На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради на друге півріччя 2014 року, затвердженого рішенням виконкому від 24.06.2014 № 118, у відповідності до Регламенту виконавчого комітету Коломийської міської ради, Інструкції з діловодства, Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, з метою підвищення виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів міської ради та безумовне виконання законів України, актів та доручень Президента України, рішень Уряду, інших центральних органів влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, власно прийнятих рішень виконкому, враховуючи інформацію сектору контролю загального відділу міської ради про стан виконавської дисципліни в роботі з документами за перше півріччя 2014 року, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Відзначити, що забезпечено організацію внутрішнього контролю в структурних підрозділах міської ради із виконання актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших документів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, депутатських запитів та звернень, інших документів у відповідності до Інструкції з ведення діловодства, Регламенту виконкому, Положення по контролю та збережено тенденцію до мінімізації документів розглянутих з порушенням терміну (довідка сектору контролю додається).

       2. Першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому звернути увагу на поліпшення організації контролю за виконанням документів, в тому числі в частині адресування вищезазначених документів (написання резолюцій) безпосереднім виконавцям.

       3. Звернути увагу на недостатній рівень виконавської дисципліни у відділі земельних відносин та обліку комунального майна міської ради (Б.Мондрик) та недостатні знання працівників відділу щодо строків виконання основних документів.

       4. Заслухати на засіданні виконкому звіт начальника відділу земельних відносин та обліку комунального майна Б.Мондрика за 9 місяців поточного року про рівень виконавської дисципліни, організації виконання документів.

       5. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

       5.1. До 15.08.2014 року детально проаналізувати стан виконання документів, факти наведені в інформації сектору контролю загального відділу, усунути недоліки в роботі, результати аналізу розглянути на колегіях та нарадах.

       5.2. Ініціювати заслуховування ходу виконання контрольних документів на нарадах у профільних заступників.

5.3. Не допускати фактів неповного або неякісного виконання документів та забезпечити належну взаємодію між безпосередніми виконавцями та головним виконавцем визначеному в резолюції першим.

5.4. Забезпечити додаткове вивчення працівниками ввірених підрозділів строків виконання основних документів та порядок їх підготовки, оформлення.

5.5. З метою упереджувального контролю дотримуватись термінів виконання документів встановлених сектором контролю загального відділу.

6. Сектору контролю загального відділу міської ради (Н.Волчинська):

6.1. Довідку про стан виконавської дисципліни в роботі з документами  за перше півріччя 2014 року скерувати в структурні підрозділи міської ради для аналізу та відповідного реагування.

6.2. Посилити технічний контроль за станом реагування, строками, відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюцій, доведення документів до виконавців, їх проходження в апараті міської ради та між структурними підрозділами.

6.3. Забезпечити подання щоквартально до 25 числа місяця наступного за звітним міському голові та керуючому справами виконкому інформацію про стан виконавської дисципліни в міській раді.

7. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця - сектор контролю загального відділу міської ради (Н.Волчинська).

8. Рішення виконкому від 25.02.2014р. № 24 зняти з контролю.

9. Контроль за виконання даного рішення покласти на керуючого справами виконкому А.Грицана.

Міський голова                                                                                                          І.Слюзар

Довідка

про стан виконавської дисципліни в роботі з документами

у першому півріччі 2014  року

У І півріччі 2014 року була продовжена системна і цілеспрямована робота з контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, розпоряджень, доручень облдержадміністрації, листів структурних підрозділів облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень  міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, актів прокурорського реагування і інших документів. Вживалися заходи щодо підвищення виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради.

Для структурних підрозділів міської ради важливим залишається питання дотримання термінів виконання контрольних документів. Його успішне вирішення залежить від багатьох факторів. Головний з них – це чітке виконання вимог Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконкому від 26.06.2012  №185. Недотримання вимог розділу ІІІ Інструкції негативно впливає як на якість проектів відповідей, так і на своєчасність їх підготовки.

У звітному періоді сектором контролю опрацьовано 2267 документів, із них 412 взято на контроль, що становить 18,1% від кількості отриманих.

Станом на 01.07.2014 року знято з контролю 339 документів, з них 13 розглянуто з порушенням терміну, що становить 3,5% від взятих на контроль. Залишилось  на контролі – 72  документи, з термінами виконання в наступний період.

Стан виконання контрольних документів наведений у таблиці:

У звітному періоді продовжував здійснюватись контроль за розглядом  запитів та звернень депутатів усіх рівнів. Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на загальний відділ міської ради, а депутатів міської ради - на організаційний відділ міської ради.

Протягом І півріччя 2014 року до міської ради надійшло 2 звернення народних депутатів України О.Бєлькової в якому піднімалося питання системи внутрішнього електронного документообігу в міській раді, Г.Москаля – по питанню розслідування фактів використання службових повноважень під час мирних протестів (отримано через ОДА) та звернення депутата Івано-Франківської обласної ради Я.Єфімчука - з організаційних питань. Всі звернення опрацьовано та вчасно, з дотриманням 10-ти денного терміну надано відповіді.

Від депутатів Коломийської міської ради надійшло 46 звернень та 1 запит. Всі запити та звернення  розглянуті, депутатам надано відповіді. З порушенням виконано 1 звернення (таблиця по розгляду запитів та звернень депутатів міської ради додається).    

У звітному періоді на контролі знаходилося 13 доручень голови облдержадміністрації та його заступників, 40 розпоряджень голови облдержадміністрації. Знято з контролю 6 доручень та 18 розпоряджень, відповідно 7 доручень та 21 розпорядження залишилось на контролі. Більшість з них, знаходилися на виконанні у фінансовому управлінні, управлінні економіки, праці та соціального захисту населення, відділі надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами  міської ради.

      На низькому рівні продовжує залишатись виконавська дисципліна у відділі земельних відносин та обліку комунального майна міської ради. За 1 півріччя 2014 року у цьому відділі порушено терміни виконання 12 документів.

Загалом з порушенням термінів із 2267 надісланих документів, станом на 01.07.2014р. розглянуто 30 або 1,3%. В порівнянні з відповідним періодом минулого року ця цифра складала 32 документи або 1,1%, тобто зберігається тенденція мінімізації документів розглянутих з порушенням терміну.

Із загальної кількості отриманих документів допустили порушення:

- відділ земельних відносин та обліку комунального майна міської ради – 12

- відділ надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з право- охоронними органами міської ради – 5

- Центральна районна лікарня – 3

- управління архітектури, містобудування та капітального будівництва міської ради  – 2

- відділ управління комунальним майном – 2

- відділ культури – 1

- управління праці та соцзахисту населення – 1

- МЦСССДМ – 1

- міськрайонний центр зайнятості -2 (перелік документів розглянутих з порушенням терміну додається).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. З початку року, станом на 1.07.2014 року взято на контроль 13 рішень виконкому та 20 розпоряджень міського голови, на які заведено контрольні справи. Знято з контролю 15 рішень виконкому та 23 розпорядження міського голови (враховуючи минулі роки) термін виконання яких закінчився.

Разом з тим в роботі з документами і надалі залишаються суттєві упущення. Не здійснюється належним чином контроль за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови, або взагалі не беруться на контроль власні розпорядчі документи, в яких містяться завдання, чим порушується пункт  6.7 Регламенту виконкому. Як правило, узагальнюючі довідки про зняття з контролю таких документів подаються після неодноразових нагадувань.

При підготовці проектів рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови, що містять завдання, виконавці не завжди вказують в тексті терміни їх виконання, чим ускладнюють здійснення контролю за даними документами, не погоджують та не візують такі проекти документів в секторі контролю.

Частина документів виконується в останні дні, недостатнім є внутрішній контроль у структурних підрозділах міської ради, про що свідчить той факт коли документи, які на контроль не поставлені, але потребують відповіді, розглядаються з порушенням 30-денного терміну.

Не всі працівники обізнані з основними термінами виконання документів.

І надалі трапляються випадки, коли на підпис міському голові подаються листи, не завізовані керівником структурного підрозділу або профільним заступником.

Окремі виконавці в останні дні до закінчення термінів виконання документів, звертаються до керівництва міської ради для подальшого переписування резолюцій на інших виконавців.

На це слід звернути увагу всім структурним підрозділам міської ради.

Виходячи з вищенаведеного рекомендуємо доповідну записку розглянути на засіданні виконкому.

Завідувач сектору контролю

загального відділу                                                                                              Н.Волчинська

Аналіз виконавської дисципліни

Термін контролю з 01.01.2014 по 30.06.2014

Сектор контролю загального відділу

Інформація про виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови

за  І півріччя 2014 року

Сектор контролю загального відділу

Довідка

про розгляд управліннями та відділами міської ради

депутатських звернень (запитів) за І півріччя 2014 року

       Примітка: Всього надійшло 46 депутатських звернень (1 депутатський запит).  Всі звернення розглянуті, відповіді надані депутатам.

Організаційний відділ