З метою впорядкування організації та здійснення контролю за виконан-ням документів, керуючись Інструкцією з діловодства, Регламентом виконавчого комітету, виконком міської ради

в и р і ш и в :

1. Затвердити Положення про порядок організації та здійснення конт-ролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, рішень виконкому, розпоряджень та доручень міського голови у Коломийській міській раді та її виконавчих органах (далі – Положення), що додається.

2. Положення надіслати структурним підрозділам міської ради, міським установам і організаціям для керівництва в роботі.

3. Зобов'язати керівників структурних підрозділів міської ради довести до відома посадових осіб вимоги Положення та дотримуватися його у повсякденній роботі з документами.

4. Розпорядження міського голови від 30.08.2005р. № 171-р вважати таким, що втратило чинність.

5. Контроль за дотриманням вимог Положення покласти на сектор контролю загального відділу міської ради.

Міський голова                                                                                                                  І.Слюзар

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконкому міської ради

від 18.12.2013 р. № 230

ПОЛОЖЕННЯ

про  порядок організації та здійснення  контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, рішень виконавчого комітету,

розпоряджень та доручень міського голови

у Коломийській міській раді та її виконавчих органах

1.        Це Положення визначає порядок організації та здійснення контролю  виконання структурними підрозділами міської ради, окремими виконавцями завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, розпорядженнях, листах облдержадміністрації та обласної ради, дорученнях голови облдержадміністрації, листах відділів та управлінь облдержадміністрації, рішеннях виконавчого комітету та розпорядженнях (дорученнях) міського голови (далі акти та доручення), запитах та зверненнях депутатів усіх рівнів, інших документах.

2.        Контролю підлягають документи, які містять у тексті документа або резолюції керівництва завдання щодо здійснення заходів, розгляду або вирі-шення питань тощо.

До них відносяться:

- закони України, постанови Верховної Ради України;

- укази, розпорядження та доручення Президента України;

- постанови, розпорядження та доручення Кабінету Міністрів України;

- документи центральних органів виконавчої влади;

- запити та звернення депутатів всіх рівнів;

- рішення обласної та міської рад;

- акти прокурорського реагування (подання);

- розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації;

- рішення виконавчого комітету міської ради, розпорядження  та доручення      міського голови, його заступників;

- листи обласної державної адміністрації, її відділів та управлінь, обласної ради, контролюючих та правоохоронних органів, інших установ;

- запити на інформацію;

- інші документи за вказівкою міського голови та його заступників.

3.        Контроль за виконанням документів передбачає такі етапи:

3.1.        Постановка на контроль, визначення форм і методів контролю, зокрема:

- контроль за додержанням строків, установлених для виконання актів, до-ручень, завдань, звернень та запитів, тощо;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців і регулювання ходу виконання документів;

- постійний моніторинг, отримання від виконавців і вивчення відповідної проміжної та підсумкової інформації, аналіз цієї інформації, статистичних даних і звітності та результатів моніторингу;

- проведення в разі потреби поглибленого вивчення і перевірок стану виконання актів, доручень із залученням відповідних органів та фахівців, заслуховування на нарадах, засіданнях виконавчого комітету довідок посадових осіб;

- здійснення періодичного узагальнення стану виконання актів, доручень,  рішень, розпоряджень, підготовка аналітичних матеріалів, звітів про хід їх реалізації.

3.2. Контроль стану виконання актів, рішень, розпоряджень, доручень, тощо.

3.3. Інформування облдержадміністрації, її відділів та управлінь про хід виконання  надісланих актів та доручень; членів виконавчого комітету про хід виконання рішень виконавчого комітету; міського голову про хід виконання розпоряджень з основної діяльності і окремих доручень міського голови  та надання пропозицій щодо здійснення дальшого контролю за їх реалізацією.

3.4. Зняття з контролю завдань, визначених актами, дорученнями, рішеннями та розпорядженнями, іншими документами.

4.      Взяття на контроль документів, що надійшли до загального відділу міської ради

4.1. Загальний відділ міської ради проводить попередній розгляд документів, що надійшли, і після їх реєстрації передає на опрацювання в сектор контролю для постановки, у разі потреби, документа на контроль.

4.2. Взяття документа на контроль здійснюється відповідно до завдань, викладених у документі, або на підставі резолюцій керівництва міської ради. Під час взяття документа на контроль сектором контролю загального відділу міської ради у правому верхньому кутку першого аркуша документа ставиться штамп “Взято на контроль”, поруч з яким зазначається строк виконання документа.

4.3. Зареєстровані та опрацьовані сектором контролю документи передаються  на розгляд міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому  справами виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

4.4. Документи розглядаються керівниками в день їх надходження. Затримка розгляду документів допускається у виняткових випадках, але не більше як на 3 дні. Термінові документи розглядаються негайно.

4.5. Розглянуті документи повертаються у загальний відділ міської ради. Зміст резолюції переноситься в реєстраційно-контрольну картку. З резолюцією документ протягом дня доводиться до відома виконавця. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів міської ради, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю визначеному в резолюції першим.

4.6. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа-відповіді). Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надавав доручення.

5.     Вимоги щодо термінів виконання документів.

5.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконан-ня. Терміни виконання можуть бути вказані в тексті документа, резолюції ке-рівника або встановлені актами.

5.2.  У роботі з контрольними документами слід дотримуватися таких вимог щодо термінів їх виконання:

- строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації);

- датою виконання документа вважається дата реєстрації інформації про його виконання в організації, якій вона адресована, а тому до загального відділу така інформація повинна поступати не пізніше ніж за три дні до вказаного терміну;

-  інформація про виконання окремих пунктів документу, що вимагає  узагальнення або зведення надсилається  виконавцю, зазначеному першим у резолюції протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання;

- документи, в яких не зазначено строки виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації;

- листи-доручення і листи-запити – до зазначеного в них строку;

- телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта- протягом 10 днів;

- запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – у п’ятнадцятиденний строк, депутата міської (обласної, районної) ради – в установлений міською (обласною, районною) радою строк;

- звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим), депутата міської (обласної, районної) ради – протягом не більше як 10 днів з дня надходження;

- доопрацювання проектів рішень виконкому, прийнятих з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень, пропозицій, проводиться не пізніше, ніж у 2 -денний термін після засідання;

- у випадку, якщо документ з об'єктивних причин не може бути виконаний у встановлені терміни, на його виконання подається проміжна інформація, у якій вказується дата подання остаточної інформації та причини внесення змін у тер-міни виконання.

6.        Порядок перенесення термінів виконання документів

6.1.  Терміни виконання документа або окремого його завдання можуть бути змінені лише за рішенням посадової особи, яка їх встановила, в разі її відсутності - посадової особи, що її заміщає.

6.2.  Зміна терміну виконання документа допускається до його закінчення за обґрунтованим поданням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа, в якому не зазначено термін, - до закінчення 30-ти денного терміну від дати його реєстрації.

6.3.  Пропозиції щодо продовження терміну виконання документа або окремих його завдань вносить відповідальний виконавець, визначений у резолюції керівництва чи тексті документа.

6.4. Про рішення щодо перенесення термінів виконання документа, прийняте посадовою особою, яка встановила завдання, повідомляється сектор контролю загального відділу для внесення коректив у базу даних контрольних документів.

6.5. В окремих випадках, якщо на виконання завдань документа відводяться стислі терміни, погодження про їх перенесення може відбутися телефоном з особою, яка їх встановила або є відповідальною за виконання документа. При цьому інформація про посаду, прізвище, робочий телефон посадової особи, яка змінила термін виконання документа, записується на вільному полі документа або подається в інформації про його виконання.

6.6. Подання про продовження термінів виконання документів вноситься  таким посадовим особам:

- голові обласної державної адміністрації - щодо виконання розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації;

- міському голові - щодо виконання розпоряджень та доручень міського голови, рішень виконавчого комітету;

- заступникам міського голови, що дали доручення, - щодо виконання доручень.

7.        Забезпечення контролю за термінами виконання документів

7.1. З метою здійснення контролю за дотриманням термінів виконання документів завідувач сектору контролю загального відділу міської ради відстежує проходження документів від керівництва міської ради до безпосередніх виконавців, співпрацює з виконавцями  в процесі виконання документів з метою вивчення стану їх виконання. При виявленні загрози порушення контрольних  термінів інформується керівництво міської ради для уточнення завдань та залучення додаткових виконавців.

7.2. Для попередження невиконання документів у зазначені терміни сектор контролю загального відділу щотижнево готує виконавцям переліки контрольних документів з терміном їх виконання у заданий період. Як правило, в такі переліки включаються документи з терміном виконання в наступний тиждень та документи, термін виконання яких минув. Керівникам міської ради щомісячно надається інформація про невиконані у вказані терміни документи для вжиття заходів щодо покращення виконавської дисципліни.

8.        Забезпечення контролю за якістю виконання документів

8.1. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах здійснюють секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови або керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документа покладається на завідувача сектору контролю загального відділу міської ради.

8.2. Відповідальність за зміст інформації, поданої на виконання контрольних документів, несуть в повній мірі відповідальні працівники, які її завізували та підписали. Завідувач сектору контролю здійснює контроль за виконанням у повному обсязі завдань, визначених документом і резолюціями керівництва, та дотриманням при цьому вимог відповідних нормативних документів.

8.3.   Виконані контрольні документи з усіма матеріалами перед розглядом їх керівництвом  міської ради передаються до сектору контролю загального  відділу для опрацювання їх з метою перевірки повноти і правильності виконання.

8.4. Документи, які виконані в повному обсязі, візуються, крім виконавців,  завідувачем сектору контролю загального відділу та передаються на підпис керівництву міської ради.

8.5. Документи, які виконані не в повному обсязі або з порушенням вимог нормативних документів, повертаються виконавцям на доопрацювання із зауваженнями завідувача сектору контролю загального відділу міської ради.

8.6. Після підписання виконані і завізовані  сектором контролю документи передаються  керівникам міської ради відповідно до розподілу обов'язків для закриття документів "До справи".

8.7. Незакриті "До справи" і повернуті керівниками міської ради документи на доопрацювання, повторно подаються сектору контролю загального відділу для взяття їх на контроль.

9.        Здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України

9.1. Контролю підлягають акти і доручення Президента України, які містять завдання органам місцевого самоврядування у тексті документа або резолюції керівництва міської ради.

9.2. На укази, розпорядження та доручення Президента України, які взяті на контроль, завідувачем сектору контролю загального відділу міської ради заповнюються  листки контролю.

9.3. Листки контролю відкриваються на акти і доручення Президента України під час взяття їх на контроль. У процесі виконання згаданих документів завідувачем сектору контролю загального відділу заноситься  в листки контролю інформація про етапи та результати їх виконання. Листок контролю підкріпляється до документа, який контролюється.

10.        Здійснення контролю за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови з основної діяльності 

10.1. Контролю підлягають рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови з основної діяльності, які містять завдання відділам та управлінням міської ради, посадовим особам, установам і організаціям міста.

10.2. На рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови, які взяті на контроль заводяться контрольні справи, в яких накопичуються інформації, що поступають від виконавців в процесі виконання документа.

10.3. Для здійснення належного контролю та своєчасного якісного виконання рішень виконкому та розпоряджень міського голови, визначається головний відповідальний виконавець, про що зазначається у тексті розпорядчого документа окремим пунктом такого змісту: «Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення (розпорядження) покласти на головного відповідального виконавця - …».

10.4. У разі необхідності для здійснення контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови головним відповідальним виконавцем розробляється план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни виконання завдань, структурні підрозділи міської ради, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань. План контролю затверджується посадовою особою, на яку покладено контроль за виконанням. Один примірник передається до сектору контролю, який долучається до контрольної справи, другий залишається у безпосереднього виконавця.

10.5. Контроль за ходом виконання розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету здійснюється шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документа в цілому або окремих передбачених ним завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що харак-теризують стан їх виконання;

-  періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану вико-нання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях виконкому, нарадах у голови або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

10.6. Зняття з контролю розпоряджень міського голови здійснюється на підставі узагальнюючої довідки міському голові за підписом першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому на яких покладався контроль за виконанням, або за підписом головного відповідального виконавця та завізованої першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, які здійснювали контроль. Розпорядження міського голови знімаються з контролю безпосередньо міським головою відповідною резолюцією «Знято з контролю» або «До справи» на підсумковій інформації.

10.7. Рішення виконавчого комітету знімаються з контролю на засіданні виконкому.

11. Здійснення контролю за виконанням запитів та звернень депутатів

11.1. Запити та звернення депутатів усіх рівнів підлягають контролю.

11.2. Організацію контролю за виконанням запитів та звернень депутатів усіх рівнів здійснюють секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови та керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

11.3. Безпосередній (технічний) контроль за дотриманням строків виконання запитів та звернень народних депутатів України, депутатів обласної ради здійснює сектор контролю загального відділу міської ради; за дотриманням строків виконання депутатських запитів та звернень депутатів міської ради – організаційний відділ міської ради.

12.      Форми і методи аналітичної роботи

12.1. З метою покращення виконавської дисципліни в роботі з документами, повного і якісного їх виконання, забезпечення керівництва міської ради оперативною інформацією про стан виконання документів, використовуються такі форми і методи роботи:

- вивчення сектором контролю загального відділу міської ради стану виконання контрольних документів з метою запобігання можливого порушення термінів виконання завдань та з'ясування їх причин. Інформування, при необхідності, керівництва міської ради про проблемні питання, які виникають при виконанні контрольних документів для уточнення завдань  відповідно до резолюцій, залучення додаткових виконавців тощо;

- підготовка сектором контролю загального відділу інформаційних довідок для розгляду стану виконавської дисципліни на нарадах у міського голови, його заступників з участю керівників відділів та управлінь міської ради. Винесення не рідше 2 разів в рік питання стану виконавської дисципліни на розгляд засідання виконкому;

-  заслуховування в порядку контролю на засіданнях виконавчого комітету, нарадах різних рівнів стану виконання документів з метою забезпечення ефективного їх виконання. Під час розгляду таких питань дається оцінка стану виконання документа, затверджуються заходи щодо усунення недоліків, які мають місце в процесі його виконання. До винних у недбалому ставленні до виконання документів вживаються заходи дисциплінарного впливу;

-  проведення періодичних перевірок сектором контролю в структурних підрозділах міської ради з метою вивчення організації контролю за виконанням документів та надання практичної допомоги в покращенні цієї роботи. За результатами перевірок складаються доповідні записки для вжиття відповідних заходів, проводяться відповідні наради;

- проведення керуючим справами виконкому спільно з завідувачем сектору контролю співбесід з питань виконавської дисципліни із керівниками структурних підрозділів міської ради;

- проведення нарад у заступників міського голови з питань виконання окремих документів та доручень.