На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради на друге півріччя 2020 року, затвердженого рішенням виконкому від 23.06.2020 р. № 94, у відповідності до Регламенту виконавчого комітету Коломийської міської ради, Інструкції з діловодства, Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, з метою підвищення виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів міської ради та безумовне виконання законів України, актів та доручень Президента України, рішень Уряду, інших центральних органів влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, власно прийнятих рішень виконкому, керуючись статтею 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  виконком міської ради

в и р і ш и в :

1. Довідку загального відділу міської ради про підсумки роботи з документами та рівень виконавської дисципліни у першому півріччі 2020 року

взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам міської ради, комунальним підприємствам, міським установам для аналізу та відповідного реагування.

2. Забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з Регламентами міської ради, виконкому, Інструкцією з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

3. З метою упереджувального контролю дотримуватись термінів виконання документів встановлених сектором контролю загального відділу міської ради.

4. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

4.1. Забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу «Діловод».

4.2. Проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни та вжити дієвих заходів, щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах.

4.3. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці (перший виконавець), організовувати та координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

5. Заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету міської ради:

6. Посилити контроль до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконкому, за дотриманням вимог Регламенту виконавчого комітету  сьомого демократичного скликання, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

7. Рішення виконавчого комітету міської ради від 26.05.2020 № 58 « Про підсумки роботи з документами та рівень виконавської дисципліни у 2019 році» зняти з контролю.

8 . Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Тараса Кухтара.

Міський голова                                                                                                    Ігор СЛЮЗАР

Додаток

до рішення виконкому

від 22.09.2020 р. № 162

Довідка

про стан виконавської дисципліни в роботі з документами

у структурних підрозділах міської ради за І півріччя 2020 року

У І півріччі 2020 року була продовжена системна і цілеспрямована робота з контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, розпоряджень,  доручень облдержадміністрації, листів структурних підрозділів облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень  міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, і інших документів.

Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснювалася відповідно до планів роботи.

Для структурних підрозділів міської ради важливим залишається питання дотримання термінів виконання контрольних документів. Його успішне вирішення залежить від багатьох факторів. Головний з них – це чітке виконання вимог Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконкому від 23.07.2019р. №151.

Недотримання вимог розділу ІІІ Інструкції негативно впливає як на якість проектів відповідей, так і на своєчасність їх підготовки.

У звітному періоді сектором контролю опрацьовано 2679 документи, з них 536 взято на контроль, що становить 20 % від кількості отриманих.

Станом на 01.07.2020 року знято з контролю 498 документів, з них 7 розглянуто з порушенням терміну, що становить 1,4 % від взятих на контроль.   Залишилось  на контролі – 38  документів, з термінами виконання в наступний період.

Стан виконання контрольних документів наведений у таблиці:

У звітному періоді продовжував здійснюватись контроль за розглядом  запитів та звернень депутатів усіх рівнів. Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на загальний відділ міської ради, а депутатів міської ради - на організаційний відділ міської ради.

Протягом І півріччя 2020 року до міської ради надійшли 2 звернення. Одне з яких звернення депутатів обласної ради. Друге звернення Народного депутата України Анатолія Костюха. Всі звернення опрацьовано та вчасно, з дотриманням 10-ти денного терміну, надано відповіді.

Від депутатів Коломийської міської ради надійшло 115 звернень та 32 запити. Всі запити та звернення  розглянуті, депутатам надано відповіді.

У звітному періоді на контролі знаходилося 2 доручення голови облдержадміністрації та його заступників, 13 розпоряджень голови облдержадміністрації. Знято з контролю 2 доручення та 8 розпоряджень, відповідно 5 розпоряджень залишилось на контролі.

Відповідно до своїх повноважень Коломийською міською радою в першому півріччі  2020 році проведено 7 сесій міської ради, які складалися із 9 пленарних засідань, прийнято 462 рішень. З ініціативи депутатів прийнято 2 звернення Коломийської міської ради до Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради України.

Виконавчим комітетом міської ради проведено 4 засідання, прийнято 114 рішень та розтиражовано 785 копій та витягів з рішень.

Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за їх підготовку, у загальний відділ міської ради не пізніше ніж за 21 робочий день до засідання виконавчого комітету. Порядок денний засідання виконкому, проекти рішень з питань, що виносяться на розгляд виконавчого комітету, оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради та подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету.

Загальний відділ  міської ради з дня прийняття рішень виконкому, але не пізніше п’яти робочих днів, забезпечував їх оприлюднення на офіційному веб-сайті  міської ради. У разі доопрацювання рішень, прийнятих з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень і пропозицій, протягом трьох днів після проведення засідання виконкому, здійснюється перевізування таких рішень. До 10 днів оформляються протоколи засідань виконкому.

Разом з тим, в роботі з документами і надалі залишаються суттєві упущення. Не здійснюється належним чином контроль за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови, або взагалі не беруться на контроль власні розпорядчі документи, в яких містяться завдання, чим порушується пункт  6.9 Регламенту виконкому. Як правило, узагальнюючі довідки про зняття з контролю таких документів подаються після неодноразових нагадувань.

При підготовці проектів рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови, що містять завдання, виконавці не завжди вказують в тексті терміни їх виконання, чим ускладнюють здійснення контролю за даними документами, не погоджують та не візують такі проекти документів в секторі контролю.

З урахуванням поданих пропозицій керівникам структурних підрозділів міської ради, підготовлено плани роботи виконавчого комітету міської ради на  друге півріччя 2020 року. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами інформував виконавчий комітет про виконання плану роботи за попереднє півріччя.

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. З початку року, станом на 01.07.2020 року взято на контроль 8 рішень виконкому та 12 розпоряджень міського голови, на які заведено контрольні справи. Знято з контролю 10 рішень виконкому та 12 розпоряджень міського голови (враховуючи минулі роки), термін виконання яких закінчився.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності. Інформація про засідання виконавчого комітету систематично висвітлювалося на місцевому телебаченні телерадіокомпанії “НТК”, та прямою трансляцією на каналі YouTube.

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови, слід зазначити, що у першому кварталі  2020 року міським головою видано 1195 розпоряджень, зокрема: 197 - з основної діяльності, 998 – з кадрових питань.

Що стосується розпоряджень з основної діяльності, то в основному це розпорядження про надання громадянам одноразової грошової допомоги, спрямування коштів, створення комісій, робочих груп тощо, проведення громадських слухань, внесення змін в раніше прийняті розпорядження та інші.

При підготовці розпоряджень з основної діяльності допускалися такі ж недоліки, як і при підготовці рішень виконкому. Це відсутність пояснювальних записок, віз посадових осіб міської ради, порушення інструкції з діловодства при оформленні (недотримання розмірів полів, відсутність нумерації сторінок, неправильне оформлення додатків до розпоряджень, неправильне заповнення реєстрів розсилки або взагалі їх відсутність тощо).

Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства - це вагома складова нашої роботи.

Також документообіг в Коломийській міській раді здійснювався з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), так у першому півріччі 2020 році міською радою отримано 14 документів в електронному вигляді через систему СЕВ ОВВ.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Використання електронної реєстрації дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У першому кварталі 2020 року документообіг становив 4453 документів. З них: 2679 вхідної кореспонденції, 650 ініціативні листи та 1124 листи-відповіді.

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються недоліки. При підготовці вихідної кореспонденції і надалі немає узагальнюючого заголовка,  не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, ініціали, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок, в листах не зазначаються поштові адреси разових адресатів. Окремі виконавці і надалі подають документи на реєстрацію після 14.00, чим порушують встановлений порядок роботи з документами.

Дуже часто листи про відрядження працівників подаються структурними підрозділами міської ради напередодні, або і у день відрядження. Те саме стосується листів про нагородження відзнаками міського голови. Слід нагадати, що відповідно до Положення про відзнаки міського голови, яке затверджене рішенням виконкому від 23.03.2011 № 78, такі подання подаються не пізніше, ніж за 10 днів до дати нагородження.

Окремі виконавці продовжують порушувати терміни, встановлені сектором контролю та  надають відповіді в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни в міській раді вживалися такі заходи:

• щоденно проводиться індивідуальна співбесіда з безпосередніми виконавцями;
• надається практична допомога в оформленні розпорядчих документів, листів;
• щоквартально готуються доповідні записки про стан виконавської дисципліни, які розглядаються на   апаратних нарадах.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію загального відділу міської ради направити в структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства, які належать до сфери управління Коломийської міської ради для аналізу та вжиття заходів реагування.

Начальник загального

відділу міської ради                                                                          Наталія ВОЛЧИНСЬКА

Додаток до довідки

Аналіз виконавської дисципліни термін контролю з 01.01.2020 р. по 30.06.2020 р.

Провідний спеціаліст сектору

контролю міської ради                                                                      Сніжана ПІЦ

Додаток до довідки

Аналіз виконавської дисципліни протоколів нарад у міського голови, заступників міського голови та керуючого справами виконавчого комітету

з 01.01.2020 р. по 30.06.2020 р.

Провідний спеціаліст сектору

контролю міської ради                                                                      Сніжана ПІЦ

Додаток до довідки

Аналіз виконавської дисципліни в роботі з розпорядженнями міського голови та рішеннями виконкому за І півріччя 2020 рік

Провідний спеціаліст сектору контролю міської ради                              Сніжана ПІЦ