На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради на перше півріччя 2020 року, затвердженого рішенням виконкому від 24.12.2019 № 310, у відповідності до Регламенту виконавчого комітету Коломийської міської ради від 22.12.2015 р. №293, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді затвердженої рішенням виконавчого комітету від 23.07.2019 р. № 151, Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, з метою підвищення виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів міської ради та безумовне виконання законів України, актів та доручень Президента України, рішень Уряду, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, прийнятих рішень виконкому, керуючись статтею 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради

в и р і ш и в:

1. Довідку загального відділу міської ради про роботу з документами та рівень виконавської дисципліни у 2019 році взяти до відома (додається).

2. Заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету міської ради:

2.1. Посилити контроль до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконкому, за дотриманням вимог Регламенту виконавчого комітету  сьомого демократичного скликання, Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

2.2. Враховувати стан виконавської дисципліни під час розгляду питань, щодо заохочення керівників структурних підрозділів міської ради.

3. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

3.1. Забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу «Діловод».

3.2. Проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни та вжити дієвих заходів, щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах.

3.3. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці (перший виконавець), організовувати та координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

4. Координацію роботи та узагальнення інформації, щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (Наталія Волчинська).

5. Рішення виконавчого комітету міської ради  від 10.09.2019 № 175 «Про підсумки роботи з документами та рівень виконавської дисципліни у першому півріччі 2019 року» зняти з контролю.

       6. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому Тараса Кухтара.

Міський голова                                                                                                     Ігор Слюзар                        

Додаток

до рішення виконавчого комітету міської ради

від 26.05.2020 р. № 58

Довідка

про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни

у 2019 році

       У 2019 році виконавчі органи Коломийської міської ради спрямовували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території міста Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами повноважень.

Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснювалася відповідно до планів роботи.

Відповідно до своїх повноважень Коломийською міською радою в 2019 році проведено 16 сесій міської ради, які складалися із 18 пленарних засідань, прийнято 980 рішень. З ініціативи депутатів прийнято 8 звернень Коломийської міської ради до Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради України та ін.

Виконавчим комітетом міської ради проведено 13 засідань (при плані 12), прийнято 332 рішення та розтиражовано 2205 копій та витягів з рішень.

Виконавчий комітет утворений в складі 26 осіб. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

Присутність членів виконавчого

комітету на засіданнях з 2015 р. по 2019 р.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності. Інформація про засідання виконавчого комітету систематичного висвітлювалося на місцевому телебаченні телерадіокомпанії “НТК”, та прямою трансляцією на каналі YouTube.

Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за їх підготовку у загальний відділ міської ради не пізніше ніж за 21 робочий день до засідання виконавчого комітету. Порядок денний засідання виконкому, проекти рішень з питань, що виносяться на розгляд виконавчого комітету, оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради та подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше, як за 20 робочих днів до його засідання.

Загальний відділ з дня прийняття рішень виконкому, але не пізніше п’яти робочих днів, забезпечує їх оприлюднення на офіційному веб-сайті  міської ради. У разі доопрацювання рішень, прийнятих з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень і пропозицій, протягом трьох днів після проведення засідання виконкому, здійснюється перевізування таких рішень. До 10 днів оформлялися протоколи засідань виконкому. Здійснювався контроль за дотриманням регламенту виконавчого комітету при підготовці його засідань та документів.

З урахуванням поданих пропозицій керівникам структурних підрозділів міської ради, підготовлено плани роботи виконавчого комітету міської ради на перше та друге півріччя 2019 року, та на перше півріччя 2020 року. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами інформував виконавчий комітет про виконання плану роботи за попереднє півріччя.

Крім того видано розпорядження міського голови від 17.04.2019 р.  № 127-р «Про затвердження Плану заходів щодо інформаційної відкритості Коломийської міської ради та її виконавчих органів», та від 23.12.2019 р. № 443-р «Про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних». Завдяки чому місто Коломия увійшло до 3-ки  лідерів за динамікою росту та зайняла 29 місце у рейтингу прозорості «ТОП -100 міст».

Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів, щодо ефективності діловодства це вагома складова нашої роботи.

Також документообіг в Коломийській міській раді здійснювався з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), так 2019 році міською радою отримано 100 документів в електронному вигляді через систему СЕВ ОВВ.

Загальним відділом міської ради в липні місяці 2019 р. була розроблена та затверджена рішенням виконавчого комітету нова Інструкція з діловодства в Коломийській міській раді, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55. Впродовж звітного періоду надавалася практична допомога виконавцям з питань дотримання встановлених Регламентом виконавчого комітету та Інструкцією з діловодства вимог, щодо оформлення, якісної та своєчасної підготовки документів на засідання виконкому. Однак слід зазначити, що структурним підрозділам міської ради, іншим установам та організаціям все ще необхідно поліпшувати роботу щодо забезпечення належної підготовки матеріалів на засідання виконкому та їх доопрацювання після засідань. Не завжди проєкти рішень та інші матеріали подаються у загальний відділ міської ради не пізніше ніж за 20 робочих днів  до засідання виконкому. Практично на кожне засідання готуються доповнення до порядку денного після його підписання та оприлюднення на веб-сайті міської ради. Не завжди проекти рішень погоджені та завізовані посадовими особами в установленому порядку. На ці та інші недоліки необхідно звернути увагу всім керівникам структурних підрозділів міської ради.

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови, слід зазначити, що у 2019 році міським головою видано 2661 розпоряджень, що на 381 більше, ніж у 2018 році, зокрема: 447 - з основної діяльності, 2214 – з кадрових питань.

Із загальної кількості видано 1 розпорядження спільно з головою Коломийської райдержадміністрації. Розтиражовано 2879 копій розпоряджень з основної діяльності.

Що стосується розпоряджень з основної діяльності, то в основному це розпорядження про надання громадянам одноразової грошової допомоги, спрямування коштів, створення комісій, робочих груп тощо, проведення громадських слухань, внесення змін в раніше прийняті розпорядження та інші.

При підготовці розпоряджень з основної діяльності допускалися такі ж недоліки, як і при підготовці рішень виконкому. Це відсутність пояснювальних записок, віз посадових осіб міської ради, порушення інструкції з діловодства при оформленні (недотримання розмірів полів та Державного герба України, відсутність нумерації сторінок, неправильне оформлення додатків до розпоряджень, неправильне заповнення реєстрів розсилки або взагалі їх відсутність тощо).

       Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документів покладається на сектор контролю загального відділу міської ради.

       У структурних підрозділах міської ради відповідальним за організацію контролю є його керівник або заступник, а безпосередній контроль здійснює працівник відповідальний за діловодство. Однак, як показує практика, мають місце факти неналежної організації виконання окремих документів або листів, не у всіх структурних підрозділах міської ради здійснюється внутрішній контроль за дотриманням термінів виконання документів. Новопризначені працівники не завжди обізнані з строками виконання основних документів, не ознайомлюються з основними регламентуючими документами, а саме: Інструкцією з діловодства, Регламентами міської ради та виконкому. Не всі структурні підрозділи міської ради використовують таку форму роботи з документами, як підготовка проміжної відповіді, коли з об’єктивних причин, документ не може бути виконаний у встановлені терміни. Це в свою чергу призводить до порушення термінів виконання документів.

       Протягом 2019 року до загального відділу міської ради надійшло 6519 документів та листів. На контролі перебувало 1247 різних документів.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Використання електронної реєстрації дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У 2019 році документообіг становив 10139 документів. З них: 6519 вхідної кореспонденції, 1520 ініціативні листи та 2100 листи-відповіді.

Проведений аналіз вхідної кореспонденції свідчить, що з 6519 документів, які надійшли до міської ради, дещо збільшилось надходження постанов Верховної Ради України, натомість зменшилась кількість розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень та розпоряджень обласної ради, законів України, постанов Кабінету Міністрів України та постанов ЦВК, розпоряджень голови ОДА та інших документів.

       Проведений моніторинг виконання  документів, показує, що із 6519 надісланих документів 1247 перебувало на контролі. Знято з контролю 1189 документи, з них 25 розглянуто з порушенням терміну. Залишено на контролі 33 документи з термінами виконання в наступний період.

Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної ради покладено на загальний відділ, а депутатів міської ради – на організаційний відділ.

У звітному періоді від народних депутатів України, депутатів обласної, районної ради отримано 12 депутатських запитів, звернень та листів, які перебували на контролі.  Всі запити та звернення розглянуто вчасно.

Для порівняння:

У звітному періоді депутатами Коломийської міської ради було подано 393 запити та звернення, з них: 93 запити та 300 звернень. В основному у депутатських зверненнях та запитах порушувалися питання житлово-комунального господарства (ремонт доріг, тротуарів та міжбудинкових  проїздів, освітлення вулиць, встановлення дитячих майданчиків, благоустрій міського озера, а також виділення коштів з міського бюджету на вирішення цих питань), про діяльність закладів культури, освіти та медицини (інформація про розгляд депутатських запитів додається).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. Так, протягом 2019 року взято на контроль  30 документів, з них: 16 рішень виконкому та 14 розпоряджень міського голови з основної діяльності, на які заведено контрольні справи для накопичення інформацій від безпосередніх виконавців.

Протягом 2019 року знято з контролю і закрито до справи 30 документів: з них 8 рішень виконкому та 22 розпоряджень міського голови з основної діяльності, враховуючи минулі роки.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни в міській раді вживалися такі заходи:

• щоденно проводиться індивідуальна співбесіда з безпосередніми виконавцями;
• надається практична допомога в оформленні розпорядчих документів, листів;
• щоквартально готуються доповідні записки про стан виконавської дисципліни, які розглядаються на   апаратних нарадах.

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються недоліки, при підготовці вихідної кореспонденції і надалі немає узагальнюючого заголовка,  не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, ініціали, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок, в листах не зазначаються поштові адреси разових адресатів. Окремі виконавці і надалі подають документи на реєстрацію та відправку після 14.00, чим порушують встановлений порядок роботи з документами.

Дуже часто листи про відрядження працівників подаються структурними підрозділами міської ради напередодні, або і у день відрядження. Те саме стосується листів про нагородження відзнаками міського голови. Слід нагадати, що відповідно до Положення про відзнаки міського голови, яке затверджене рішенням виконкому від 23.03.2011 № 78, такі подання подаються не пізніше, ніж за 10 днів до дати нагородження.

Окремі виконавці продовжують порушувати терміни встановлені сектором контролю, а відправляють листи в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію загального відділу міської ради направити в структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства, які належать до сфери управління Коломийської міської ради для аналізу та вжиття заходів реагування.

Керуючий справами

виконавчого комітету міської ради                                                                    Тарас Кухтар

Інформаційні дані про документообіг

у виконкомі Коломийської міської ради за 2018-2019 роки

Начальник загального відділу        

міської ради                                                                                 Наталія Волчинська

Інформація про характер питань, які розглянуті на засіданнях виконкому в 2019 році

Начальник загального відділу

міської ради                                                                                       Наталія Волчинська

Інформація  про видані розпорядження міського голови

в 2019 році

Начальник загального відділу        

міської ради                                                                         Наталія Волчинська

Аналіз виконавської дисципліни

Термін контролю з 01.01.2019 по 31.12.2019

Провідний спеціаліст сектору контролю

загального відділу міської ради                                                   Сніжана Піц

Розгляд депутатських запитів та звернень за 2019 рік

Начальник організаційного відділу

міської ради                                                                          Ольга Пашанюк

Статистичні дані про підготовку рішень на сесію міської ради

за 2019 рік

Начальник організаційного відділу

міської ради                                                                          Ольга Пашанюк