Про затвердження Регламенту управління надання адміністративних послуг Коломийської міської ради

Відповідно до частини 10 статті 12 Закону України "Про адміністративні послуги", керуючись Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні"  та постановою Кабінету Міністрів України від 30.01.2013р. №44 «Про затвердження вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги», міська рада

вирішила:

1. Затвердити Регламент управління надання адміністративних послуг Коломийської міської ради у новій редакції (додається).

2. Вважати таким, що втратило чинність п.3 рішення міської ради від 13.10.2015р. №2366-58/2015 "Деякі питання роботи центру надання адміністративних послуг".

3. Організацію та контроль за виконанням рішення покласти на першого заступника міського голови С. Коцюра.

Міський голова                                                                                                І. Слюзар

                                 ЗАТВЕРДЖЕНО
                                  рішення міської ради

                                  від 22.06.2017р.№1606-22/2017

РЕГЛАМЕНТ

управління надання адміністративних послуг

Коломийської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Регламент управління надання адміністративних послуг Коломийської міської ради (надалі - Регламент) регулює організаційно-процедурні засади діяльності управління надання адміністративних послуг Коломийської міської ради (надалі – УНАП).

1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України та визначає механізм взаємодії працівників УНАП, суб’єктів надання адміністративних послуг та суб’єктів звернень з питань реалізації Закону України «Про адміністративні послуги» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності УНАП.

1.3. Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у цей документ здійснюється за рішенням Коломийської міської ради.

1.4. У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні міської ради ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5. Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників УНАП, суб’єктів надання адміністративних послуг, працівників виконавчих органів Коломийської міської ради та представників місцевих, регіональних дозвільних органів та територіальних органів виконавчої влади, які здійснюють прийом в УНАП.

1.6.  УНАП здійснює прийом документів щодня, крім суботи та неділі з 8.30 год. до 16.00 год. (у п’ятницю до 15.00) без обідньої перерви, щосереди з подовженим графіком роботи до 20.00 год.

1.7. Прийом заяв суб’єктів звернень щодо надання адміністративних послуг, якщо такі послуги за законом надаються через УНАП, та видача суб’єктам звернень оформлених результатів надання адміністративних послуг здійснюється виключно через УНАП.

2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр

2.1 УНАП розміщується в центральній частині міста або іншому зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.

На вході до приміщення (будівлі) розміщується інформаційна вивіска з його найменуванням та графіком роботи.

Вхід до УНАП повинен бути облаштований пандусом для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

На прилеглій території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.

2.2. Приміщення УНАП поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини приміщення.

Відкрита частина включає:

- сектор прийому;

- сектор інформування;

- сектор очікування;

- сектор обслуговування.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв’язку, а також збереження документів, справ, журналів реєстрації (розміщення архіву).

Вхід до закритої частини приміщення суб’єктам звернення забороняється.

2.3. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення УНАП. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи УНАП.

2.4. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також у разі можливості - інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

2.5. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до УНАП протягом дня, та облаштовується в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають проблеми із зором.

2.6.  Сектор обслуговування повинен бути утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора центру.

2.7. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів.

Загальна площа секторів очікування та обслуговування повинна становити не менш як 100 кв. метрів.

2.8. Перелік адміністративних послуг, які надаються через УНАП, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

2.9. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг в УНАП можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.

3. Інформаційна і технологічна картки адміністративних послуг

3.1. Основна інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг описується у відповідних інформаційних картках, а порядок надання адміністративних послуг – у відповідних технологічних картках, що розміщені на інформаційних стендах, в інформаційних терміналах, на офіційному сайті.

3.2. Інформаційні і технологічні картки, зміни до них, розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг та затверджуються відповідно до вимог чинного законодавства України.

3.3. У разі внесення змін до законодавства щодо надання певної адміністративної послуги суб’єкт надання відповідної адміністративної послуги у строк до 3 робочих днів інформує про це керівника УНАП, готує відповідні зміни до інформаційних та/або технологічних карток згідно з вимогами законодавства та цього Регламенту, та подає на затвердження.

3.4. Керівник УНАП може вносити суб’єкту надання адміністративних послуг пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток.

4. Інформаційне забезпечення, інформаційне консультування та регулювання черги

4.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень в УНАП вживаються заходи для інформаційного забезпечення, інформаційного консультування суб’єктів звернень та запобігання виникненню черг, а у випадку їх виникнення - для регулювання черги. Керування чергою, забезпечується системою електронного керування чергою через інформаційний термінал.

4.2. Інформаційне забезпечення з питань діяльності УНАП, процедур надання адміністративних послуг, графіків особистого прийому, порядку та умов обслуговування в УНАП здійснюється за допомогою 3 інформаційних стендів, інформаційних терміналів, на офіційному сайті.

4.3. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема, про: найменування УНАП, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти; графік роботи (прийомні дні та години, вихідні дні); перелік адміністративних послуг, які надаються через УНАП, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг; строки надання адміністративних послуг; бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення; платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг; супутні послуги, які надаються; прізвище, ім’я, по батькові керівника УНАП, контактні телефони, адресу електронної пошти; користування інформаційними терміналами; користування автоматизованою системою керування чергою; положення про УНАП; регламент УНАП. Перелічені документи розміщуються на інформаційних стендах у зручному та доступному для суб’єктів звернень місці у зоні очікування.

4.4. Інформаційні картки та формуляри (бланки) заяв, необхідні для отримання адміністративних послуг, розміщуються на стендах у достатній кількості, групуються за видами адміністративних послуг, а також в адміністраторів УНАП.

4.5. Працівники УНАП під час здійснення своїх повноважень мають бути забезпечені ідентифікаторами встановленого зразка.

4.6. Суб’єкти звернень, які мають намір одержати адміністративну послугу в УНАП, реєструються за допомогою терміналу в електронній системі керування чергою, отримують талон, у якому зазначено: найменування УНАП, дата та час реєстрації, порядковий номер у системі (відповідний номер в черзі), робоче місце, за яким здійснюватиметься прийом. Суб’єкти звернень очікують на прийом адміністратором УНАП до висвітлення на електронному табло номера та місця прийому.

4.7. УНАП може використовувати також інші інструменти керування чергою, гарантуючи дотримання принципу рівноправності суб’єктів звернень (інтернет-реєстрація).

5. Прийняття заяви та інших документів у УНАП

5.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в УНАП.

5.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у УНАП особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

5.3. У разі коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

5.4. Адміністратор УНАП перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, при необхідності надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі, коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

5.5. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги, якщо інше не передбачене законодавством.

5.6. Адміністратор УНАП складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї.

5.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом відповідного адміністратора УНАП, а також відмітки про час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в УНАП електронного документообігу – в електронній формі.

5.8. Адміністратор УНАП здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

5.9. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор УНАП формує справу у електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання або сканування.

5.10. Адміністратори УНАП ведуть електронний реєстр - контроль справи, що містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

6. Опрацювання справи (вхідного пакету документів)

6.1. Опрацювання вхідних пакетів документів та надання адміністративних послуг здійснюється суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до технологічної картки.

6.2. Адміністратор УНАП зобов'язаний організовувати передачу вхідного пакету документів до суб’єкта надання адміністративних послуг у міру їх надходження, але не пізніше наступного дня.

6.3. Передача справ у паперовій формі суб’єктам надання адміністративних послуг здійснюється спеціально визначеною особою або адміністратором УНАП через відповідального працівника суб’єкта надання адміністративних послуг в порядку, визначеному органом, що утворив УНАП.

6.4. Не рідше одного разу на день, не пізніше 17.00 год., спеціально визначена особа, або адміністратор УНАП під розпис передає вхідні пакети документів відповідальним працівникам суб’єктів надання адміністративних послуг, до компетенції яких належить їх опрацювання.

6.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги, за потреби, отримує документи, або інформацію, що перебувають у володінні державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ або організацій, що належать до сфери їх управління. Таке отримання здійснюється за умови наявності в матеріалах справи згоди (дозволу) суб’єкта звернення на збирання, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративних послуг.

6.6. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний своєчасно інформувати УНАП про перешкоди у дотриманні термінів розгляду справ та прийняття рішення, а також інші проблеми, що виникають при розгляді справи. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний надавати інформацію на усний або письмовий запит (в т.ч. електронною поштою) адміністратора щодо ходу розгляду справи. У разі виявлення факту (фактів) порушення щодо розгляду справи (вимог щодо термінів надання адміністративної послуги тощо) адміністратор зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника УНАП.

6.7. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (незадовільного) для суб’єкта звернення рішення, суб’єкт надання адміністративної послуги повинен врахувати, чи може отримання від суб’єкта звернення додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та, відповідно, забезпечити право суб’єкта звернення на участь у процесі розгляду справи та прийняття рішення.

7. Передача результатів надання адміністративних послуг (вихідного пакету документів) суб’єкту звернення

7.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги та направити його адміністратору УНАП, про що робиться запис в електронному реєстрі.

7.2. Адміністратор УНАП не пізніше наступного робочого дня після отримання вихідного пакету документів від суб’єкта надання адміністративної послуги здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до електронного реєстру та повідомляє про результати надання адміністративної послуги суб’єкту звернення у зазначений суб’єктом звернення спосіб.

7.3. Результат надання адміністративної послуги впродовж місяця з моменту його реєстрації в УНАП надається суб’єкту звернення особисто (його довіреній особі) – при пред’явленні документа, який посвідчує особу (документа, який підтверджує повноваження довіреної особи), або у спосіб, прийнятний для суб’єкта звернення (засобами поштового зв’язку (рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення), засобами телекомунікаційного зв’язку).

7.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в УНАП протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку.

7.5. У випадках, якщо адміністративна послуга, яку хоче отримати суб’єкт звернення, може надаватися невідкладно, опрацювання та вирішення справи здійснюється в УНАП адміністраторами чи учасниками УНАП згідно з технологічною карткою. При цьому реєструється результат вирішення адміністративної справи, невідкладно формується вихідний пакет документів та передається суб’єкту звернення.

7.6. Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) у журналі реєстрації видачі результату адміністративних послуг або отриманні повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою). Інформація про дату отримання результату надання адміністративної послуги суб’єктом звернення фіксується у паперовій та електронній формі.

7.7. Контроль за проходженням адміністративної справи та дотриманням строків її вирішення покладається на адміністраторів УНАП та керівника УНАП.

7.8. Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративної послуги несуть суб’єкти надання адміністративної послуги, та в межах своїх повноважень – адміністратори і керівник УНАП.

7.9. Відмова у наданні адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання адміністративної послуги письмово, з визначенням передбачених законодавством підстав для такої відмови. Суб’єкт надання адміністративної послуги зазначає причини відмови з посиланням на норми чинного законодавства.

7.10. Відмова у наданні адміністративної послуги долучається до адміністративної справи та робиться відповідна відмітка в електронному реєстрі.

7.11. У разі усунення суб’єктом звернення причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, суб’єкт звернення має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідних для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.

7.12. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні суб’єкту звернення (за винятком не усунення чи усунення не в повній мірі суб’єктом звернення причин, що стали підставою для попередньої відмови).

7.13. В УНАП зберігається інформація про кожну надану адміністративну послугу/справу у паперовій формі (ксерокопія) та/або електронній формі (відскановані документи): заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи визначені законодавством. Всі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

8. Строки надання адміністративної послуги

8.1. Граничний строк надання адміністративної послуги визначений законом. У разі, якщо законом не визначено граничний строк надання адміністративної послуги цей строк не може перевищувати 30 календарних днів з дня подання суб’єктом звернення заяви та документів, необхідних для отримання послуги, якщо інше не визначено законом.

8.2. У разі надання адміністративної послуги суб’єктом надання адміністративних послуг на засадах колегіальності, рішення про надання адміністративної послуги або про відмову в її наданні приймається у строк, визначений у п. 8.1., а в разі неможливості прийняття зазначеного рішення у такий строк – на першому засіданні колегіального органу після закінчення цього строку.

8.3. Адміністративна послуга вважається наданою з моменту отримання її суб’єктом звернення особисто (його довіреною особою) або направлення поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення) на адресу суб’єкта звернення. При цьому строк доставки поштової кореспонденції не зараховується до строку надання адміністративної послуги.

9. Здійснення контролю за наданням адміністративних послуг

9.1. Контроль за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду вхідних пакетів, підготовки і видачі вихідних пакетів (далі – контроль) – це комплекс заходів, спрямованих на вирішення питань щодо забезпечення розгляду звернень замовників, прийняття відповідних рішень та надання вихідного пакету в установлений законодавством строк.

9.2. Відповідальність за додержанням термінів надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання адміністративних послуг.

9.3. Основними заходами контролю є: - моніторинг у часі всіх дій суб’єктів надання адміністративних послуг, пов’язаних з прийомом, розглядом вхідних пакетів та видачею вихідних пакетів; - документальна фіксація дати прийняття вхідних пакетів і повернення вихідних пакетів; - заходи, пов’язані з підготовкою та видачею вихідних пакетів; - супровід та загальна координація дій суб’єктів надання адміністративних послуг, пов’язаних з наданням адміністративних послуг; - інформування міського голови, його заступників про будь-які порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг, що допускаються суб’єктами надання адміністративних послуг.

9.4. Систематичний збір та обробка інформації, пов’язаної з видачею суб’єктами надання адміністративних послуг результатів адміністративних послуг (далі – моніторинг), здійснюється адміністраторами УНАП в рамках повноважень щодо надання адміністративних послуг.

9.5. Моніторинг здійснюється шляхом інформування працівників УНАП відповідальними працівниками суб’єктів надання адміністративних послуг щодо перебігу подій, пов’язаних з розглядом надання адміністративної послуги, за власною ініціативою, на усний або письмовий запит працівників УНАП. Інформування здійснюється шляхом листування, за допомогою засобів телефонного зв’язку та іншими способами за погодженням сторін.

9.6. Працівники УНАП щомісяця (в останній робочий день місяця), враховуючи дані, занесені в електронний реєстр, формують у письмовій формі звіт в розрізі суб’єктів надання адміністративних послуг по кількості прийнятих/виданих та невиконаних адміністративних послугах та надають його керівникові УНАП.

9.7. Друковані примірники переліків адміністративних процедур в розрізі суб’єктів звернень, щодо яких порушено терміни підготовки та видачі вихідних пакетів не пізніше понеділка, наступного за днем їх формування, доводяться до відома суб’єктів надання адміністративних послуг.

10. Оскарження результатів надання адміністративних послуг

10.1. Суб’єкт звернення має право подати скаргу на отриманий через УНАП результат надання адміністративної послуги до суб’єкта надання адміністративної послуги або до вищого органу відносно того органу, що вирішив справу (у разі, якщо такий вищий орган існує) та в судовому порядку.

10.2. Скарга, яка подається до УНАП, підлягає реєстрації у встановленому порядку. Не пізніше наступного дня з моменту реєстрації скарга разом із матеріалами, що додаються до неї, передається (надсилається) суб’єкту розгляду скарги.

10.3 Суб’єкт розгляду скарги зобов’язаний розглянути й вирішити скаргу відповідно до вимог чинного законодавства України та забезпечити передання рішення в УНАП для доведення до відома скаржника.

11. Оскарження дій або бездіяльності працівників УНАП

11.1. В УНАП здійснюється обов’язкове ведення книги відгуків та пропозицій та скриньки звернень та пропозицій, доступ до яких надається кожному суб’єкту звернення.

11.2. Будь-яка особа має право подати скаргу на дії чи бездіяльність адміністраторів чи працівників УНАП, якщо вважає, що ними порушено її права, свободи чи законні інтереси.

11.3. Дії або бездіяльність посадових осіб уповноважених відповідно до закону надавати адміністративні послуги, працівників УНАП можуть бути оскаржені до суду в порядку, встановленому законом.

12. Заключні положення

12.1. Працівники УНАП працюють відповідно до затвердженого графіка. Графік роботи працівників УНАП складається згідно з вимогами чинного трудового законодавства, затверджується керівником УНАП.

12.2. Для обліку робочого часу працівників УНАП, що працюють за змінним графіком роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні.

12.3. Суб’єктам господарювання, які надають супутні послуги у УНАП, рекомендується працювати згідно з режимом роботи УНАП.

12.4. Вхід сторонніх осіб в службові приміщення УНАП обмежується.

12.5. Прийом громадян з особистих питань керівниками виконавчих органів Коломийської міської ради проводиться в приміщенні УНАП відповідно до затвердженого графіка.

12.6. Працівники УНАП несуть відповідальність за збереження та належне використання службового майна та інших матеріальних цінностей.