Відповідно до законів України «Про інформацію, «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» (зі змінами), розпорядження голови обласної державної адміністрації від 20.02.2012 р. № 92 «Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті облдержадміністрації», з метою вдосконалення форм і методів роботи з документами, що містять службову інформацію, посилення персональної відповідальності керівників, а також забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання, використання вищезазначених документів в апараті міської ради, виконком міської ради

вирішив:

1. Затвердити інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті міської ради (далі – інструкція), що додається.

2. Інструкцію надіслати структурним підрозділам міської ради для використання в роботі.

3. Керівникам структурних підрозділів міської ради забезпечити дотримання вимог цієї інструкції у підпорядкованих відділах та управліннях.

4. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому А.Грицана.

Міський голова                                                                                                          І. Слюзар

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому міської ради

27.03.2012 № 94

І Н С Т Р У К Ц І Я

про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті міської ради

1. Загальні положення

1. Ця інструкція визначає порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі – службові документи), в апараті міської ради.

2. Відповідно до статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» до службової може належати інформація, що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напрямів діяльності установи або здійснення контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

3. Документам, що містять службову інформацію, надається гриф обмеження доступу «Для службового користування».

4. Віднесення інформації до службової здійснюється на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (далі – Перелік). Перелік погоджується рішенням експертної комісії та затверджується розпорядженням міського голови.

5. Керівники структурних підрозділів міської ради вносять експертній комісії пропозиції щодо віднесення інформації до службової. Рішення експертної комісії є підставою для включення інформації до Переліку.

6. Перелік та інструкція не мають грифів обмеження доступу і розміщуються на веб-сайті міської ради у рубриці «Доступ до публічної інформації».

7. Ведення обліку, зберігання та використання документів, справ, видань, які містять відомості, що становлять службову інформацію, а також контроль за дотриманням вимог цієї інструкції покладається на загальний відділ міської ради.

8. На службових документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титульній сторінці проставляється гриф «Для службового користування» і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у документі. На нижньому полі кожного аркуша, на якому немає реквізитів, по центру проставляється обліковий номер документа.

9. Працівники міської ради, які працюють зі службовими документами, повинні дотримуватись вимог цієї інструкції.

10. Працівникам міської ради, допущеним до роботи зі службовими документами, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.

2. Приймання і облік службових документів

       1. Приймання і облік (реєстрація) службових документів здійснюється загальним відділом міської ради.

       2. На службові документи поширюється вимога одноразовості реєстрації.

       3. Службова кореспонденція, що надходить до міської ради, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), приймається і розкривається начальником загального відділу. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідних листах.

       4. Службові документи, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

       5. У разі надходження службових документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником служби «05», який не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її начальнику загального відділу міської ради.

       6. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні службові документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.        

       7. Облік службових документів та видань ведеться у журналі за формою згідно з таблицею 1, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

       8. Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналі за формою згідно з таблицею 2.

       9. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній прошитій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується начальником загального відділу та завіряється печаткою загального відділу.

3. Розмноження і розсилання (відправлення) службових документів

       1. Обробка службових документів з використанням автоматизованих систем (далі – АС) здійснюється тільки за наявності виданого в установленому порядку Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації. Допускається друкування службових документів на друкарській машинці.

       2. Реєстрацію та розсилання службових документів здійснює загальний відділ міської ради.

       3. Службові документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

       4. На звороті останнього аркуша кожного примірника службового документа зазначаються: кількість надрукованих примірників, адресати, назва файлу та інв. № ПЕОМ, прізвище виконавця та особи, що надрукувала документ, дата друкування документа.

       5. Якщо у супровідному листі до службового документа відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому кутку цього листа зазначається:

                                                               «Для службового користування»

                                                        (без додатка – без грифа обмеження доступу)

                                                               Прим. №__________

       6. Надруковані та підписані службові документи разом з їх чернетками і варіантами передаються для реєстрації загальному відділу міської ради, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем, про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підпис».

       7. Розмноження службових документів на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керуючого справами виконкому та під його контролем. Облік розмножених службових документів здійснюється за кількістю їх примірників.

       8. Забороняється використовувати для розмноження службових документів розмножувальну техніку, яка не атестована в установленому порядку.

       9. Розсилання (відправлення) тиражу службових документів здійснюється на підставі резолюції керуючого справами виконкому із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

       10. Надсилання службових документів організаціям у межах України здійснюється рекомендованим або цінними поштовими відправленнями.

       11. Службові документи, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

       12. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів та проставляється позначка «Для службового користування».

4. Формування виконаних службових документів

       1. Службові документи після їх виконання формуються у справи відповідно до номенклатури справ.

       У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються справа з позначкою «Для службового користування» і журнали обліку службових документів.

       2. Після закінчення діловодного року справа «Документи з грифом «Для службового користування» переглядається посторінково членами експертної комісії апарату міської ради та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

       3. Справи з документами з грифом «Для службового користування» повинні мати внутрішні описи.

5. Використання службових документів. Зняття грифа «Для службового користування»

       1. До роботи із справами зі службовими документами допускаються працівники міської ради, які мають безпосередній стосунок до цих справ, згідно із списками, затвердженими розпорядженням міського голови.

       2. До роботи зі службовими документами допускаються посадові особи, які мають безпосередній стосунок до цих документів, згідно з резолюціями міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

       3. Категорії працівників, які допускаються до роботи зі службовими документами, визначаються міським головою.

       4. Забороняється користуватися відомостями зі службових документів для відкритих виступів, публікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

       5. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи зі службовими документами з дозволу керуючого справами виконкому, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконуються.

Виписки зі службових документів і видань робляться у зошитах, що мають гриф обмеження доступу «Для службового користування», та після закінчення роботи надсилаються міському голові.

6. Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в журналі обліку справи і видань.

7. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «Для службового користування» періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа.

8. Зняття з документів чи інформації грифа «Для службового користування» та виключення їх з Переліку здійснюється за поданням керівників структурних підрозділів міської ради до експертної комісії.

Рішення експертної комісії є підставою для зняття грифа «Для службового користування» з документа чи інформації та виключення їх з Переліку.

6. Зберігання, знищення службових документів, перевірка їх наявності

       1. Службові документи в міській раді повинні зберігатися у службових приміщеннях в металевих шафах, які надійно замикаються та опечатуються.

       2. Службові документи, видані виконавцям для роботи, підлягають поверненню у той же день.

       Окремі службові документи з дозволу керуючого справами виконкому можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

       3. Забороняється вилучення із справ або переміщення службових документів з однієї справи до іншої без дозволу керуючого справами виконкому.

       Забороняється виносити службові документи за межі службових приміщень міської ради.

       4. Перевірка наявності службових документів здійснюється щорічно експертною комісією міської ради, призначеною розпорядженням міського голови. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання службових документів.

       Результати перевірки оформляються відповідним актом.

       5. Про факти втрати службових документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома міського голови, керуючого справами виконкому, начальника загального відділу, а також письмово повідомляється міжрайонний відділ Управління Служби безпеки України із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

       Для розслідування факту втрати службових документів або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням міського голови утворюється комісія, висновок якої затверджується міським головою.

       6. До облікових форм на підставі акта комісії, затвердженого міським головою, вносяться відповідні записи про втрачені документи.

       7. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення службових документів, а також інших вимог цієї інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

       8. Відібрані експертною комісією для знищення справи і видання із службовими документами, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, оформляються окремим актом.

       9. Відібрані для знищення службові документи та справи з цими документами повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

       10. Після знищення службових матеріалів у облікових формах робиться відмітка «Знищено. Акт від __________ (дата) №______».

Таблиця 1

До Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті міської ради

ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

Таблиця 2

До Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті міської ради

ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»