Відповідно до рішення міської ради від 18.11.2021 р. №1384-22/2021 «Про внесення змін в структуру та чисельність апарату міської ради та її виконавчих органів», керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» міська рада

                                       в и р і ш и л а :

1. Затвердити Положення про управління «Секретаріат ради» Коломийської міської ради (додається).

2. Вважати таким, що втратило чинність рішення міської ради від 22.11.2018 р. №3167-39/2018 «Про затвердження Положення про організаційний відділ міської ради у новій редакції».

3. Організацію виконання рішення покласти на секретаря міської ради Андрія КУНИЧАКА.

       4. Контроль за виконанням рішення доручити постійній комісії з питань освіти, культури, спорту, інформаційної та молодіжної політики соціального захисту охорони здоров’я, гендерної політики, депутатської діяльності, етики, регламенту, захисту прав людини та правопорядку (Ростислав ПЕТРУНЯК).

Міський голова                                                                            Богдан СТАНІСЛАВСЬКИЙ

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення міської ради

від 09.12.2021 р. № 1519-23/2021

П О Л О Ж Е Н Н Я

про управління «Секретаріат ради» Коломийської міської ради

1. Загальні  положення

       1.1. Управління «Секретаріат ради» Коломийської міської ради (надалі – Секретаріат ради) є виконавчим органом Коломийської міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим міському голові та секретарю міської ради, який координує діяльність Секретаріату ради. Секретаріат ради не є юридичною особою.

       1.2. У своїй роботі Секретаріат ради керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Регламентами і рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, а також цим Положенням.

1.3. Діяльність Секретаріату ради здійснюється на основі планів роботи міської ради, виконавчого комітету та планів роботи відділу.

       1.4. Повне найменування Секретаріату ради: управління «Секретаріат ради» Коломийської міської ради.

       1.5. Скорочене найменування: Секретаріат ради

2. Основні завдання

       Основними завданнями Секретаріату ради є:

       2.1. Організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи сесій міської ради, постійних комісій міської ради.        

       2.2. Надання методичної допомоги депутатам міської ради у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечення депутатів офіційними виданнями та інформаційними матеріалами ради.

       2.3. Надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень міської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами та зверненнями.

       2.4. Організаційне забезпечення проведення громадських слухань.

3.Основні функції Секретаріату ради

       Відповідно до покладених на нього завдань Секретаріат ради здійснює такі функції:

       3.1. Розробляє проекти нормативно-правових актів, зокрема проекти розпоряджень міського голови та проекти рішень міської ради, в межах компетенції Секретаріату ради.

       3.2. Узагальнює пропозиції міського голови і секретаря міської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії міської ради.

       3.3. Інформує депутатів та жителів Коломийської територіальної громади про час і місце проведення сесій міської ради з переліком питань, що вносяться на розгляд.

3.4. Готує графік засідань постійних комісій та організовує їх роботу з розгляду питань, що пропонуються до порядку денного сесій міської ради. Оприлюднює на офіційному веб-сайті міської ради протоколи постійних комісій.

       3.5. Узагальнює рекомендації постійних комісій, зауваження та пропозиції виконавчих органів міської ради до проектів рішень міської ради.

       3.6. Готує проект порядку денного сесії, організовує своєчасну підготовку необхідних матеріалів та проектів рішень з питань, які виносяться на розгляд міської ради, перевіряє їх на відповідність Регламенту міської ради. Оприлюднює на офіційному веб-сайті міської ради проекти рішень міської ради та прийняті рішення відповідно до вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

       3.7. Готує пропозиції з проведення сесійних засідань.

       3.8. Оформляє протоколи пленарних засідань та забезпечує їх збереження в терміни, визначені відповідними нормативними документами та Регламентом ради, а також передачу їх у встановленому порядку в архівний відділ міської ради.

       3.9. Забезпечує тиражування проектів рішень, підготовку матеріалів депутатам для розгляду в постійних комісіях та на сесіях ради.

       3.10. Здійснює реєстрацію та тиражування прийнятих радою рішень, переліків рішень ради.

       3.11. Здійснює своєчасне доведення рішень ради до відповідних структурних підрозділів ради, видає копії прийнятих радою рішень.

       3.12. Узагальнює пропозиції і зауваження, внесені депутатами на сесіях міської ради, бере участь у розробці заходів з їх реалізації.

       3.13. Надає практичну допомогу постійним комісіям міської ради в організації їхньої діяльності, організаційно забезпечує підготовку і проведення засідань, попереднє обговорення в постійних комісіях питань та проектів рішень, що виносяться на розгляд міської ради.

       3.14. Координує спільну діяльність постійних комісій з відділами і управліннями міської ради, іншими комісіями; сприяє постійним комісіям у підготовці матеріалів для їх розгляду на засіданнях комісії, залучаючи до цього спеціалістів виконавчих органів міської ради.

       3.15. Забезпечує своєчасне доведення висновків та рекомендацій постійних комісій до виконавців.

       3.16. Надає методичну допомогу депутатам у підготовці депутатських запитів та звернень до виконавчих органів, посадових осіб міської ради, підприємств, установ та організацій. Реєструє депутатські запити та звернення, здійснює контроль за своєчасним їх розглядом та вирішенням, здійснює систематичний аналіз (не рідше як один раз у квартал) та вносить відповідні пропозиції керівництву міської ради.

       3.17. Надає депутатам міської ради необхідну допомогу у здійсненні ними депутатських повноважень у раді.

       3.18. Здійснює оформлення та видачу посвідчень помічника–консультанта депутата міської ради.

       3.19. Надає консультації структурним підрозділам з питань, що стосуються  підготовки проектів рішень міської ради.

       3.20. Веде статистичний облік складу ради, змін у складі депутатського корпусу, постійних комісій; готує довідки та звіти з питань роботи міської ради, постійних комісій та інших комісій ради.

       3.21. Спільно з іншими структурними підрозділами міської ради здійснює організаційне забезпечення проведення заходів, що відбуваються у межах Коломийської територіальної громади.

       3.22. Здійснює підготовку і організацію проведення заходів за участю міського голови, а також нарад та виконання інших доручень керівництва.

       3.23. Забезпечує упорядкування документів та підготовку до здачі в архівний відділ міської ради. Щорічно готує описи справ постійного терміну зберігання.

       3.24. Розглядає за дорученням міського голови, секретаря міської ради,  заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючого справами виконкому звернення громадян, установ і організацій з питань, що належать до компетенції Секретаріату ради.

       3.25. Сприяє розвитку відкритості і прозорості у діяльності міської ради та її виконавчих органів, залучення населення до участі у місцевому самоврядуванні. Організовує громадські слухання та веде їх облік, забезпечує зберігання протоколів громадських слухань (крім протоколів громадських слухань, на яких розглядалися проекти рішень, що мають ознаки регуляторного впливу) та протоколи громадських рад.

       3.26. Узагальнює отримані від структурних підрозділів міської ради інформації про плани основних організаційних заходів, що проводяться у межах Коломийської територіальної громади на тиждень та на місяць.

       3.27. Здійснює організаційну підготовку звітів міського голови перед Коломийською територіальною громадою.

       3.28. Здійснює інші функції, передбачені законодавством, Регламентом міської ради, виконує доручення міського голови та секретаря міської ради з питань, що належать до компетенції Секретаріату ради.

4. Права Секретаріату ради

       У межах своїх повноважень Секретаріат ради має право:

       4.1. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Секретаріат ради завдань.

       4.2. Залучати до підготовки засідань постійних комісій, сесій міської ради, нарад працівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян (за погодженням з їх керівниками).

       4.3. Ініціювати в установленому порядку скликання нарад з питань, що належать до компетенції Секретаріату ради.

       4.4. Вносити міському голові, секретарю ради пропозиції щодо вдосконалення організаційної роботи, спрямованої на ефективну та якісну підготовку сесій міської ради, заходів, що проводить міська рада.

       4.5. Брати участь у засіданнях міської ради, її постійних комісій, виконавчого комітету, нарадах при міському голові, секретарю міської ради, заступниках міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

5. Керівництво Секретаріату ради

       5.1. Секретаріат ради очолює начальник управління, який призначається міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України та звільняється з посади міським головою.

       5.2. На посаду начальника управління призначається особа з вищою освітою не нижче ступеня спеціаліста, магістра. Стаж служби в органах місцевого самоврядування або роботи на посадах державної служби або досвід роботи на керівних посадах на підприємствах, установах, організаціях всіх форм власності - не менше 2 років. Вільне володіння державною мовою.

       5.3. Начальник управління:

       5.3.1. здійснює керівництво діяльністю Секретаріату ради;

       5.3.2. складає план роботи Секретаріату ради;

       5.3.3. визначає права і обов’язки працівників Секретаріату ради;

       5.3.4. забезпечує підготовку посадових інструкцій працівників Секретаріату ради;

       5.3.5. звітує про роботу Секретаріату ради перед міською радою та міським головою і секретарем міської ради;

       5.3.6. несе персональну відповідальність за стан виконання покладених на Секретаріат ради завдань;

       5.3.7. здійснює контроль за дотриманням в Секретаріаті ради Регламентів міської ради та її виконавчого комітету, інструкції з діловодства;

               5.3.8. працює над удосконаленням форм і методів організаційної роботи;

       5.3.9. здійснює інші повноваження відповідно до цього Положення, а також покладених на нього завдань рішеннями міської ради, її виконавчого  комітету, розпорядженнями та дорученнями міського голови і секретаря міської ради;

5.3.10. розробляє проекти нормативно-правових актів, зокрема проекти розпоряджень міського голови та проекти рішень міської ради, в межах компетенції Секретаріату ради.

       5.4. Начальник управління несе персональну відповідальність за:

       5.4.1. виконання покладених на Секретаріат ради завдань і здійснення своїх функціональних обов'язків відповідно до цього Положення та посадової інструкції;

       5.4.2. виконання рішень Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради, контроль за виконанням яких покладено на Секретаріат ради, а також за виконання розпоряджень і доручень Коломийського міського голови та секретаря міської ради;

       5.4.3. своєчасну і достовірну підготовку та подачу інформацій і звітів з питань, що входять до компетенції Секретаріату ради;

       5.4.4. дотримання в Секретаріаті ради Інструкції з діловодства у виконавчих органах Коломийської міської ради та Порядку підготовки проектів рішень на розгляд сесії міської ради;

       5.4.5. зберігання справ постійного терміну зберігання до передачі їх в архівний відділ міської ради.

6. Прикінцеві положення

       6.1. Секретаріат ради утримується за рахунок міського бюджету.

       Граничну чисельність Секретаріату ради затверджує Коломийська міська рада, штатний розпис та витрати на його утримання затверджує Коломийський міський голова.

       6.2. Секретаріат ради має свій бланк, круглу печатку зі своїм найменуванням і штампи встановленого взірця, веде діловодство відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Коломийської міської ради. Посадові особи відділу можуть мати службові посвідчення відповідного взірця.

       6.3. Керівництво міської ради створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Секретаріату ради, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.

       6.4. Ліквідація і реорганізація Секретаріату ради проводиться Коломийською міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.

Начальник організаційного відділу

міської ради                                                                                          Світлана БЕЖУК