Про затвердження Концепції модернізації центру надання адміністративних послуг Коломийської міської ради на 2020-2022 роки

Розглянувши проект Концепції модернізації центру надання адміністративних послуг Коломийської міської ради на 2020-2022 роки, з метою створення зручних і сприятливих умов отримання послуг громадянами, фізичними та юридичними особами, відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та керуючись статтями 25, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада

вирішила:

1. Затвердити Концепцію модернізації центру надання адміністративних послуг Коломийської міської ради на 2020-2022 роки (додається).
2. Організацію виконання рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Тараса Кухтара.
3. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну комісію з питань підприємництва, регуляторної політики, архітектури, містобудування, транспорту та зв'язку (Ольга Петрів).

Міський голова                                                                                                                    Ігор СЛЮЗАР

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення міської ради

від 23.07.2020 р. №4844-65/2020

Концепція модернізації

центру надання адміністративних послуг

Коломийської міської ради на 2020-2022 роки

Загальні положення

Концепція модернізації центру надання адміністративних послуг Коломийської міської ради на 2020-2022 роки (далі – Концепція) розроблена з метою реалізації вимог Закону України “Про адміністративні послуги”, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” для створення рівних умов надання мешканцям Коломийської міської об’єднаної територіальної громади (далі – Коломийська ОТГ) та сільських населених пунктів Коломийського району адміністративних послуг в зручний та доступний спосіб та забезпечення ефективного функціонування центру надання адміністративних послуг Коломийської міської ради (далі – ЦНАП).

Концепція спрямована на застосування нових методів, використання сучасних інструментів у взаємовідносинах органів місцевого самоврядування, суб’єктів надання адміністративних послуг та громадян, удосконалення процесів надання адміністративних послуг.

Концепція визначає організаційно-правові питання модернізації та функціонування ЦНАП, встановлює єдині засади організації роботи структурних підрозділів та працівників міської ради з надання якісних адміністративних послуг суб’єктам звернення через ЦНАП шляхом його співпраці з суб’єктами надання адміністративних послуг.

Мета Концепції

Метою розробки, затвердження та реалізації цієї Концепції є вдосконалення надання адміністративних послуг, покращення умов функціонування ЦНАП та створення рівних умов для надання мешканцям Коломийської ОТГ та сільських населених пунктів Коломийського району, незалежно від статі, віку та фізичних можливостей необхідних адміністративних послуг в зручний та доступний способи.

Завдання Концепції

Завданнями цієї Концепції є:

- забезпечення отримання Коломийською міською радою повноважень з надання усіх адміністративних послуг, необхідних мешканцям, фізичним та юридичним особам, які здійснюють свою діяльність на території Коломийської ОТГ і сільських населених пунктів Коломийського району та які делеговані або можуть бути делеговані державою від  органів державної влади (державних органів);

- модернізація ЦНАП, шляхом забезпечення комфортних умов для обслуговування суб’єктів звернень та належних умов для роботи посадових осіб;

- впровадження у роботі ЦНАПу сучасних інформаційно-телекомунікаційних засобів, використання найновіших інформаційних технологій для забезпечення можливості віддалено отримувати максимально широкий спектр адміністративних послуг;

- забезпечення доступних та безбар’єрних умов для отримання адміністративних послуг усіма мешканцями Коломийської ОТГ та сільських населених пунктів Коломийського району, в тому числі шляхом модернізації віддалених робочих місць (далі – ВРМ) ЦНАП в адміністративних будівлях сільських населених пунктів Коломийської ОТГ;

- забезпечення гендерної рівності та обслуговування громадян з особливими потребами на всіх етапах модернізації та функціонування ЦНАП.

Основні передумови затвердження та реалізації Концепції

ЦНАП утворено у 2013 році зі штатною чисельністю 4 штатні одиниці. На початку 2016 року ЦНАП реорганізовано та збільшено штатну чисельність до 16 штатних одиниць. Приміщення ЦНАП відповідає формату «відкритого простору», проте розташовано на другому поверсі, що, навіть із врахуванням облаштованого пандусу та кнопки виклику, дещо ускладнює доступ для людей з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до ЦНАП.

В контексті реформи децентралізації після утворення Коломийської ОТГ, із врахуванням ресурсної бази (35 штатних одиниць) та наявної належної інфраструктури існуючого ЦНАП, з метою раціоналізації надання адміністративних послуг та зручності їх отримання мешканцями Коломийської ОТГ і сільських населених пунктів Коломийського району, наприкінці 2019 року між Коломийською міською радою і Коломийською РДА укладено Меморандум у сфері надання адміністративних послуг. ЦНАП РДА у листопаді 2019 року було ліквідовано і з початку 2020 року ЦНАП забезпечує надання адміністративних послуг також мешканцям сіл Коломийського району, які надавались ЦНАП РДА.

Із врахуванням окреслених вище змін та задля забезпечення доступності отримання адміністративних послуг було прийнято рішення про виділення додаткового приміщення на першому поверсі адміністративної будівлі діючого ЦНАП, в якому станом на сьогодні завершені ремонтно-будівельні роботи із врахуванням безбар’єрних вимог та відкритості простору.  Штат ЦНАП налічує 40 штатних одиниць (в т.ч. працівники 5-х ВРМ та колишнього ЦНАП РДА). Інституційні документи функціонування ЦНАП переглянуто та в установленому порядку поступово оновлюються відповідно до чинного законодавства та змін, що мають місце.

Реалізація цієї Концепції спрямована на вирішення наступних проблем:

- неналежні умови обслуговування суб’єктів звернень на ВРМ ЦНАП в сільських населених пунктах Коломийської ОТГ, в тому числі кабінетна система прийому, відсутність облаштованих місць для очікування, в т.ч. для певних груп громадян: відвідувачів з дітьми, осіб з інвалідністю  тощо;

- відсутність необхідних умов доступу до адміністративних послуг для осіб з інвалідністю, з додатковими потребами та інших соціальних груп;

- недостатнє матеріально-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради, в тому числі відсутність необхідного технічного обладнання, меблів, програмного забезпечення для організації ефективної роботи;

- нові виклики (ризики) погіршення доступності адміністративних послуг, зокрема у сфері реєстрації актів цивільного стану, у зв’язку з утворенням ОТГ;

- необхідність підвищення кваліфікації посадових осіб міської ради, які надають адміністративні послуги;

- відсутність можливості оплати адміністративних послуг в приміщеннях, де розміщені ВРМ ЦНАП;

Заплановані заходи

Для досягнення мети цієї Концепції та усунення наявних проблем пріоритетними є наступні заходи:

- забезпечення ЦНАП додатковим належним приміщенням на першому поверсі із розширенням площі фронт-офісу (в тому числі з комфортною зоною обслуговування та очікування, туалетною кімнатою для людей з інвалідністю з обладнаним столиком для пеленання, дитячим куточком, облаштованою громадською приймальною), технікою, меблями, додатковою електронною системою керування чергою;

- забезпечення у ЦНАП безбар’єрного доступу для обслуговування осіб з інвалідністю та батьків з візочком;

       - забезпечення ЦНАП та ВРМ сучасним комп’ютерним та серверним обладнанням та оргтехнікою для швидкого обміну інформацією із суб’єктами надання адміністративних послуг;

- забезпечення надання можливості надання адміністративних послуг онлайн;

- облаштування достатньої кількості архівосховищ для державних реєстраторів, які здійснюють державну реєстрацію речових прав, фізичних та юридичних осіб;

- забезпечення ЦНАП достатньою кількістю персоналу, організація їх навчання та підвищення кваліфікації, зокрема щодо політики недискримінації;

- організація надання через ЦНАП усіх адміністративних послуг, які надаватимуться згідно з меморандумами, узгодженими рішеннями з територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади, в тому числі з реєстрації актів цивільного стану;

- розширення спектру адміністративних послуг у ЦНАП в зв’язку із передачею повноважень від державних органів до органів місцевого самоврядування;

- облаштування ВРМ у сільських населених пунктах Коломийської ОТГ;

- закупівля автотранспортного засобу для надання послуг за місцем проживання та оперативного доставляння документів з ВРМ суб’єктам надання адміністративних послуг;

- закупівля спеціального обладнання “Мобільний кейс” для забезпечення надання послуг за місцем проживання;

-  облаштування вільного робочого місця в приміщенні ЦНАП та у ВРМ  для надання можливості відвідувачам працювати з документами та інформацією;

- створення належної системи інформування громади про адміністративні послуги та роботу ЦНАП, в тому числі через веб-сторінку ЦНАП;

- актуалізація інституційних документів функціонування ЦНАП (Положення, Регламент, Перелік послуг, інформаційні та технологічні картки, посадові інструкції);

- встановлення додаткового платіжного терміналу самообслуговування у приміщенні ЦНАП та забезпечення можливості оплати послуг на ВРМ.

В межах виконання зазначених заходів можуть використовуватися також механізми:

- міжмуніципального співробітництва територіальних громад (спільного надання окремих адміністративних послуг; придбання обладнання, створення «мобільного ЦНАП» тощо);

-  узгоджених рішень з органами виконавчої влади для надання адміністративних послуг у сфері соціального захисту населення; пенсійного забезпечення, зайнятості населення; організація оперативного документообігу з такими органами.

Для організації та забезпечення модернізації ЦНАП розпорядженням міського голови від 30.04.2020 № 130-р утворено робочу групу з питань модернізації ЦНАП.

Під час своєї діяльності щодо модернізації ЦНАП та виконання запланованих заходів робоча група буде вживати такі організаційні заходи:

- вивчення кращих практик організації надання адміністративних послуг в Україні та за її межами;

- створення дієвої системи зворотного зв’язку з суб’єктами звернень та громадою загалом, розгляду пропозицій та зауважень громадян щодо організації надання адміністративних послуг у громаді, в тому числі при розширенні Переліку адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, при плануванні облаштування приміщення ЦНАП, при впровадженні суттєвих новацій у роботі ЦНАП, при щорічному оцінюванні персоналу ЦНАП;

Усі заходи будуть плануватися та впроваджуватися з урахуванням найкращих стандартів та практик гендерної та антикорупційної політик, політик захисту навколишнього середовища та енергозбереження.

Навчання і мотивація працівників

Під час модернізації ЦНАП здійснюватимуться заходи з навчання та підвищення кваліфікації працівників ЦНАП і ВРМ задля забезпечення можливості вдосконалення ними знань з надання адміністративних послуг, підвищення ефективності виконання покладених на них повноважень і функцій, покращення обслуговування суб’єктів звернень.

Формами навчання можуть бути:

• організовані наради та навчання, що проводяться зовнішніми спеціалістами;
• участь працівників у внутрішніх і зовнішніх короткотермінових навчальних курсах та тренінгах.

Також повинні проводитися заходи, спрямовані на підвищення мотивації працівників та унеможливлення професійного вигорання.

Витрати та джерела їх покриття

Для покриття витрат на модернізацію ЦНАП будуть використані кошти міського бюджету у вигляді плати за надання адміністративних послуг (адміністративний збір); інші кошти міського бюджету; планується залучити кошти обласного та державного бюджетів; кошти проектів міжнародної технічної допомоги та інші дозволені законодавством джерела фінансування.

Очікувані результати

Від реалізації Концепції очікуються наступні результати:

для громадян та суб’єктів господарювання – отримання необхідних адміністративних послуг в громаді, в комфортних, доступних та безбар’єрних умовах у належному ЦНАП, в тому числі на його віддалених робочих місцях;

для працівників ЦНАП та інших посадових осіб долучених до надання адміністративних послуг – належні умови роботи, регулярні заходи з підвищення кваліфікації;

для громади загалом – прозорі умови надання адміністративних послуг, покращений інвестиційний клімат, надходження до міського бюджету коштів за надання адміністративних послуг.

Очікувані стандарти:

- усі мешканці Коломийської ОТГ та сільських населених пунктів Коломийського району у найближчий час матимуть доступ до усіх робочих приміщень фронт-офісу ЦНАП та ВРМ;

- забезпечення безбар’єрного доступу для всіх мешканців в межах територіальної доступності до послуг ЦНАП;

- прийом відвідувачів у ЦНАП не менше 40 прийомних годин протягом тижня, в тому числі робота ЦНАП щосереди до 20:00; 

- надання найважливіших адміністративних послуг за інтегрованим підходом та моделлю життєвих ситуацій («народження», «шлюб», «паспорт», «реєстрація бізнесу», «переїзд/придбання нерухомості», «придбання земельної ділянки», «житлова субсидія», «вихід на пенсію» тощо);

- можливість оплати платних адміністративних послуг безпосередньо у приміщеннях ВРМ ЦНАП (зокрема, з використанням банківського POS-терміналу);

- можливість отримати довідкову інформацію щодо адміністративних послуг телефоном, електронною поштою протягом усіх робочих годин міської  ради,  а також належний зворотній зв’язок з заявниками.

Термін реалізації – 2020-2022 рр.

Керуючий справами

виконавчого комітету міської ради                                                                      Тарас Кухтар