НОРМАТИВНІ АКТИ
КОЛОМИЙСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

Вівторок, 11 серпня 2020 року
 Рішення виконавчого комітету  "Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберіга..."  № 122 від 28.07.2020р. 
Документ №122 від 28.07.2020р. Чинний
        

 
Повязані документи

Пов'язаних документів немає

 
Історія документа

Історії немає

 
Публікації документа

01.08.2020



УКРАЇНА
Коломийська міська рада
Виконавчий комітет
 
РІШЕННЯ
 
м. Коломия
 
від 28.07.2020р.  № 122
 

Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в міській ради


Відповідно до законів України «Про інформацію, «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 р. № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших  матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», розпорядження голови обласної державної адміністрації від 19.01.2017 р. № 24 «Про затвердження інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в апараті облдержадміністрації», з метою вдосконалення форм і методів роботи з документами, що містять службову інформацію, посилення персональної відповідальності керівників, а також забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання, використання вищезазначених документів в міській раді, виконком міської ради

вирішив:

1. Затвердити інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в міській раді (далі – інструкція), що додається.

2. Покласти організацію роботи з документами, що містять службову інформацію в Коломийській міській раді на загальний відділ міської ради.

3. Інструкцію надіслати структурним підрозділам міської ради для використання в роботі.

4. Керівникам структурних підрозділів міської ради забезпечити дотримання вимог цієї інструкції.

5. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому Тараса Кухтара.


Міський голова                                                                       Ігор  Слюзар

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконкому

міської  ради

                від 28.07.2020 р. № 122


І Н С Т Р У К Ц І Я

про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в міській раді


1. Загальні положення

1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в міській раді (далі Інструкція), визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію в міській раді.

2. В міській раді  утворюється постійно діюча комісія з питань роботи із службовою інформацією, положення про неї та її склад затверджуються розпорядженням міського голови.

3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:

3.1. складення на підставі пропозицій структурних підрозділів міської ради та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження міському голові;

3.2. перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою його підтвердження або скасування;

3.3. розгляд документів з грифом “Для службового користування” на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

3.4. розслідування на підставі рішення міського голови фактів втрати документів з грифом “Для службового користування” та розголошення службової інформації;

3.5. розгляд питання щодо присвоєння грифа “Для службового користування” документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

3.6. вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

4. До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники структурних підрозділів з питань мобілізаційної роботи, оборонної, цивільного захисту населення, структурних підрозділів з питань  діловодства.



5. Перелік відомостей складається міською радою   відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, затверджується міським головою та оприлюднюється на  офіційному веб-сайті міської ради.

6. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються міським головою, його заступниками, керівниками структурних підрозділів міської ради у резолюції до такого документа.

7. Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М”,  проводиться структурним підрозділом відповідальними в міській раді за мобілізаційну роботу.

Керівники структурних підрозділів міської ради  здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.

8. Структурний підрозділ з питань діловодства міської ради ознайомлює працівників структурних підрозділів міської ради з інструкцією під розпис.

9. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

10. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей, що становлять службову інформацію.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в міській раді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на міського голову.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Працівники міської ради, які працюють із службовими документами, повинні дотримуватись вимог цієї інструкції, також забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.

2. Приймання та реєстрація документів

14. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування”, в міській раді здійснюється структурним підрозділом міської ради з питань діловодства.

15. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” розкривається працівником відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті та у супровідному листі.

16. У разі ведення окремої реєстрації документів з грифом “Для службового користування” з мобілізаційних питань, конверти (пакування) з відмітками “Літер “М”, що надійшли структурного підрозділу з питань діловодства міської ради, передаються нерозкритими структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в міській раді, під розписку в журналі обліку пакетів (пакувань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки “Для пакетів”.

17. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакуванні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.

18. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.

19. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора)  проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

20. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

21. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:


“251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК”.

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М”, наприклад:


“М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК”.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:


“До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016”.

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

22. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4, на картках або в електронній базі даних.

23. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.

24. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

25. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в міській раді повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

3. Облік видань з грифом “Для службового користування”

26. Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в міській раді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.

27. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

4. Облік електронних носіїв інформації

28. Облік електронних носіїв інформації в міській раді (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться структурним підрозділом з питань діловодства в міській раді у журналі за формою згідно з додатком 7.

29. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.

30. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

31. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 29 і 30 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

32.  Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

33. Гриф “Для службового користування” зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

34.  Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, проводиться представником міської ради, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку.

Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

35. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “Для службового користування”, проводиться в міській раді у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в міській раді. У разі виникнення необхідності в передачі за межі установи такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

5. Друкування і розмноження документів

36. Друкування і розмноження в міській раді документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками міської ради, які мають допуск до роботи з такими документами.

37. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:


“Для службового користування
Прим. № 3”.

Структурний підрозділ міської ради, який є розробником документа з грифом “Для службового користування”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:


“Для службового користування
Прим. № 2
Копіюванню не підлягає”.

Відмітки “Літер “М”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:


“Для службового користування
Літер “М”
Прим. № 2”

38. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:


“Для службового користування
Прим. № 4
Додаток до наказу
__________________
(найменування установи)
___ ______ 20___ р. №____”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:


“Додаток:

довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2020 р. № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:


“Для службового користування
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. № 1”.

39. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

40. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у структурний підрозділ з питань діловодства міської ради, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:


“Надруковано три примірники.
  Прим. № 1 - Мін’юсту
  Прим. № 2 - Мінфіну
  Прим. № 3 - до справи № 01.2-53
  Пункт 3.7 переліку відомостей
  АРМ інвентарний номер 5”.

41. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:


“Прим. № 1-8 - за списком на розсилку;
  Прим. № 9 - до справи № 01.2-53”.

42. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:


“Волчинська Наталія Миколаївна 50823”

43. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

44. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється з дозволу міського голови (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції міського голови.

Міський голова може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

45. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

46. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у необхідній кількості, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

47. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.

6. Надсилання документів

48. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур’єрською службою (кур’єрами), підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.

У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання документів з грифом “Для службового користування” за кордон здійснюється відповідно до законодавства.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

49. Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

50. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування.

51. На конвертах (пакуваннях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (пакування), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

52. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 51 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.

53. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакуваннях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

54. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

7. Формування виконаних документів у справи

55. Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в міській раді зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”.

56. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.

57. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:


“01.2-53 ДСК”.

58. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.

59. У разі коли в міській раді створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

60. У разі коли в міській раді створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією міської ради з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів .

61.  Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

62. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

63. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

8. Користування документами

64. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюцій міського голови або його заступників.

Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у  структурному підрозділі з питань діловодства міської ради чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції міського голови  або затвердженого списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників міської ради до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу, і затвердженого міським головою.

65. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.

66. Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

67. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

68. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) установи, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з архівного підрозділу (архіву) міської ради робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.

69. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

70. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією міського голови або його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

71. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником структурного підрозділу з питань діловодства міської ради або іншою визначеною в інструкції міської ради  посадовою особою, наприклад:


“Згідно з оригіналом
Начальник загального відділу міської ради  (підпис)
20 липня 2020  року”.



Н.М. Волчинська

72. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

73. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

74. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

75. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до міської ради запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 77 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

9. Перегляд документів з грифом “Для службового користування”

76. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

77. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією міської ради.

78. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

79. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

80. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.

81. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається працівником структурного підрозділу з питань діловодства  міської ради (архівного підрозділу) шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

10. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення

82. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

  • наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
  • номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
  • номери великоформатних аркушів;
  • номери конвертів з укладеннями;
  • кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою структурного підрозділу з питань діловодства міської ради. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

83. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.

84. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.

85. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією міської ради у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

86. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:


“Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени експертної комісії установи:
(підпис)   Т. М. Кухтар
(підпис)   Н.М. Волчинська
(підпис)   О.М. Андріяшко
10 лютого 2020 р.”.

87. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.

88. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.

11. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

89. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою.

90. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у структурному підрозділі з питань діловодства міської  ради. Шафи, сейфи, службові приміщення, повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками  структурного підрозділу з питань діловодства міської  ради, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

91. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання.  визначених пунктом 90 цієї Інструкції.

92. Передача документів з грифом “Для службового користування” структурним підрозділам здійснюється через  структурний підрозділ з питань діловодства міської  ради  з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

93. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі міської ради, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення міської ради, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі міської ради  здійснюється на підставі резолюції міського голови  (його заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

94. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

95. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, міський голова (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

96. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним актом міської ради.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М”, залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

97. Результати перевірок, оформляються актом за формою згідно з додатком 13.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт міського голову.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

98. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням міського голови може утворюватися спеціальна комісія.

99. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників міської ради письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

100. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

101. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається міському голові на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією міського голови не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

102. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

12. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

103. Рішення про можливість прийому міською радою іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається міським головою або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

104. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує організаційний відділ міської ради.

105. Організаційний відділ міської ради разом з іншими структурними підрозділами міської ради, що беруть участь у прийомі іноземців розробляють програму прийому іноземців, яка повинна містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в міській раді;

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність установи, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб міської ради, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в міській раді (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік структурних підрозділів міської ради (із зазначенням приміщень, цехів, дільниць, лабораторій), які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців територією міської ради;

інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується міським головою або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

106. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф “Для службового користування” та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується міським головою.

107. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

108. Носії інформації з грифом “Для службового користування” можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

109. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф “Для службового користування” підлягає перегляду відповідно до пункту 86 цієї Інструкції.

110. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу міського голови, якому відповідно до пункту 5 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого міським головою на прийняття такого рішення.

111. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території міської ради без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням міського голови супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

112. Організаційний відділ міської ради  за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

113. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується міським головою.

114. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у організаційному відділі міської ради в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

115. Керівники структурних, що приймають іноземців, зобов’язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

116. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації проводиться відповідно до вимог Порядку, організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого порядком визначеним чинним нормативним актом.


13. Особливості роботи з мобілізаційними документами


       117. Документам, справам, виданням та іншим матеріальним носіям, які містять відомості з питань мобілізаційної підготовки економічного розвитку міста, зазначеним у переліку відомостей з питань мобілізаційної підготовки національної економіки, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (далі – «ДСК») з позначкою «Літер «М».

       118. Орієнтовними критеріями для надання позначки «Літер «М» документам та матеріальним носіям інформації з грифом «ДСК» є відомості про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану міста (конкретні цифрові показники, аналітичні та методичні матеріали, тощо).        119. Ведення обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію з позначкою «Літер «М», в міській раді, а також контроль за дотриманням вимог цієї інструкції, нерозголошення інформації, що міститься в документах з грифом «ДСК» з позначкою «Літер «М», та випадками втрат таких документів покладається на структурний підрозділ з питань мобілізаційної роботи міської ради. 

       120. Працівники допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф «ДСК» (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, затвердженого міським головою.

       121. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа «Для службового користування» проставляється позначка «Літер «М».

       122. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

       123. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою «Літер «М».

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

       124. Друкування та розмноження мобілізаційних документів  покладається на структурний  підрозділ з мобілізаційної роботи міської ради.

       125. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог цієї інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується, у структурному  підрозділі з мобілізаційної роботи міської ради.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом «ДСК», але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

126. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керуючого справами виконавчого комітету міської ради та структурний підрозділ з мобілізаційної роботи міської ради.




Начальник загального

відділу міської ради                                                           Наталія Волчинська


                                                                       Додаток 1 

                                                                       до Інструкції


ЖУРНАЛ

обліку конвертів (пакувань) з грифом

“Для службового користування”


Порядковий номер

Дата надходження конверта (пакування)

Найменування установи, з якої надійшов конверт (пакування)

Номери документів, що зазначені на конверті (пакуванні)

Підпис працівника, відповідального за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (пакування), дата отримання

Примітка

1

2

3

4

5

6


                             Додаток 2

                             до Інструкції

Коломийська міська рада


АКТ

про відсутність вкладень або порушень цілісності,

пошкодження конверта (пакування)

від ____ _________ 20__ р. № ______


Цей акт складений ________________________________________________

                                                     (найменування посади керівника служби іловодства установи)

______________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: _________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

______________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого _______________

______________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень ______________________________________________

                                            (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

______________________________________________________________________,


виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

______________________________________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях)

_________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)



_____________

(підпис)

____________________

(ініціали та прізвище)


Додаток 3

до Інструкції

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів з грифом

“Для службового користування”

Дата надходження та реєстраційний індекс вхідного документа

Дата та реєстраційний індекс вихідного документа

Автор документа

Назва виду документа, його заголовок або  короткий зміст

Кількість

аркушів

Кількість та номери примірників

Резолюція або відповідальний виконавець

Відмітка про розмноження (кількість примірників, кому вручено (надіслано)

Відмітка про взяття на контроль документа та строк його виконання

Дата і підпис

Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ

Відмітка про знищення документа

документа

додатка

отримання

повернення

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

11

13





Додаток 4


до Інструкції

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом

“Для службового користування”*


Дата надходження та реєстраційний індекс документа

Вид документа та короткий зміст

Найменування структурного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця

Підстава віднесення   інформації   до категорії з обмеженим доступом

Підготовлено

Відправлено

Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ

Номер реєстру або дата отримання документа і підпис виконавця

Відмітка про знищення документа

Примітка

кількість примірників, їх номери

кількість аркушів у кожному примірнику

найменування установи - одержувача документа, структурного підрозділу

номер примірника

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

12

13


__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.


Додаток 5

до Інструкції



РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31


Автор документа  (кореспондент)

Вид документа

Строк виконання


70 мм

70 мм

70 мм


Дата та реєстраційний індекс надходження

Дата та реєстраційний індекс документа


105 мм

105 мм


Номер примірника

Кількість аркушів

Кількість додатків


70 мм

70 мм

70 мм




Заголовок документа або короткий зміст


Резолюція або відповідальний виконавець


Позначка про виконання

Розписка в одержанні документа


210 мм


Зворотний бік


Контрольні позначки


Примітки


фонд №

опис №

справа №


70 мм

70 мм

70 мм


210 мм



Додаток 6

до Інструкції



ЖУРНАЛ

обліку та розподілу видань з грифом

“Для службового користування”*


Порядковий номер

Назва видання

Надійшло

Розподіл

Додаткове виготовлення примірників

Повернення

Знищення

звідки надійшло або де надруковано

реєстраційний індекс вхідного супровідного листа і дата

кількість примірників та їх номери

куди надіслано або кому видано

реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата

кількість примірників та їх номери

кількість примірників та їх номери

куди надіслано або кому видано

реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата

дата, номери примірників

дата, номер акта


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13



__________

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.









Додаток 7

до Інструкції


ЖУРНАЛ

обліку електронних носіїв інформації,

на які планується записувати службову інформацію*

Порядковий номер

Обліковий номер

Дата взяття на облік

Вид електронного носія, серійний номер

Відмітка про видачу

Відмітка про повернення

Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа)

Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстраційний індекс акта)

Примітка

найменування структурного підрозділу

прізвище, ініціали виконавця

дата отримання носія і підпис виконавця

прізвище, ініціали працівника служби діловодства

дата і підпис працівника служби діловодства

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12



__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.


Додаток 8

до Інструкції



ДОЗВОЛЯЮ

___________________________________

(найменування посади керівника установи

________________________________________

(структурного підрозділу установи)

________________    ___________________

            (підпис)               (ініціали та прізвище)

_______  __________________ 20__р.

ЗАМОВЛЕННЯ

на розмноження документа з грифом “Для службового користування”

____________________________________________________________________________

(вид документа)

_______________________      ___________________________  № ____________________

           (дата реєстрації)                              (реєстраційний індекс)                     (номер примірника)

_____________________________________________________________________________

(заголовок або короткий зміст)

Кількість сторінок у примірнику ________________________________________________

Кількість примірників, які необхідно виготовити, __________________________________

Особливі умови розмноження ___________________________________________________

Виконавець __________________________________________________________________

(ініціали  та прізвище)

_______________________________

(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_____________

(підпис)

_____________________

(ініціали та прізвище)


_________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства)

_____________

_____________________

  ___  ____________ 20___ р.


Прийнято до виконання

__________________________________
(найменування посади працівника, що виконує роботи з розмноження документа)

_____________

_____________________


Додаток 9

до Інструкції


ЖУРНАЛ

обліку розмножених документів з грифом “Для службового користування”

Порядковий номер

Дата розмноження

Вид документа, його заголовок або короткий зміст

Дата та реєстраційний індекс документа

Кількість аркушів

Кількість примірників

Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмноження

Дата видачі розмножених примірників

Прізвище та ініціали працівника, який отримує розмножені примірники, його підпис

Відмітка про знищення документа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Додаток 10

до Інструкції





ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

_______________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу,

______________________________________
який зберігає справи з грифом “Для службового користування”)

      __________    _____________________

             (підпис)          (ініціали та прізвище)

       ___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з грифом “Для службового користування”

____________________________________________________________________________________

(мета видачі справ з грифом “Для службового користування”)


Поряд-ковий номер

Номер справи

Заголовок справи

Мета або підстава роботи з документами

Прізвище
та ініціали працівника, якому видається справа

1

2

3

4

5



_________________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, який здійснює замовлення справ)

______________
(підпис)

____________________
(ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.


Додаток 11

до Інструкції



ЖУРНАЛ

обліку видачі справ з грифом “Для службового користування”*

Порядковий номер

Назва справи або видання

Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок

Підрозділ і прізвище працівника

Підпис і дата

Примітка

отримання

повернення

1

2

3

4

5

6

7


__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.




Додаток 12

до Інструкції




ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

_____________________________________
(найменування посади керівника архівного підрозділу

______________________________________
установи (особи, відповідальної за архів)

___________   _________________________

     (підпис)                     (ініціали та прізвище)


ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з архівного підрозділу (архіву) установи

від _ ___ __________ 20__ р. № _________

Прошу видати ________________________________________________________
          (прізвище, ініціали і найменування посади працівника, відповідального за роботу із справами)

для _____________________________________________________________________

                          (мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)

такі справи:

Фонд

Номер опису

Номер справи

Заголовок справи

Кількість аркушів

Підпис замовника, який отримав справу

Підпис працівника архівного підрозділу (архіву) установи, якому повернута справа

1

2

3

4

5

6

7


____________________________________

(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_________________

(підпис)

______________________

(ініціали  та прізвище)


___  ____________ 20___ р.


Додаток 13

до Інструкції


ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова

_________   ________________________

      (підпис)                  (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

АКТ

про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

На підставі _____________________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

________________________________________________ від ___ ________20__ р. № ____

комісією у складі: ____________________________________________________________

                                      (найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)

____________________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” та організації роботи з ними.


У результаті проведення перевірки встановлено:


1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) ____________________________________________________________________________.

(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні _________________________________________________________________
                                              (реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні _______________________________________________________________.


2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), _________________________________

____________________________________________________________________________.

3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними ____________________________________
____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Голова комісії

_____________
(підпис)

_________________________
(ініціали та прізвище)

Члени комісії:




_____________

(підпис)

_________________________

(ініціали та прізвище)

Додаток 14

до Інструкції



ЖУРНАЛ

обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями

_______________________________________________________________

(найменування установи)

Порядковий номер

Період перебування

Прізвище, ім’я,
по батькові
(за наявності) іноземця, найменування держави, установи, організації

Мета зустрічі, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за організацію зустрічі

Структурні підрозділи установи, з роботою яких ознайомилися іноземці

Прізвище та ініціали працівників установи, які брали участь у зустрічі

Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації - реквізити відповідного дозволу)

Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям

1

2

3

4

5

6

7

8


Додаток 15

до Інструкції


Перелік відомостей з питань мобілізаційної підготовки виконавчого комітету міської ради,

які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави


       1. Про заходи мобілізаційної підготовки, мобілізаційного плану  виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ, організацій усіх форм власності щодо:

створення, розвитку, утримання, передачі, ліквідації, реалізації та фінансування мобілізаційних потужностей;

виробництва та поставки технічних засобів та майна речової служби в особливий період;

виробництва, закупівлі та поставки продовольства, сільськогосподарської продукції в особливий період;

виробництва та поставки лікарських засобів та медичного майна в особливий період;

виробництва та поставки пально-мастильних матеріалів в особливий період;

мобілізаційних завдань із замовлення на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг в особливий період;

кількості автотранспортної, дорожньо-будівельної, підіймально- транспортної техніки, яка підлягає передачі до складу Збройних Сил України;

забезпечення виконавців мобілізаційних завдань матеріально- технічними, сировинними та енергетичними ресурсами в особливий період;

показників із праці та кадрів, джерел забезпечення кадрами потреб галузей економіки на особливий період;

підготовки фахівців у закладах освіти на особливий період;

надання медичних, транспортних, поштових, телекомунікаційних, житлово-комунальних, побутових, ремонтних та інших послуг в особливий період;

виробництва найважливішої цивільної промислової продукції в особливий період;

номенклатури, обсягів (норм), місць зберігання матеріальних цінностей мобілізаційного резерву в установах, організаціях, які не задіяні у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них;

капітального будівництва в особливий період;

створення страхового фонду документації для забезпечення виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг в особливий період;

потреби сільського господарства в хімічних і мікробіологічних засобах захисту рослин, мінеральних добривах в особливий період.

       2. Відомості про методичні матеріали з питань мобілізаційної підготовки економіки міста.

       3. Відомості про виконання законів, інших нормативно-правових актів з питань мобілізаційної підготовки економіки міста.



2011-2020 © Всі права застережено.