З метою забезпечення прозорості, відкритості та єдиного підходу для зарахування дітей до спортивних відділень Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи м. Коломиї, відповідно до законів України «Про фізичну культуру та спорт», «Про позашкільну освіту», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних»,  постанови Кабінету Міністрів України від 06.05.2001 р. № 433 «Про затвердження переліку типів позашкільних навчальних закладів і Положення про позашкільний навчальний заклад» та керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради

вирішив:

1. Затвердити Порядок електронної реєстрації дітей для зарахування до спортивних відділень Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи м.Коломиї (додається).

2. Розпочати з 27 вересня 2021 року електронну реєстрацію дітей для зарахування до спортивних відділень Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи  м. Коломиї на базі технології блокчейн.

3. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови Володимира МЕЛЬНИЧУКА.

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого комітету

від 23.09.2021 р. № 259

Порядок електронної реєстрації дітей

для зарахування до спортивних відділень Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи м. Коломиї

1.        Загальні положення

1.1. Порядок електронної реєстрації дітей для зарахування до спортивних відділень Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи м. Коломиї (далі–Порядок) розроблений відповідно до законів України «Про фізичну культуру і спорт», «Про позашкільну освіту», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», постанови Кабінету Міністрів України від 06.05.2001 р. № 433 «Про затвердження переліку типів позашкільних навчальних закладів і Положення про позашкільний навчальний заклад» та визначає порядок електронної реєстрації дітей для зарахування до спортивних відділень Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи м. Коломиї (надалі-школа).

1.2. Електронна реєстрація дітей для зарахування до спортивних відділень школи запроваджується з метою забезпечення прозорості, відкритості та єдиного підходу.

1.3. Для електронної реєстрації дітей для зарахування до спортивних відділень школи використовується система Bloqly https://gurtok.bloqly.com/#/ (надалі - Система), яку створено з використанням технологій blockchain. 

1.4. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

Система Bloqly https://gurtok.bloqly.com/#/ - єдина електронна база даних, яка містить інформацію про заклади фізичної культури та спорту Коломийської територіальної громади, та забезпечує її зберігання, видачу та захист від несанкціонованого доступу.

Регіональний адміністратор - структурний підрозділ Коломийської міської ради, що координує та забезпечує виконання завдань у сфері фізичної культури та спорту на території Коломийської територіальної громади.

Адміністратор закладу – працівник школи, який вносить інформацію про заклад та відповідає за опрацювання електронних заяв.

Заявник – особа, яка виявила бажання внести дані про її дитину (батько, мати, законний представник) до Системи.

Електронна заява - документ, який складається фізичною особою з метою внесення (зміни, виключення) інформації до/з Системи.

Статус заяви – стан заяви батьків у Системі («Отримано», «На розгляді», «Скасовано», «Відмовлено», «Підтверджено»).

Вільні місця - місця, на які може бути зараховано дітей в межах спроможності школи та нормативу наповнюваності спортивних відділень.

Дані про стан статусів заяв, черговості кожної заявки і повна історія подій зберігаються в розподіленому криптографічному блокчейн-реєстрі і одночасно відображаються на сайті системи таким чином, що батьки або законні представники в будь-який момент мають можливість перевірити стан поданих ними заяв та інформацію про загальну кількість заяв до школи.

2. Порядок внесення (зміни, виключення) відомостей

про заклад позашкільної освіти

2.1. Внесення інформації про школу до Системи здійснюється адміністратором школи.

2.2. Внесенню до Системи підлягає наступна інформація про школу:

• повне найменування закладу;
• адреса закладу;
• посилання на сайт закладу;
• контактні дані;
• прізвище, ім’я, по батькові керівника;
• відділенням із зазначенням керівників та кількості місць у них;

• додаткова інформація (за потреби).

2.3. Інформація, що вноситься до Системи про школу має бути актуальна, повна та достовірна.

2.4. У разі зміни відомостей про школу, визначених п.2.2. адміністратор закладу невідкладно вносить відповідні зміни до Системи, але не пізніше наступного робочого дня після настання таких змін.

3. Електронна реєстрація дитини

3.1. Електронна реєстрація дитини у Системі є обов’язковою передумовою для зарахування дітей до спортивних відділень школи.

3.2. Електронна реєстрація дітей на навчальний рік здійснюється через Систему у два етапи:

•        основний етап – з 18 серпня по 30 вересня;

•        додатковий етап (виключно на вільні місця) після 30 вересня.

3.3. Електронну реєстрацію дитини до спортивних відділень школи повинен здійснювати один із батьків або законний представник дитини самостійно.

3.4. При реєстрації один з батьків або законний представник дитини самостійно виконує такий алгоритм:

3.4.1. Заповнює форму «Зареєструватися» на першій сторінці сайту https:// gurtok.bloqly.com/#/ (у формі вводить свою адресу електронної пошти і пароль, для завершення реєстрації проходить перевірку капчі, погоджується з ліцензійною угодою, натискає кнопку «Зареєструватися»).

3.4.2. Після реєстрації підтверджує свою поштову адресу, переходить за надісланим у листі посиланням і підтверджує реєстрацію.

3.4.3. Після успішної реєстрації заходить на сайт, переходить у вкладку «Діти» та заповнює всі дані дитини, позначені зірочкою (*). Заявки, у яких заповненні не всі поля, до розгляду не беруться та автоматично відхиляються.

А) Поля для заповнення:

• Прізвище, ім’я та по батькові дитини
• Дата народження дитини
• Адреса проживання дитини
• Адреса місця реєстрації дитини
• Стать
• Серія та номер свідоцтва про народження дитини
• Серія, номер та дані про інший документ (за відсутності в дитини свідоцтва про народження (поле не обов’язкове для заповнення)
• Прізвище, ім’я, по батькові одного з батьків дитини
• Адреса електронної пошти
• Контактний номер телефону
• Додаткова інформація (поле не обов’язкове для заповнення)

Б) Згода на обробку персональних даних.

3.5. Після реєстрації дитини один з батьків або законний представник дитини мають право подати електронну заяву (перейти у вкладку «Заклади») до обраного спортивного відділення школи.

4. Опрацювання електронних заяв

4.1. Кожна подана електронна заява може мати такі статуси:

«Отримано» - заява потрапила до бази даних і отримала свій номер у черзі;

«На розгляді» - адміністратор школи почав процес розгляду заяви;

«Скасовано» - заявник самостійно скасував заяву на зарахування дитини до спортивного відділення школи;

«Відмовлено» - відмовлено в зарахуванні дитини у обране спортивне відділення школи;

«Підтверджено» - заяву прийнято, підтверджено зарахування дитини до спортивного відділення школи.

4.2. Розгляд заяви відбувається в загальному порядку – у порядку загального реєстру.

4.3. Про статуси розгляду кожної заяви одному з батьків або законному представнику, який реєстрував дитину, буде приходити сповіщення на електронну пошту.

4.4. Після отримання заявою статусу «На розгляді» один з батьків або законний представник упродовж 10 робочих днів, зобов’язаний принести у школу  копії та оригінали документів (згідно з переліком зазначеним у п.5.2. цього Порядку) та написати відповідну заяву про зарахування до спортивного відділення школи.

4.5. У випадку, якщо один з батьків або законний представник не подав документи до школи відповідно до п. 4.4, заява щодо підтвердження місця зарахування автоматично відхиляється. Надалі місце в черзі не відновлюється, а дитина може бути зарахована на загальних підставах у порядку загальної черги після подання нової заяви.

4.6. Статуси «Відмовлено» або «Підтверджено» заявник отримає тільки після дотримання процедури, визначеної у п.п.4.4-4.5.

5. Зарахування дитини до спортивних відділень школи

5.1. Зарахування дитини до спортивних відділень школи здійснюється відповідно до наказу його керівника та попередньої електронної реєстрації у Системі.

5.2. Документи, необхідні для зарахування дитини до спортивних відділень школи:

5.2.1. Заява про зарахування дитини від одного з батьків дитини (законного представника), поданої особисто (з пред’явленням документа, що посвідчує особу заявника).

5.2.2. Копія та оригінал свідоцтва про народження дитини або документа, що посвідчує особу здобувача освіти.

5.2.3. Медична довідка про відсутність у них протипоказань для занять у зазначених спортивних відділеннях школи.

5.3. Зарахування до спортивних відділень школи може здійснюватися протягом навчального року на вільні місця (в міру комплектування груп) за бажанням вихованців, учнів та за згодою батьків або осіб, які їх замінюють, за умови електронної реєстрації дитини в Системі.

6. Доступ до персональних даних

6.1. Доступ до всіх персональних даних заявника відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» має регіональний адміністратор та адміністратор школи.

6.2. Відповідальні працівники відповідно до п.6.1. здійснюють свою діяльність відповідно до цього Порядку та несуть відповідальність за внесення, збереження та захист персональних даних заявника.

В.о. начальника відділу         молоді та спорту                                             Леся ДЖУРАВЕЦЬ