення інформованості громадян на місцевому телебаченні ТРК «НТК» неодноразово проводилися прямі ефіри з міським головою, де жителі Коломийської міської територіальної громади мали можливість звернутись з питань, що їх турбують.

У міській раді значна увага приділяється дотриманню вимог діючого законодавства з розгляду звернень громадян, підвищенню рівня виконавської дисципліни щодо додержання термінів розгляду звернень, персональної відповідальності посадових осіб з кваліфікованого, всебічного розгляду звернень, надання повних обгрунтованих відповідей з посиланням на норми закону та порядок оскарження прийнятих рішень.

Так, за 9 місяців 2022 року року відсутні звернення з порушенням терміну їх розгляду. Рівень виконавської дисципліни по роботі зі зверненнями громадян склав 100 %.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію відділу документообігу управління персоналом та діловодства міської ради направити в структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства, які належать до сфери управління Коломийської міської ради для аналізу та вжиття відповідних заходів реагування.

Начальник відділу документообігу

управління персоналом та діловодства

міської ради                                                                                                                 Іванна КУРКО

Додаток до довідки

Аналіз виконавської дисципліни

по службових листах які взято на контроль за 9 місяців 2022 року

Начальник відділу документообігу

управління персоналом та діловодства

міської ради                                                                                                              Іванна КУРКО

Інформація

по характеру звернень громадян,

що надійшли до Коломийської міської ради станом на 30.09.2022р.

Начальник відділу документообігу

управління персоналом та діловодства міської ради              Іванна КУРКО

Начальник відділу документообігу

управління персоналом

та діловодства міської ради                                              Іванна КУРКО