На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради на друге півріччя 2015 року, затвердженого рішенням виконкому від 23.06.2015 № 142, у відповідності до Регламенту виконавчого комітету Коломийської міської ради, Інструкції з діловодства, Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, з метою підвищення виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів міської ради та безумовне виконання законів України, актів та доручень Президента України, рішень Уряду, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, прийнятих рішень виконкому, враховуючи інформацію загального відділу міської ради про стан виконавської дисципліни в роботі з документами за перше півріччя 2015 року, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Інформацію про стан виконавської дисципліни в роботі з документами за перше півріччя 2015 року взяти до відома (додається).

       2. Відзначити, що забезпечено організацію внутрішнього контролю в структурних підрозділах міської ради із виконання актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших документів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, депутатських запитів та звернень, інших документів у відповідності до Інструкції з ведення діловодства, Регламенту виконкому, Положення по контролю та збережено тенденцію до мінімізації документів розглянутих з порушенням терміну.

       3. Першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому:

       3.1. Забезпечити неухильне виконання пункту 188 Інструкції з діловодства в частині безпосередньої організації контролю за виконанням завдань визначених у документах органів влади вищого рівня, рішеннях виконкому, розпорядженнях міського голови.

3.2. Заслухати на оперативних нарадах керівників структурних підрозділів міської ради, які найбільше допустили порушення термінів виконання документів.

3.3. Забезпечувати належну взаємодію між безпосередніми виконавцями та головним виконавцем визначеному в резолюції першим.

       4. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

       4.1. В місячний термін детально проаналізувати стан виконання документів, факти наведені в інформації загального відділу міської ради, усунути недоліки в роботі, результати аналізу розглянути на нарадах.

4.2. Забезпечити вивчення новопризначеними працівниками Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, Регламенту виконавчого комітету, строків виконання основних документів та порядок їх підготовки, оформлення тощо.

4.3. З метою упереджувального контролю і в подальшому дотримуватись термінів виконання документів встановлених сектором контролю загального відділу.

4.4. З метою недопущення порушення строків і вчасного розгляду документів направлених до відома усіма виконавцями визначеними резолюціями керівництва міської ради, та які скеровуються до розгляду в порядку черговості, забезпечити розгляд та повернення до загального відділу таких документів не пізніше 3-х днів. При потребі для роботи залишати копію документа.

4.5. Здійснити аналіз виконання рішень виконкому і розпоряджень міського голови, в яких встановлено завдання, та у разі виконання забезпечити підготовку узагальнюючих інформацій і зняття з контролю даних документів в установленому порядку.

5. Загальному відділу міської ради (О.Шмідль) довідку про стан виконавської дисципліни в роботі з документами  за перше півріччя 2015 року скерувати в структурні підрозділи міської ради для аналізу та відповідного реагування.

6. Попередити начальника відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради О.Кротюка про недопустимість порушення термінів виконання документів. У разі збільшення кількості документів розглянутих з порушенням терміну за підсумками року рекомендувати міському голові вжити заходів дисциплінарного впливу.

7. Звернути увагу заступнику начальника відділу архітектури та містобудування міської ради Д.Кендзьору на послаблення виконавської дисципліни у відділі та зобов’язати його вжити заходів для виправлення ситуації.

8. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця - загальний відділ міської ради (О.Шмідль, Н.Волчинська).

9. Рішення виконкому від 24.02.2015 р. № 17 зняти з контролю.

10. Контроль за виконання даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Т.Кухтара.

Міський голова                                                                                                             І.Слюзар

Довідка

про стан виконавської дисципліни в роботі з документами

у першому півріччі 2015  року

У І півріччі 2015 року продовжена системна і цілеспрямована робота з контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, розпоряджень, доручень облдержадміністрації, листів структурних підрозділів облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень  міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів і інших документів.

       Протягом першого півріччя 2015 року до міської ради надійшло 48 законів України та 5 постанов Верховної Ради України, 12 указів Президента України, 29 постанов та 8 розпоряджень Кабінету Міністрів України, 5 постанов ЦВК, 23 рішення та 2 розпорядження обласної ради, 80 розпоряджень голови облдержадміністрації та інших документів (інформаційні дані про документообіг додаються).

       Взаємодія керівництва міської ради з облдержадміністрацією,  депутатами обласної та міської рад, міськими установами, підприємствами та організаціями сприяла вирішенню актуальних питань життєдіяльності міста. Питання соціально-економічного та культурного розвитку, бюджету міста, гуманітарної сфери, соціального захисту населення, хід виконання раніше прийнятих рішень розглядались на засіданні виконкому. Так, у звітному періоді відбулося 8 засідань виконкому на яких прийнято  162 рішення.

Схвалено вісім міських програм, а саме:

- міська програма протидії диверсійно-розвідувальній діяльності та боротьби з тероризмом і сепаратизмом на 2015 рік;

- програма технічної інвентаризації захисних споруд цивільного захисту в м.Коломиї на 2015 рік;

- міська програма  соціальної підтримки та реабілітації інвалідів зору м.Коломиї на 2015 рік;

- програма проведення конкурсу на кращий проект пам’ятних знаків та об’єктів сучасного мистецтва реконструкції Площі Скорботи;

- програма соціально-економічного та культурного розвитку міста на 2015 рік і основні напрямки на 2016 та 2017 роки;

- міська цільова программа протидії ВІЛ-інфекції/СНІДу на 2015-2018 роки;

- міська програма місцевих стимулів для медичних працівників на 2015-2017 рр.;

- програма оновлення містобудівної документації міста Коломиї Івано-Франківської області на 2015-2016 роки.

Заслухано 10 рішень в порядку контролю, з них: 6 відповідно до плану роботи виконкому та чотири додатково.

Систематично інформація про засідання виконкому висвітлюється на сторінках місцевих засобів масової інформації (газети «Коломийська правда», «Коломийські вісти», телерадіомовна компанія «НТК»).

У звітному періоді міським головою видано 606 розпоряджень, що на 26 більше, ніж за аналогічний період минулого року. Зокрема: 125 з основної діяльності, 481 - з кадрових питань.

Проведений аналіз вхідної та вихідної кореспонденції свідчить, що у I півріччі 2015 року документообіг в цілому становив 4327 документів, що на 564 більше, ніж за I півріччя минулого року. З них: 2463 вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради, окремим посадовим особам, міським установам, та 1864 вихідної.

Найбільшу кількість документів розглянуто:

- відділом управління комунальним майном міської ради (420 або 17%),

- організаційним відділом міської ради (264 або 10.7%)

- юридичним відділом міської ради (238 або 9.6%),

- управлінням праці та соціального захисту населення міської ради (226 або 9.2%),

- відділом з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради (216 або 8.8%),

- відділом економіки міської ради (204 або 8.3%),

- відділом кадрів міської ради (203 або 8.2%),

- фінансовим управлінням міської ради (161 або 6.5%),

- відділом земельних відносин (114 або 4.6%).

Іншим структурним підрозділам міської ради було скеровано на розгляд документів менше ніж 100.

Сектором контролю загального відділу міської ради (Н.Волчинська) опрацьовано всі вхідні документи, із них 454 документа взято на контроль або 18.3% від кількості отриманих.

Станом на 15.07.2015 року знято з контролю 396 документів, з них 8 розглянуто з порушенням терміну, що становить1.8% від взятих на контроль.   Залишилось  на контролі – 58  документів, з термінами виконання в наступний період. Стан виконання контрольних документів наведений у таблиці:

На виконання документів підготовлено та надіслано 946 інформацій, в тому числі: 48 – в обласну державну адміністрацію, 351 - в структурні підрозділи облдержадміністрації, 208 - в правоохоронні, контролюючі органи,  99 - в обласні установи та організації тощо.

Проведений аналіз виконання документів свідчить, що із 2463 отриманих документів, станом на 15.07.2015р. з порушенням термінів розглянуто 35, що становить 1.4%, з них 8, які перебували на контролі. В порівнянні з відповідним періодом минулого року ця цифра складала 30 документів або 1,3%, тобто зберігається тенденція мінімізації документів розглянутих з порушенням терміну.

       Допустили прострочення термінів виконання такі структурні підрозділи міської ради, міські установи:

Як показує моніторинг виконання документів, знизилась виконавська дисципліна в порівнянні з аналогічним періодом минулого року у відділі з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради міської ради (начальник О.Кротюк). Якщо за звітний період минулого року в цьому відділі з порушенням розглянуто  5 документів, то за перше півріччя 2015 -  10 документів.        

Те саме стосується відділу архітектури та містобудування міської ради (заступник начальника Д.Кендзьор). З початку року з порушенням розглянуто 10 документів проти 2-х за аналогічний період минулого року.

Певних успіхів у показниках ефективності здійснення контролю та дотримання термінів розгляду документів досягли у відділі земельних відносин міської ради (начальник Б.Мондрик). З початку року в цьому відділі з порушенням розглянуто 1 документ проти 12 за аналогічний період минулого року. Цей факт вказує на те, що при належному приділенню уваги з боку керівника структурного підрозділу питанню виконавської дисципліни та вимогливість до безпосередніх виконавців дають певні результати.

У звітному періоді продовжував здійснюватись контроль за розглядом  запитів та звернень депутатів усіх рівнів. Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на загальний відділ міської ради, а депутатів міської ради - на організаційний відділ міської ради.

Протягом І півріччя 2015 року до міської ради надійшло всього 35  звернень народних депутатів України та 1 запит депутата Коломийської районної ради. Серед депутатських звернень найбільш активною є позиція народного депутата України Ю.Тимошенка. Від нього отримано 25 звернень або 71.4% із загальної кількості отриманих. Депутати в своїх зверненнях піднімали питання стану захисних споруд цивільного захисту, поліпшення житлових умов та надання житла мешканцям міста та внутрішньо переміщеним особам, будівництва басейну у м. Коломиї, берегоукріплення дамби на р. Прут, реконструкції вулиць та проведення ремонтних робіт тощо. Незважаючи на стислі терміни виконання, особливо звернень які отримано через обласну державну адміністрацію та на виконання яких виконавцям залишалось 2 -  3 дні, всі звернення опрацьовано: з них 4 взято до відома, на решту вчасно, з дотриманням 10-ти денного терміну, надано відповіді.

Від депутатів Коломийської міської ради надійшло 68 звернень та 41 запит. Всі запити та звернення  розглянуті, депутатам надано відповіді. З порушенням виконано 1 звернення та 1 запит (таблиця по розгляду запитів та звернень депутатів міської ради додається).

У звітному періоді на контролі знаходилося 9 доручень та 15 протоколів нарад голови облдержадміністрації та його заступників, які містили 72 пункти-завдання для міських голів міст обласного значення. Знято з контролю 5 доручень та 12 протоколів нарад, решту залишено на контролі. Більшість з них, знаходилися на виконанні в управлінні праці та соціального захисту населення, фінансовому управлінні, відділі кадрів та загальному відділі міської ради  (аналіз виконання окремих доручень та протоколів нарад у голови ОДА та його заступників додається).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. З початку року взято на контроль 11 рішень виконкому та 18 розпоряджень міського голови, на які заведено контрольні справи. Знято з контролю 11 рішень виконкому та 14 розпоряджень міського голови (враховуючи минулі роки) термін виконання яких закінчився.

Серед недоліків в роботі з документами слід звернути увагу на такі упущення. Відповідно до пункту 177 Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, документи, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів міської ради, можуть бути передані виконавцям у порядку визначення їх в резолюції (тобто в порядку черговості) або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю визначеному в резолюції першим. Факт передачі документів фіксується шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційній формі, а також безпосередньо на оригіналі документа (при умові тиражування документа у вигляді копій). Відповідно до основних термінів розгляду документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації. Однак, як показує практика, деякі структурні підрозділи міської ради документи скеровані до відома або врахування в роботі повертають в останні дні закінчення терміну, чим унеможливлюють вчасне ознайомлення з документом наступних виконавців.

Так, 26.02.2015 року отримано та зареєстровано під вх. № 788/001-22/04 лист громадської організації «Українська галицька асамблея» стосовно моніторингу державних закупівель. Згідно резолюції заступника міського голови документ скерований до розгляду у ВУКМ, управління освіти, КП «Коломияводоканал», КП «Полігон-Екологія», КП «Житлоінфоцентр». Першим документ був направлений у ВУКМ 02.03.2015р. Кінцевий термін розгляду закінчувався 28.03.2015р. Однак, ВУКМ повертає документ 25.03.2015р. (необхідно було аж 24 дні щоб ознайомитись з документом та взяти його до відома). Виникає питання, як вчасно ознайомити наступних виконавців, якщо їм на розгляд залишається по декілька годин (навіть не днів), а необхідно ще врахувати той факт що структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства та міські установи розміщені не в одному приміщенні, існує певна процедура проходження документів тощо.

Наступний приклад, 15.05.2015р. отримано та зареєстровано під вх. №1870/0/01-02/05 рішення Івано-Франківської обласної ради від 23.04.2015р. №1599-35/2015 «Про обласну цільову соціальну програму протидії ВІЛ-інфекції/СНІДу на 2015-2018 роки», яке носило рекомендаційний характер. Відповідно до резолюції з документом необхідно було ознайомити ЦРЛ, КП «Коломийський центр первинної медико-санітарної допомоги», управління освіти, відділ у справах молоді та спорту, МЦСССДМ. Однак, в управлінні освіти документ на розгляді перебував 18 днів, і був повернутий до загального відділу 11.06.2015р. тоді як начальник управління освіти М.Грицан з документом ознайомилась ще 25 травня. Так, як кінцевий термін розгляду документа закінчувався 14.06.2015 ознайомити вчасно наступних виконавців не виявилось можливим.

І такі факти непоодинокі. Тому, з метою недопущення порушення строків і вчасного розгляду документів направлених до відома усіма виконавцями визначеними резолюціями керівництва міської ради, та які скеровуються до розгляду в порядку черговості, рекомендуємо забезпечити розгляд та повернення до загального відділу таких документів не пізніше 3-х днів. При потребі для роботи залишати ксерокопію документа.

Практично всі структурні підрозділи міської ради не дотримуються пункту 174 Інструкції з діловодства в частині подання документів до загального відділу міської ради на реєстрацію. Слід нагадати, що вся вхідна та внутрівідомча кореспонденція повинна подаватися на реєстрацію до 12.00 (крім термінових), а вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення до 14.00. Однак, практично всі структурні підрозділи і надалі порушують встановлений порядок, незважаючи на те, що на ці недоліки неодноразово вказувалося в попередніх довідках.

Керівникам структурних підрозділів міської ради слід звернути увагу на те, що новоприйняті працівники не завжди ознайомлюються з Регламентом виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, Положенням про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, рішень виконкому, розпоряджень та доручень міського голови у Коломийській міській раді та її виконавчих органах, що ускладнює їх роботу з підготовки листів, проектів рішень та розпоряджень та інших документів, обговорити питання на нарадах і вжити заходів для усунення наявних недоліків. Потрібно посилити персональну відповідальність виконавців за дотриманням встановлених вимог щодо підготовки й оформлення розпорядчих та інших документів.

Виходячи з вищенаведеного рекомендуємо доповідну записку розглянути на засіданні виконкому та направити у структурні підрозділи міської ради для відповідного реагування.

Начальник загального відділу міської ради                                            О.Шмідль

Завідувач сектору контролю

загального відділу                                                                            Н.Волчинська

Інформаційні дані

про документообіг у Коломийській міській раді

за I півріччя 2014 - 2015 років

Аналіз виконавської дисципліни

Термін контролю з 01.01.2015 по 30.06.2015

Сектор контролю загального відділу міської ради

Аналіз виконавської дисципліни

окремих доручень та протоколів нарад у голови облдержадміністрації

та його заступників за І півріччя 2015 року

                                

                       

Сектор контролю загального відділу міської ради

Інформація

про виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з основної діяльності

за І півріччя 20015

Сектор контролю загального відділу міської ради

Інформація про роботу з депутатськими запитами та зверненнями за І півріччя 2015 року

Примітка: Всього за даний період надійшло 41 депутатський запит та 68 депутатських звернень. Всі запити та звернення розглянуті, відповіді надані.

Організаційний відділ міської ради