Відповідно до Закону України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання”, Закону України “Про інформацію”, Закону України “Про захист персональних даних”, постанови Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207 “Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру”, керуючись Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”:

1. Розпочати ведення реєстру територіальної громади в електронному вигляді.
2. Затвердити Порядок доступу до приміщення відділу ведення реєстру територіальної громади (додається).
3. Затвердити Перелік осіб, які мають право доступу до приміщення відділу ведення реєстру територіальної громади (додається).
4. Покласти виконання функцій операторів програмного забезпечення ведення реєстру територіальної громади на працівників відділу ведення реєстру територіальної громади: начальника відділу Рогулька Юрія Васильовича, спеціаліста 1 категорії Паращук Світлану Валеріївну.
5. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на першого заступника міського голови С. Коцюра.

Міський голова                                                                                                              І. Слюзар

                               ЗАТВЕРДЖЕНО

                               розпорядження міського голови

                                       від 16.06.2016 р. № 211-р

ПОРЯДОК

доступу до приміщення відділу ведення

реєстру територіальної громади

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання”, Закону України “Про інформацію”, Закону України “Про захист персональних даних”, постанови Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207 “Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру”:

1.2. Для забезпечення роботи відділу ведення реєстру територіальної громади (далі – відділ) та організації робочих місць працівників відділу міська рада надає робочі приміщення, загальна площа яких установлюється з розрахунку не менше 6 кв. м. на одного фахівця, а також додаткові площі для шаф паперового архіву.

1.3. Робочі приміщення відділу є приміщеннями з обмеженим доступом.

1.4. Робочі місця працівників відділу розташовуються у спосіб, що унеможливлює ознайомлення сторонніх осіб з інформацією, яка виводиться на монітори працівників (у тому числі крізь вікна, скляні огорожі тощо).

2. Організація режиму охорони в приміщеннях відділу

2.1. Організація режиму охорони в приміщеннях відділу має забезпечувати збереження обладнання програмного забезпечення ведення реєстру територіальної громади, картотек, інших документів, унеможливлювати безконтрольне проникнення, перебування або огляду сторонніми особами цих приміщень.

2.2. Приміщення відділу повинні бути:

а) розташовані в одній будівлі;

б) оснащені електричною мережею, з урахуванням нормативів для комп'ютерного обладнання, яке буде встановлене у приміщенні для забезпечення функціонування реєстру територіальної громади;

в) оснащені засобами зв’язку, допоміжними технічними засобами, системами життєзабезпечення (системи кондиціювання та опалення);

У разі розміщення приміщень на першому поверсі на вікнах повинні бути встановлені металеві решітки або захисні ролети.

2.3. Для зберігання картотеки відділ повинен мати необхідну кількість надійних сховищ (сейфів, металевих шаф).

2.4. Ключі від приміщень відділу зберігаються у працівників відділу, начальника управління надання адміністративних послуг та один екземпляр у законвертованому вигляді в оперативного чергового міської ради (конверт скріплюється печаткою управління та підписом начальника управління).

2.5. У випадку втрати ключа від дверей приміщення, у якому заходяться картотеки та ключові документи, проводиться негайна заміна замка або замкової вставки.

2.6. Після закінчення робочого дня приміщення відділу замикаються.

2.7. У разі виявлення ознак, які вказують на можливе проникнення у приміщення відділу сторонніх осіб,  оперативним черговим міської ради або працівником відділу ведення Реєстру територіальної громади негайно повідомляється керівник відділу.

2.8. Про факт несанкціонованого проникнення у приміщення відділу негайно повідомляється керівництво міської ради.

3. Порядок доступу до приміщень відділу

3.1. Вхід до приміщень відділу обмежений. Доступ до приміщень, де розміщуються картотеки, електронні бази даних, здійснюється згідно з вимогами до приміщень, де зберігаються адресні картотеки.

3.2. Проведення фото- або відео- зйомок в приміщенні відділу можливе лише з відома та дозволу керівництва міської ради.

3.3. За рівнем повноважень та робіт особи, які мають доступ до приміщення відділу поділяються на категорії:

а) начальник управління надання адміністративних послуг, начальник відділу – мають постійний, вільний доступ до робочих приміщень відділу. Начальник відділу контролює порядок доступу до приміщень відділу працівників відділу та інших осіб, які мають право доступу до них.

б) оператори (користувачі) програмного забезпечення ведення реєстру територіальної громади – це працівники відділу, які мають доступ до робочих приміщень відділу та до персональних даних реєстру територіальної громади в повному обсязі.

в) обслуговуючий персонал – електрики, фахівці з обслуговування будівель, мереж зв’язку, особи, які забезпечують порядок у робочих приміщеннях мають доступ до приміщення відділу тільки у супроводі працівників відділу.

Перебування в приміщенні відділу сторонніх осіб, в тому числі посадових осіб міської ради, депутатів, відвідувачів тощо) без супроводу осіб, зазначених в підпунктах а), б) пункту 3.3. вказаного порядку забороняється.

3.4. При виникненні надзвичайної ситуації чи при службовій необхідності, перебування інших осіб в приміщенні відділу може здійснюватися виключно з дозволу начальника управління надання адміністративних послуг міської ради, начальника відділу та у супроводі працівника відділу.

4. Контроль за організацією та станом захисту відділу ведення реєстру територіальної громади

4.1. Поточний контроль за організацією та станом захисту у відділі здійснює начальник відділу.

4.2. Посадові особи при перевірці керуються планами та заходами із забезпечення захисту інформації та чинними нормативно-правовими актами у сфері захисту інформації.

4.3. У ході проведення контролю вивчаються питання організації захисту та його стану, проводиться аналіз причин виявлених недоліків та розробляються рекомендації щодо їх усунення.

4.4. Висновки та рекомендації, викладені в актах перевірок, є обов’язковими для виконання.

4.5. Керівництво міської ради, начальник управління надання адміністративних послуг міської ради, начальник відділу зобов’язані вживати невідкладних заходів щодо усунення виявлених недоліків та виконання наданих рекомендацій.

                               ЗАТВЕРДЖЕНО

                               розпорядження міського голови

                                       від 16.06.2016 р. № 211-р

Перелік осіб,

які мають право доступу до приміщення

відділу ведення реєстру територіальної громади