Заслухавши і обговоривши питання про підсумки роботи з документами та рівень виконавської дисципліни у 2012 році, виконком міської ради відмічає, що в більшості структурних підрозділів міської ради, міських установах налагоджено роботу по виконанню документів.

       В 2012 році питання соціально-економічного розвитку, бюджету міста, гуманітарної сфери, соціального захисту населення, хід виконання раніше прийнятих рішень та інші розглядались на засіданнях виконкому. Протягом минулого року проведено 17 засідань виконкому. Всього прийнято 419 рішень.

Міським головою видано 1204 розпорядження, що на 31 більше, ніж у 2011 році, зокрема: 334 - з основної діяльності,  301 - з особового складу, 381 - про відпустки,  188 - про відрядження. В тому числі, із загальної кількості видано 6 розпоряджень спільно з райдержадміністрацією та 14 - спільно з райдержадміністрацією та районною радою. За результатами виданих розпоряджень підготовлено 702 грамоти, з них 328 спільно з райдержадміністрацією і районною радою, та 18 Відзнак міського голови.

Документообіг становив 9185 документів, що на 532 більше, ніж у 2011 році та на 976 більше, ніж у 2010 р. З них: 5470 вхідної кореспонденції, 3715 вихідної, в тому числі 1701 ініціативний лист та 2014 листи-відповіді.

       На контролі перебувало 1034 різних документів. Заходи, вжиті щодо зміцнення виконавської дисципліни, посилення контролю та підвищення відповідальності за своєчасне і безумовне виконання документів дали можливість скоротити кількість фактів неякісного виконання та звести їх до мінімуму. Знято з контролю 949 документів, залишено на контролі 85 документів з термінами виконання в наступний період. З порушенням терміну розглянуто 51 документ від загальної кількості надісланих у 2012 році. У процентному співвідношенні кількість документів, розглянутих з порушенням термінів, становить 0.9 %, тоді як в 2011 році 1.8%.

Однак є і ряд недоліків в роботі з документами, які викладено в довідці.

Виходячи з вищенаведеного, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Довідку про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліні у 2012 році (додається) взяти до відома та надіслати керівникам структурних підрозділів міської ради, міським установам для відповідного реагування і вжиття заходів щодо усунення недоліків.

       2. Звернути увагу керівникам управління архітектури, містобудування та капітального будівництва Ю.Процюку, відділу управління комунальним майном М.Михалушку, відділу земельних відносин та обліку комунального майна Б.Мондрику, директору міського центру соціальних служб для сім’ї дітей та молоді Л.Галамейко на недотримання термінів виконання окремих документів, дати принципову оцінку роботі підлеглих працівників, які допустили порушення термінів виконання завдань та про результати в місячний термін проінформувати загальний відділ міської ради.

       3. Секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому здійснювати організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах, в тому числі в рішеннях виконкому та розпорядженнях міського голови з основної діяльності.

       4. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

       5. Організаційному відділу міської ради (У.Савчук) щоквартально  здійснювати аналіз роботи з запитами та зверненнями депутатів міської ради та інформувати керівництво міської ради.

6. Загальному відділу міської ради (О.Шмідль) щоквартально аналізувати стан роботи з документами в структурних підрозділах міської ради, міських установах та інформувати керівництво міської ради.

       7. Сектору контролю загального відділу міської ради (О.Андріяшко):

       - до 10 числа місяця наступного за звітним кварталом готувати звіт про систему організації та стан контролю у виконкомі міської ради та направляти його в управління контролю апарату облдержадміністрації;

- на протязі року провести перевірки стану виконання контрольних документів відповідно до затвердженого графіка та підготувати доповідні записки.

       8. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (О.Шмідль).

       9. Рішення виконкому від 27.08.2012р. № 254 в частині, що стосується роботи з документами зняти з контролю.

       10. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому А. Грицана.

Міський голова                                                                                                         І.Слюзар

Довідка

про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни

у 2012 році

       Аналіз виконання документів, рішень виконкому, розпоряджень міського голови з основної діяльності засвідчив, що в більшості структурних підрозділах міської ради, міських установах налагоджено роботу по виконанню документів.

       У 2012 році до міської ради надійшло:

- 103 закони України та 14 постанов Верховної ради України

- 36 Указів та 26 доручень Президента України

- 108 постанов та 43 розпорядження Кабінету Міністрів України

- 154 постанови Центральної виборчої комісії

- 45 рішень та 18 розпоряджень обласної ради

- 279 розпоряджень та 30 доручень голови обласної державної адміністрації

- 4457 листів та різних документів.

       Найактуальніші питання розвитку міста виносилися на розгляд міської ради та виконавчого комітету: підбивалися підсумки виконання програми соціально-економічного та культурного розвитку і бюджету міста, розроблено заходи по підготовці підприємств до роботи в осінньо-зимовий період, встановлено пріоритетні завдання, спрямовані на зміцнення здоров’я дітей, забезпечення їх належного оздоровлення та відпочинку, запроваджено практику звітування керівників (в грудні заслухано звіт директора міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді). Також систематично аналізувалися в порядку контролю стан виконання рішень виконкому, питання про роботу із зверненнями громадян та виконавську дисципліну в роботі з документами тощо.

       Пленарні засідання сесій міської ради проводяться, як правило, у третій четвер кожного місяця. При необхідності скликаються позачергові пленарні засідання. У 2012 році відбулося 13 сесій (18 пленарних засідань), прийнято 585 рішень, розтиражовано 5634 копій рішень та витягів із рішень.

Засідання виконавчого комітету скликаються, як правило, у четвертий вівторок кожного місяця. При необхідності скликаються позачергові засідання виконкому. У 2012 році відбулося 17 засідань виконавчого комітету, із них 5 позачергових. Прийнято 419 рішень, розтиражовано 5051 копій та витягів із  рішень.

       Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У 2012 році засідання виконавчого комітету відвідали:

Динаміка відвідування

членів виконавчого комітету його засідань:

У засіданнях виконавчого комітету брали участь депутати міської ради, а саме, засідання відвідали:

Депутати міської ради

       Що стосується характеру питань розглянутих на засіданні виконкому, то найбільше, 89 рішень, стосуються оформлення права власності, які готували працівники обласного КП «Коломийське МБТІ». Значну кількість рішень прийнято з питань, що відносяться до компетенції служби у справах дітей: це 16 рішень з питань опікунства, піклування, 12 рішень стосується позбавлення батьківських прав, 21 – відчуження, дарування майна, 34 – з питань сім’ї та молоді; управлінням архітектури, містобудування та капітального будівництва підготовлено 22 рішення з питань надання поштових адресних номерів, дозволів на встановлення реклами тощо; підготовлено та схвалено 17 міських програм та прийнято ряд інших рішень (інформація про характер питань розглянутих на засіданнях виконкому та дані про підготовку відділами та управліннями рішень і розпоряджень додаються).

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови слід зазначити, що у 2012 році видано 1204 розпорядження, що на 31 більше, ніж торік, зокрема: 334 - з основної діяльності,  301 - з особового складу,  381 - про відпустки,  188 - про відрядження. В тому числі, із загальної кількості видано 6 розпоряджень спільно з райдержадміністрацією та 14 -  спільно з райдержадміністрацією та районною радою. Розтиражовано 1814 копій розпоряджень з основної діяльності.

Інформація про видані розпорядження (додається) вказує їх направленість на розвиток фізкультури і спорту у місті (62), нагородження Грамотами та Відзнаками міського голови (79), надання грошової допомоги на поховання, лікування (24) тощо. Зокрема, задоволено 771 заяву малозабезпечених жителів міста та надано грошову допомогу з міського бюджету на загальну суму 25985 грн. Додатково надавалась допомога потерпілим від пожежі в розмірі 28000 грн.

За результатами виданих розпоряджень підготовлено 702 грамоти, з них 328 спільно з райдержадміністрацією і районною радою, та 18 Відзнак міського голови.

       Організація роботи з документами в підрозділах міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в міській раді та її виконавчих органах, яка в 2012 році була затверджена в новій редакції відповідним рішенням виконкому від 26.06.2012 № 185.

       Відповідно до пункту 188 Інструкції з діловодства організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах здійснюють секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків, начальники відділів, управлінь та служб міської ради.

       Безпосередній (технічний контроль) за виконанням документів покладається на завідувача сектором контролю загального відділу міської ради.

       У структурних підрозділах міської ради відповідальним за організацію контролю є його керівник або заступник, а безпосередній контроль здійснює працівник відповідальний за діловодство.

       Протягом 2012 року до загального відділу міської ради надійшло 5470 документів та листів. На контролі перебувало 1034 різних документів.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Розгляд документів

міським головою, секретарем міської ради, першим заступником, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому

Зареєстровано 150 протоколів нарад, які проведені керівництвом міської ради.

Використання автоматизованої технології роботи з документами дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У 2012 році документообіг в цілому становив 9185 документів, що на 532 більше, ніж торік та на 976 більше, ніж у 2010 р. З них: 5470 вхідної кореспонденції, 3715 вихідної, в тому числі 1701 ініціативні листи та 2014 листи-відповіді.

Для порівняння:

Проведений аналіз вхідної кореспонденції свідчить, що з 5470 документів, які надійшли до міської ради дещо збільшилось надходження законів України, постанов ЦВК, розпоряджень КМУ та обласної ради. Зменшилась кількість указів Президента України, постанов КМУ та інших документів.

Що стосується листів, то з обласної державної адміністрації надійшло 1544 листи, що на 154 більше, ніж торік; з її відділів та управлінь – 333; 303 листи отримано з обласних установ та організацій, 479 - від правоохоронних органів (прокуратура, МРВ СБУ, МВ УМВС, суд та ін.) (Інформаційні дані про документообіг у виконкомі Коломийської міської ради за 2011-2012 роки додаються).

       За характером питань піднятих в листах переважають питання житлово-комунального господарства - 655, 376 – позовні заяви, касаційні скарги, ухвали, постанови, рішення суду тощо, 361 – листування з питань фінансово-бюджетної політики, 299 – з питань паливно-енергетичного комплексу, 283 – про наради, навчання, семінари, 203 – з питань освіти, спорту, сім’ї, молодіжної політики, 218 – з питань будівництва та архітектури і інші (діаграма по характеру питань, порушених в листах додається).

       Проведений моніторинг виконання  документів,  показує, що із 5470 надісланих документів 1034 перебувало на контролі, що на 142 документи більше ніж торік. Станом на 01.02.2013 року знято з контролю 949 документів, з них 21 розглянуто з порушенням терміну. Залишено на контролі 85 документів з термінами виконання в наступний період. Найчастіше порушували терміни виконання контрольних документів працівники відділу управління комунальним майном, управління архітектури, містобудування та капітального будівництва.

Всього з порушенням термінів розглянуто 51 документ від загальної кількості надісланих у 2012 році або 0.9 %. В 2011 році цей показник був відповідно 98 документів або 1.8 %, в 2010 - 88 документів або 1.8 %, в 2009 році  118  документів або 2.98 %, в 2008 відповідно 345 або 8.1%.

Як видно з діаграми спостерігається позитивна тенденція щодо дотримання термінів виконання документів.

Стан виконавської дисципліни по структурних підрозділах міської ради, міських установах, які допустили порушення термінів виконання документів наведено в таблиці:

Всі інші структурні підрозділи міської ради спрацювали без жодного порушення термінів виконання (статистика роботи працівників з документами за 2012 рік додається).

У звітному періоді отримано 37 актів прокурорського реагування, що на 3 більше, ніж торік а саме:

- 13 протестів з прокуратури міста (що на 7 більше ніж торік), з них 8 на рішення міської ради, 1 на рішення виконкому, решту на дії посадових осіб. Всі протести вчасно розглянуто на засіданні міської ради, виконкому та посадовими особами, однак відповідь на одне з них надано з порушенням 10-денного терміну. Це подання на п.19 рішення міської ради від 09.06.2010 р.    № 2802-50/2010 про надання в оренду земельної ділянки МПП «Волошка», яке надійшло в міську раду 19 березня, 22.03.2012 розглянуто на сесії міської ради, але відповідь направлено в прокуратуру 30.03.2012 – виконавець Бурденюк Л.В.;

- 24 подання, з них 16 – з прокуратури міста, 8 з обласної прокуратури, які отримано через облдержадміністрацію. Всі подання розглянуто вчасно. На їх виконання міським головою видано 4 розпорядження та направлено листи-відповіді.

       

Як і в минулі роки плідною була співпраця керівництва міської ради з народними депутатами України та депутатами обласної, районних рад. У 2012 році від них отримано 88 депутатських звернень, що на 27 більше, ніж торік. Найбільше отримано звернень від депутата обласної ради Б.Гдичинського – 74 (у 2011р. -  41). Від народних депутатів України отримано 11 звернень, з них 9 - через обласну державну адміністрацію.

Для порівняння:

Керівники структурних підрозділів міської ради, міських установ забезпечили належний розгляд звернень народних депутатів України та депутатів обласної, районних рад. Всі депутатські запити розглянуто та вчасно, з дотриманням 10-ти денного терміну, проінформовано депутатів про результати розгляду, тоді як за минулий рік 11 було розглянуто з порушенням терміну.

Від депутатів Коломийської міської ради надійшло 136 запитів та 159 звернень. Всі запити та звернення розглянуті, відповіді надані. Однак, з порушенням терміну розглянуто 10 або 3.4% від загальної кількості (дивись таблицю по розгляду депутатських запитів та звернень).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. Так, за 2012 рік взято на контроль 33 рішення виконкому та 27 розпоряджень міського голови з основної діяльності, на які заведено контрольні справи для накопичення інформацій від безпосередніх виконавців.

Загалом, станом на 01.02.2013 року на контролі перебуває 65 рішень виконкому та розпоряджень, з них по роках:

2013 – 3 рішення виконкому та 5 розпоряджень

2012 – 19 рішень виконкому та 16 розпоряджень

2011 – 13 рішень виконкому та 3 розпорядження

2010 – 2 рішення виконкому та 2 розпорядження

2009 – 1 рішення виконкому

2008 – 1 рішення виконкому.

Протягом 2012 року на засіданні виконкому заслухано хід виконання 20 рішень. Знято і закрито до справи 55 контрольних документи, в тому числі 30 рішень виконкому та 25 розпоряджень.

Поряд з цим, в роботі з документами є певні недоліки. Окремим структурним підрозділам міської ради, міським установам необхідно вдосконалювати роботу щодо своєчасного повернення документів до міської ради та не допускати фактів втрати оригіналів документів, що надсилаються міською радою і не передавати документи, обминаючи загальний відділ міської ради, оскільки в комп’ютерній базі даних не відображається інформація про фактичне місцезнаходження документів. Так, за звітний період не повернуто 2 листи міськрайонним центром зайнятості, по одному - обласним комунальним підприємством «МБТІ» та МВ УМВС.

Деякі виконавці в останні дні до закінчення термінів виконання документів звертаються до керівництва міської ради щодо подальшого переписування резолюцій та інших виконавців.

Головні відповідальні виконавці не завжди координують роботу співвиконавців. Співвиконавці, в свою чергу, не завжди інформують першого виконавця про хід виконання завдань.

Окремі структурні підрозділи міської ради подають службові листи (вхідну кореспонденцію) на реєстрацію після 12 години, а вихідні документи та інші поштові відправлення - після 14.00 чим порушують порядок опрацювання документів.

Не всі керівники структурних підрозділів міської ради забезпечують щоденне отримання кореспонденції, інколи документи лежать в папках по декілька днів, забувають розписуватися в реєстрах про отримання тощо.

Потребує більшої уваги і відповідальності працівників структурних підрозділів міської ради оформлення листів, якість їх підготовки та зміст. Не складаються заголовки до листів, якщо текст більше, ніж пів сторінки, не завжди вказується наявність додатків, не зазначається направлення додатків тільки адресату (якщо додатки підготовлено в 1 примірнику), допускаються граматичні помилки. Як результат виконавцями зіпсовано за минулий рік 315 фірмових бланків.

Все ще трапляються випадки, коли виконавці подають на підпис міському голові, листи, розпорядження без усіх необхідних віз.

       Доповідну записку рекомендуємо направити керівникам структурних підрозділів для відповідного реагування та вжиття дієвих заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

Начальник загального відділу                                                                           О. Шмідль

Інформація про характер питань,

які розглянуті на засіданнях виконкому в 2012 році

Інформація

про видані розпорядження міського голови

в 2012 році

Дані

про підготовку рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови у 2012 році

Розгляд депутатських запитів та звернень

депутатів міської ради за 2012 рік

Примітка: Всього надійшло 136 запитів та 159 звернень. Всі запити та звернення розглянуті, відповіді надані.

Начальник організаційного відділу                                                                      У. Савчук

Інформаційні дані про документообіг

у виконкомі Коломийської міської ради за 2011-2012 роки

* - вхідна, вихідна кореспонденція

Звіт

про стан виконання в 2012 році надісланих документів

станом на 10.02.2013

Кількість прийнятих рішень та виданих розпоряджень міського голови