Виконком міської ради відмічає, що протягом минулого року проведено 17 засідань виконкому (планувалось провести 12 засідань). Всього прийнято 415 рішень, як результат задоволено 75 клопотань підприємств, установ, організацій, 45 клопотань відділів та управлінь міської ради та 704 звернення громадян.

Міським головою видано 1173 розпорядження, зокрема: 364 - з основної діяльності, 240 - з особового складу, 365 - про відпустки, 185 - про відрядження, 18 – по комунальних підприємствах. В тому числі видано 10 розпоряджень спільно з райдержадміністрацією та 4 спільно з райдержадміністрацією та районною радою.

       Документообіг становив 8653 документи, що на 444 більше, ніж у 2010 році. З них: 5284 – вхідної кореспонденції, 3369 – вихідної.

       Взято на контроль 892 отриманих документи, з них 108 розпоряджень голови облдержадміністрації.

       Заходи, вжиті щодо зміцнення виконавської дисципліни, посилення контролю та підвищення відповідальності за своєчасне і безумовне виконання документів дали можливість скоротити кількість фактів неякісного виконання та звести їх до мінімуму. Знято з контролю 834 документи, залишено на контролі 58 документів з термінами виконання в наступний період. Однак, з порушенням терміну розглянуто 98 документів від загальної кількості надісланих у 2011 році або 1.8%.

Виходячи з вищенаведеного, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Довідку про стан роботи з документами та виконавську дисципліну за підсумками роботи в 2011 році (додається) взяти до відома та надіслати керівникам відділів і управлінь міської ради для відповідного реагування і вжиття заходів щодо усунення недоліків.

       2. Визнати недостатньою роботу з документами у 2011 році відділів управління комунальним майном (М.Михалушко), архітектури та містобудування (Ю.Процюк), земельних відносин (М.Дмитрук), капітального будівництва (В.Пулава).

       3. Керівникам відділів та управлінь міської ради:

- обговорити на засіданнях колегій, нарадах довідку загального відділу міської ради та розглянути стан виконавської дисципліни за підсумками 2011 року. Про вжиті заходи проінформувати загальний відділ у місячний термін;

- забезпечити контроль за неухильним виконанням в установлені терміни документів органів влади вищого рівня та розпоряджень голови обласної державної адміністрації, постійно аналізувати стан їх реалізації;

- забезпечити повернення документів, які направлялися для виконання та ознайомлення. При неповерненні документів надати письмове пояснення до 01.03.2012 року;

       - продовжувати систематичний розгляд на засіданнях виконавчого комітету, нарадах різного рівня в порядку контролю хід виконання документів органів влади вищого рівня, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень міської ради, виконкому та розпоряджень міського голови;

       - щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами, результати аналізу враховувати при встановленні премій посадовим особам відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради.

4. Загальному відділу міської ради (О.Шмідль):

- і надалі щоквартально аналізувати стан виконавської дисципліни у відділах та управліннях міської ради та інформувати керівництво міської ради;

- розробити нову редакцію Інструкції з діловодства в Коломийській міській ради та її виконавчих органах відповідно до Примірної Інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242;

- на протязі другого півріччя провести семінар-навчання з керівниками відділів та управлінь, працівниками міської ради щодо вивчення нових положень Інструкції з діловодства.

       5. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (О.Шмідль).

       6. Рішення виконкому від 16.08.2011р. № 249 в частині, що стосується роботи з документами зняти з контролю.

       7. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому А. Грицана.

Міський голова                                                                                                           І.Слюзар

Довідка

про стан роботи з документами та виконавську дисципліну

за підсумками роботи в 2011 році

       У звітному періоді керівництвом міської ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності керівників за дотриманням вимог регламентів міської ради, виконкому, інструкції з діловодства щодо роботи з документами, зміцнення виконавської дисципліни. Як правило, у своїй практичній діяльності міська рада та її структурні підрозділи керувались законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голови облдержадміністрації, рішеннями міської ради, виконкому тощо.

       У 2011 році до міської ради надійшло:

- 82 закони України та 17 постанов Верховної ради України

- 47 Указів, 2 розпорядження та 27 доручень Президента України

- 121 постанова та 37 розпоряджень Кабінету Міністрів України

- 7 постанов Центральної виборчої комісії

- 55 рішень та 16 розпоряджень обласної ради

- 283 розпорядження та 14 доручень голови обласної державної адміністрації

- 4416 листів.

Зареєстровано 156 протоколів нарад, які проведені керівництвом міської ради.

Взаємодія керівництва міської ради з облдержадміністрацією, депутатами обласної ради, міськими установами підприємства та організаціями сприяла вирішенню актуальних питань життєдіяльності міста.

       Найбільш важливі питання виносились на засідання міської ради та виконавчого комітету. Так, у 2011 році проведено 12 сесій міської ради, 17 пленарних засідань, на яких прийнято 799 рішень та 17 засідань виконкому, на яких прийнято 415 рішень. Пріоритетними питаннями залишились: реалізація завдання соціально-економічного та культурного розвитку і бюджету міста, стан погашення заборгованості із заробітної плати, стан розгляду звернень громадян, організований відпочинок та оздоровлення дітей, соціальний захист і підвищення життєвого рівня населення у відповідності до законів України, вимог указів Президента України, постанов Уряду, виконання міських програм тощо.

Продовжувалася, започаткована у 2009 році, практика проведення виїзних та спільних засідань виконкому. У звітному періоді проведено 2 таких засідання, а саме:

- 23 березня відбулося виїзне засідання виконкому спільно з колегією управління освіти міської ради на базі ЗОШ I-III ст. № 6, на якому розглянуто питання «Про стан розвитку та удосконалення навчально-виховної роботи у позашкільних навчальних закладах та дитячо-юнацьких спортивних школах». Розгляд основного питання вирішено було провести саме в цій школі, тому що вона є профільною щодо розвитку позашкілля, зокрема роботи найрізноманітніших гуртків технічної творчості школярів. В цьому переконались члени виконкому і всі учасники засідання;

- 25 жовтня відбулося виїзне засідання виконкому на базі комунального підприємства «Коломияводоканал», на якому заслухано питання «Про хід виконання рішення виконкому від 25.03.2010 № 65 «Про роботу комунального підприємства «Коломияводоканал». Члени виконкому побачили очисні споруди в с.Корнич, оглянули результати роботи із заміни водогонів на вул. Степана Бандери та вул. Січових Стрільців, а також ознайомилися з устаткуванням з очистки води у с.Шепарівцях.

       Аналіз свідчить, що у звітному періоді на засіданні виконкому розглянуто значну кількість питань, що стосуються захисту прав дітей, відчуження майна, надання допомоги на лікування та поховання, присвоєння адресних номерів,  оформлення права власності тощо. Як результат задоволено 75 клопотань підприємств, установ, організацій, 45 клопотань відділів та управлінь міської ради та 704 звернення громадян.

       Найбільше задоволено звернень юридичних та фізичних осіб з питань оформлення права власності. З цих питань прийнято 111 рішень виконавчого комітету, які готували спеціалісти обласного комунального підприємства "Коломийське МБТІ". Службою у справах дітей підготовлено 71 рішення, що перебувають у компетенції служби. Відділом управління комунальним майном підготовлено 37 рішень з питань житлово-комунального господарства, відділом архітектури та містобудування - 29 рішень з питань надання адресних номерів, інших питань будівництва та архітектури, управлінням праці та соціального захисту населення - 30 рішень з питань, що входять до компетенції управління. Схвалено та подано на затвердження міською радою 13 міських програм, які стосуються різних сфер життєдіяльності міста (інформація про характер питань розглянутих на засіданнях виконкому та дані про підготовку відділами та управліннями рішень і розпоряджень у 2011 році додаються).

У звітному періоді міським головою видано 1173 розпорядження, що на 70 більше, ніж торік, зокрема: 364 - з основної діяльності, 240 - з особового складу, 365 - про відпустки, 186 - про відрядження, 18 – по комунальних підприємствах. В тому числі, із загальної кількості видано 10 розпоряджень спільно з райдержадміністрацією та 4 - спільно з райдержадміністрацією та районної радою. Розтиражовано 2257 копій розпоряджень з основної діяльності.

Інформація про видані розпорядження (додається) вказує їх направленість на розвиток фізкультури і спорту у місті (73), нагородження Грамотами та Відзнаками міського голови (61), надання одноразової грошової допомоги (29) тощо. Зокрема, задоволено 434 заяви громадян про виділення одноразової грошової допомоги на лікування на загальну суму 132 тис. 588 грн. 71 коп., 54 звернення про виділення одноразової грошової допомоги на поховання на загальну суму 16 тис. 572 грн.. Надано матеріальну допомогу 31 члену ОУН-УПА на суму 9 тис. 588 грн..

За результатами виданих розпоряджень підготовлено 569 Грамот, що на 114 більше, ніж у минулому році  та 14 Відзнак міського голови.

Використання автоматизованої технології роботи з документами дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У 2011 році документообіг в цілому становив 8653 документи, що на 444 більше, ніж торік. З них: 5284 вхідної кореспонденції, 3369 вихідної, в тому числі 1485 ініціативні листи та 1884 листи-відповіді (діаграми про обсяг вхідної та вихідної кореспонденції  додаються).

Відповідно до встановлених вимог, у день надходження всі документи попередньо розглядалися і реєструвалися у загальному відділі міської ради та передавалися на розгляд керівництву міської ради.        

Проведений аналіз свідчить, що з 5284 документів, які надійшли до міської ради дещо збільшилось надходження документів від органів влади вищого рівня з різних питань їх діяльності. Зокрема, на 19 більше надійшло указів Президента, на 26 – законів України, на 29 – постанов КМУ, на 14 – розпоряджень обласної ради, на 31 – рішень обласної ради та інших.

Що стосується листів, то з обласної державної адміністрації надійшло 1390 листів, з її відділів та управлінь – 397, 325 отримано з обласних установ та організацій, 523 від правоохоронних органів (прокуратура, МРВ СБУ, МВ УМВС, суд та ін.) (Інформаційні дані про документообіг у виконкомі Коломийської міської ради за 2010-2011 роки додаються).

       За характером питань піднятих в листах, як і в минулому році, переважають питання житлово-комунального господарства - 647, 458 – позовні заяви, касаційні скарги, ухвали, постанови, рішення суду тощо, 323 – з питань фінансування, 341 – про наради, навчання, семінари та інші (діаграма по характеру питань, порушених в листах додається).

       Проведений моніторинг виконання документів, показує, що із 5284 надісланих документів 892 перебувало на контролі, що на 100 документів більше, ніж торік. Станом на 01.02.2012 року знято з контролю 834 документи, з них 26 розглянуто з порушенням терміну. Залишено на контролі 58 документів з термінами виконання в наступний період. Найчастіше порушували терміни виконання контрольних документів працівники відділу управління комунальним майном.

Всього з порушенням термінів розглянуто 98 документів від загальної кількості надісланих у 2011 році або 1.8 %. В минулому році цей показник був відповідно 88 документів або 1.8 %, в 2009 році 118 документів або 2.98 %, в 2008 відповідно 345 або 8.1%.

Стан виконавської дисципліни по відділах, управліннях, міських установах, підприємствах та організаціях, які допустили порушення термінів виконання документів наведено в таблиці:

Як показує аналіз, найчастіше порушували терміни такі відділи міської ради як управління комунальним майном, архітектури та містобудування, земельних відносин, капітального будівництва та обласне комунальне підприємство «МБТІ».

Спрацювали без жодного порушення термінів виконання відділи загальний, юридичний, кадрів, державної реєстрації, ведення державного реєстру виборців, молоді і спорту, МЦСССДМ, управління економіки, праці та соціального захисту населення та фінансове управління (статистика роботи працівників з документами за 2011 рік додається).

Незважаючи на те, що загальним відділом постійно вживаються заходи щодо поліпшення роботи з документами, окремі структурні підрозділи ще недостатньо забезпечують належну роботу в цьому напрямі. Як наслідок, станом на 01.02.2012 року не повернуто 14 документів та, в деяких випадках, не надано проміжні відповіді.

Не повернули листи наступні структурні підрозділи:

• відділ управління комунальним майном – 6
• відділ капітального будівництва – 6
• відділ земельних відносин – 1
• управління освіти – 1
• управління праці та соціального захисту населення - 1

У звітному періоді отримано 38 актів прокурорського реагування, що на 11 більше, ніж торік а саме:

- 9 приписів, з них 7 – з прокуратури міста, 1 – з Державної екологічної інспекції в області, 1 – з РВ ГУ МНС. За результатами розгляду прийнято 1 рішення виконкому та направлено 14 листів-відповідей. Всі приписи розглянуто вчасно.

- 6 протестів з прокуратури міста, з них 5 розглянуто на сесії міської ради та прийнято відповідні рішення. Всі протести вчасно розглянуто та на їх виконання направлено 8 листів-відповідей.

- 23 подання, з них 16 – з прокуратури міста, 5 з обласної прокуратури та 2 з міського відділу УМВС. Всі подання розглянуто вчасно, в тому числі 4 на засіданні виконкому, 3 на засіданні міської ради. Загалом на їх виконання підготовлено та направлено 20 листів-відповідей.

       

Плідною, у звітному періоді, була співпраця керівництва міської ради з народними депутатами України та депутатами обласної, районної рад. У 2011 році від них отримано 62 депутатських звернення та запити, що на 24 більше, ніж торік. Найбільше отримано звернень від депутата обласної ради Б.Гдичинського – 41. Стан виконавської дисципліни по розгляду звернень депутатів характеризується наступним чином: 51 звернення розглянуто вчасно та 11 з порушенням терміну розгляду. Допустили порушення:

• управління освіти – 2
• відділу управління комунальним майном – 5
• відділ земельних відносин – 1
• відділ архітектури та містобудування – 1
• організаційний відділ - 1
• обласне комунальне підприємство «МБТІ» - 1.

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови. Так, за 2011 рік взято на контроль 33 рішення та 28 розпоряджень з основної діяльності, на які заведено контрольні справи для накопичення інформацій від безпосередніх виконавців. Загалом, станом на 01.02.2012 року на контролі перебуває 58 рішень та розпоряджень, з них по роках:

2011 – 24 рішення та 18 розпоряджень

2010 – 5 рішень та 4 розпорядження

2009 – 3 рішення

2008 – 3 рішення та 1 розпорядження.

Протягом року заслухано хід виконання 15 рішень виконкому. Знято і закрито до справи 42 контрольних документи, в тому числі 23 рішення виконкому та 19 розпоряджень.

Проведений аналіз дає підстави зробити висновок, що:

- виконавцям і надалі необхідно удосконалювати роботу щодо своєчасного повернення документів, не відкладати їх повернення до останнього дня встановленого терміну;

- потребує більшої уваги і відповідальності працівників структурних підрозділів міської ради оформлення листів, якість їх підготовки та зміст. Не складаються заголовки до листів, якщо текст більше, ніж пів сторінки, не завжди вказується наявність додатків, не зазначається направлення додатків тільки адресату (якщо додатки підготовлено в 1 примірнику), допускаються граматичні помилки. Як результат виконавцями зіпсовано за минулий рік 274 фірмових бланки. Найбільше їх зіпсуто у ВУКМі.

- трапляються випадки, коли виконавці подають на підпис міському голові, листи, розпорядження без усіх необхідних віз, в свою чергу довізовувати приходиться працівникам загального відділу;

- не вичитуються проекти рішень, допускаються елементарні граматичні, помилки, не ставляться розділові знаки, що призводить до подальшого внесення змін в документи, або заміни окремих сторінок, не завжди подаються виправлені електронні варіанти (обласне комунальне підприємство «МБТІ», відділ інформаційної політики та зв’язків з громадськістю, ВУКМ та інші).  Деколи не вказують суму виділених коштів у тексті (числом і прописом), подають кошториси не завірені печаткою (відділ у справах молоді та спорту);

- потрібно більш якісно готувати тексти рішень та розпоряджень, а саме: зазначати недоліки, проблеми в роботі та шляхи їх вирішення, вказувати конкретних виконавців, чітко визначати завдання і терміни їх виконання. Не застосовувати написання неконкретних доручень, які містять слова «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо;

- досить часто до проектів рішень та розпоряджень, якими вносяться зміни або доповнення, виконавці не додають порівняльну таблицю із зазначенням положень рішення/розпорядження, що є чинним, та пропозицій стосовно викладення їх у новій редакції.;

- не всіма відділами і управліннями забирається щоденно кореспонденція з папок, не підписуються реєстри на отримання кореспонденції, що створює незручності в роботі і в подальшому непорозуміння, забирає час працівників загального відділу, яким необхідно про це нагадувати в телефонному режимі (МЦССДМ та інші);

- і надалі трапляються випадки коли не уважно складаються реєстри розсилки до рішень та розпоряджень, або ж взагалі їх не заповнюють, в кінцевому результаті зацікавлені особи вимагають від загального відділу додаткового тиражування, хоча це не передбачено регламентом;

       - мали місце факти, коли вимагають заміни листів. Особливо це стосуються листів з фінансових питань, хоча була проведена нарада з головними розпорядниками коштів під головуванням міського голови І.Слюзара щодо підготовки таких листів та бюджетних запитів, на якій вказувалося на недопустимість заміни листів. Це стосується відділу капітального будівництва, ВУКМ, КП «Коломийська міська ритуальна служба», відділу культури та туризму та інших. Також, стало чомусь нормою, подавати такі листи на реєстрацію напередодні, а то і в день коли засідає постійна комісія з питань бюджету. Починається «в пожежному режимі» реєстрація, розгляд міським головою, заступниками, внесенням всіх змін в реєстраційну картку, листи беруть передають «напряму» або в бюджетну комісію, або в фінансове управління. У зв’язку з цим у комп’ютерній базі даних не відображена інформація про фактичне місцезнаходження документа.

Всім відділам і управлінням міської ради, іншим виконавцям, яким скеровуються на розгляд документи і листи відповідно до резолюцій керівництва міської ради треба звернути увагу на терміни подання інформацій, які зазначаються в документах чи листах і під якими мається на увазі наявність інформації у адресата. Відповідно до Інструкції з діловодства датою виконання документа вважається дата реєстрації інформації в організації, якій вона адресована, тобто, треба враховувати ще поштову пересилку.

Відповідно до п.5.8 Інструкції з діловодства вихідні документи та інші поштові відправлення виконавці зобов’язані передавати в загальний відділ до 14 години (крім термінових), однак майже всі структурні підрозділи не дотримуються цієї вимоги. В результаті посадові особи загального відділу не можуть вчасно піти на пошту, постійно працюють в «пожежному режимі», не мають змоги опрацювати та перевірити, що вони реєструють, часто вимушені залишатися після роботи.

       Недоліком в роботі з документами є також те, що приносять на печатку документ без заповнення посади, прізвища та ініціалів відповідно порушуючи п.4.6.16 Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, де зазначено, що на власноручному підписі (автографі) без назви посади печатки проставляти не дозволяється.

       Для виправлення та недопущення в подальшому недоліків, які мали місце в роботі з документами у 2011 році, рекомендуємо довідку надіслати керівникам структурних підрозділів міської ради для вжиття відповідних заходів.

       З цією метою зобов’язати їх:

       - провести детальний аналіз роботи з документами та обговорити ці питання на засіданнях колегій, нарадах;

       - забезпечити термінове повернення документів, які направлялися для виконання та ознайомлення. При неповерненні документів надати письмове пояснення до 01.03.2012 року.

Начальник загального відділу                                                                                 О. Шмідль

Інформація

про характер питань, які розглянуті на засіданнях виконкому в 2011 році

Інформація

про видані розпорядження міського голови

в 2011 році

Дані

про підготовку рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови у 2011 році

Примітка: 7 спільних розпоряджень готували працівники РДА

Інформаційні дані

про документообіг у виконкомі Коломийської міської ради

за 2010-2011 роки

* - вхідна, вихідна кореспонденція

Звіт

про стан виконання в 2011 році надісланих документів

станом на 01.02.2012