Керуючись Законом України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», з метою прискорення обміну документами між Коломийською міською радою та її структурними підрозділами, міськими установами, комунальними підприємствами міста, враховуючи необхідність економії бюджетних коштів:

1. Керівникам структурних підрозділів міської ради до 02.09.2013:

1.1. Створити офіційну електронну адресу в очолюваних підрозділах.

1.2. Для формування єдиної електронної адресної книги направити на офіційну електронну адресу Коломийської міської ради лист з підтвердженням електронної адреси (яка повинна бути відображена на бланках даної установи).

1.3. Призначити відповідальних осіб за роботу з електронною поштою. Копію наказу про призначення відповідальних (для самостійних структурних підрозділів) або витяг із посадової інструкції (для структурних підрозділів без статусу юридичної особи) направити загальному відділу міської ради. Надалі ця відповідальна особа повідомляє про будь-які зміни адрес електронної пошти головного спеціаліста відділу інформаційної політики та зв’язків з громадськістю С.Кінаша.

1.4. Забезпечити реєстрацію, розгляд, виконання, облік та подальше зберігання документів які надходять електронною поштою відповідно до встановлених вимог діловодства.

2. Загальному відділу міської ради (О.Шмідль):

2.1. До 02.09.2013 розпорядженням міського голови призначити відповідального за роботою з електронною поштою зі складу працівників загального відділу міської ради. Внести відповідні зміни в посадову інструкцію.

2.2. Починаючи з 10.09.2013 року, після розгляду документів керівництвом міської ради, забезпечити сканування резолюцій керівництва міської ради та разом з документами отриманими електронною поштою направляти виконавцям.

3. Відповідальність за неналежну підготовку інформації до передачі по електронній пошті несе відповідальна особа за роботу з електронною поштою.

4. Врахувати, що відповідно до пункту 177 Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконкому від 26.06.2012 № 185 із змінами, документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів міської ради, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій (електронний варіант) з передачею оригіналу головному виконавцю визначеному у резолюції першим.

5. Головному спеціалісту відділу інформаційної політики та зв’язків з громадськістю С.Кінашу до 02.09.2013р

- для налагодження системної роботи забезпечити працівника зі складу загального відділу міської ради, відповідального за роботу з електронною поштою відповідною оргтехнікою;

- поновити базу даних електронних адрес для формування єдиної адресної книги;

- надавати методичну та практичну допомогу керівникам структурних підрозділів міської ради, відповідальним працівникам за роботу з електронною поштою.

6. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання розпорядження покласти на загальний відділ міської ради (О.Шмідль) та головного спеціаліста відділу інформаційної політики та зв’язків з громадськістю С.Кінаша.

7. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконкому А.Грицана.

Міський голова                                                                                                                    І.Слюзар