Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це вагома складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів.

Відповідно до своїх повноважень Коломийською міською радою з початку року проведено 14 пленарних засідань, прийнято 311 рішень.

Виконавчим комітетом міської ради проведено 20 засідань (при плані 12), прийнято 270 рішень.

Міським головою видано 1137 розпоряджень зокрема: 201 - з основної діяльності та 936 з кадрових питань.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності.

У звітному періоді до міської ради надійшло та було зареєстровано 4748 вхідних документів, із них 879 взято на контроль. У середньому в місяць надходить біля 400 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. На виконання документів підготовлено 1906 листи-відповіді. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1397 листів.

Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає 98 %, з порушенням терміну розглянуто 96 документів або 2.0% від загальної кількості отриманих, з них 31 контрольний або 3.5% від взятих на контроль. Найбільше допущено порушення термінів виконання документів відділом земельних відносин та обліку комунального майна міської ради. Слід зазначити, що звіт про рівень виконавської дисципліни, організації виконання документів в даному підрозділі за 9 місяців 2014 року заслухано на засіданні виконкому. За результатами прийнято рішення виконкому відповідно до якого роботу начальника відділу Б.Мондрика визнано незадовільною. Міським головою видано розпорядження від 20.11.2014 № 566-к/в про затримку у присвоєнні чергового рангу керівнику Б.Мондрику до одного року. Однак, в IV кварталі 2014 року не вжито належних заходів щодо підвищення виконавської дисципліни в роботі з документами, про що свідчить той факт, що з наростаючим кінцевим підсумком, розглянуто 15 документів, не проведено експертизу цінності документів, не підготовлено акт про вилучення документів для знищення, термін зберігання яких минув,  не повернуто частину документів (або не надано проміжні відповіді) термін виконання яких минув.

Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:

- неузгоджені дії виконавців, якщо відпрацювання документа потребує серйозної копіткої роботи, глибокого аналізу та професіоналізму фахівців декількох структурних підрозділів;

- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів міської ради, міських установ, комунальних підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;

- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;

- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах міської ради;

- стислі терміни опрацювання та збору інформації;

- тривалість візування відповідей.

Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Звіт загального відділу міської ради про роботу з документами та рівень виконавської дисципліни у 2014 році взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам міської ради, міським установам, комунальним підприємствам для аналізу і відповідного реагування.

       2. Заслухати повторно на засіданні виконкому за підсумками I півріччя 2015 року звіт начальника відділу земельних відносин міської ради Мондрика Б.Й. в частині організації роботи з документами, враховуючи доручення доведені рішенням виконкому від 29.07.2014р. № 135.

       3. Звернути увагу начальнику відділу надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради Кротюку О.С. на послаблення виконавської дисципліни в роботі з документами та зобов’язати його вжити дієвих заходів для виправлення ситуації.

       4. З метою підвищення ефективності роботи з документами продовжувати застосовувати таку форму роботи як звітування керівників структурних підрозділів міської ради на засіданнях виконкому з питань виконавської дисципліни, організації виконання контрольних документів тощо.

5. Першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому:

- забезпечити неухильне виконання завдань, визначених у документах органів влади вищого рівня, рішеннях міської ради, виконкому, розпорядженнях та дорученнях міського голови;

- щоквартально розглядати питання стану виконавської дисципліни на нарадах, за результатами обговорення приймати конкретні рішення та вживати дієвих заходів щодо попередження випадків невиконання, несвоєчасного або неякісного виконання встановлених документами завдань;

- принципово вирішувати питання про персональну відповідальність посадових осіб за порушення виконавської дисципліни, враховувати рівень виконавської дисципліни при проведенні щорічної оцінки роботи посадових осіб, їх атестації.

6. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

- забезпечити дотримання вимог статті 188 Інструкції з діловодства в частині безпосередньої організації контролю за виконанням завдань, визначених у документах;

- посилити внутрішньовідомчий контроль за організацією роботи з документами та дотримання термінів виконання;

- на протязі місяця здійснити аналіз роботи з документами за підсумками 2014 року в розрізі безпосередніх виконавців, результати аналізу врахувати при преміюванні; довідку направити в загальний відділ міської ради (стосується структурних підрозділів з статусом юридичної особи);

- відслідковувати хід виконання рішень виконкому та розпоряджень міського голови з основної діяльності, при необхідності ініціювати зняття з контролю виконаних документів в установленому порядку;

- забезпечувати підготовку проектів розпорядчих документів з урахуванням вимог регламентуючих документів;

- забезпечувати дотримання вимог пункту 217 Інструкції з діловодства в частині роботи з електронною поштою. На другому примірнику документа, що залишається у справі міської ради обов'язково робити відповідний запис (на яку електронну пошту відправлено документ, дата, підпис, прізвище виконавця).

7. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листах) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

8. Загальному відділу міської ради, сектору контролю загального відділу міської ради (Шмідль О.Я., Волчинська Н.М.):

- продовжувати практику щоквартального аналізу виконавської дисципліни в роботі з документами, підготовки аналітичних та статистичних звітів;

- вимагати від виконавців чіткого і повного виконання рішень виконкому та розпоряджень міського голови, які перебувають на контролі, подання узагальнюючих матеріалів згідно з контрольними термінами;

- і надалі здійснювати попереджувальний контроль у вигляді розсилки виконавцям переліків-нагадувань;

- продовжувати щоквартально готувати звіти в управління внутрішнього аудиту, загального документообігу та контролю апарату обласної державної адміністрації про стан організації та систему контролю у Коломийській міській раді.

9. Організаційному відділу міської ради (Савчук У.М.) щоквартально  здійснювати аналіз роботи з запитами та зверненнями депутатів міської ради та інформувати керівництво міської ради.

10. Архівному відділу міської ради до 01.03.2015р. розробити графік надання практичної допомоги структурним підрозділам міської ради у проведенні експертизи цінності документів та підготовки акту про вилучення документів, термін зберігання яких минув, для знищення.

       11. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (О.Шмідль).

       12. Співвиконавцям подавати інформацію головному відповідальному виконавцю у визначені терміни для узагальнення та подальшого інформування керівництва міської ради.

       13. Рішення виконкому від 29.07.2014р. № 135 зняти з контролю.

       14. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому А. Грицана.

Перший заступник міського голови                                                                    Т. Яворський

Звіт

загального відділу про стан роботи з документами

та рівень виконавської дисципліни

у 2014 році

Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Правила документування у Коломийській міській раді, виконкомі, структурних підрозділах, викладено в Інструкції з діловодства, регламентах міської ради та виконкому, Положенні по контролю за організацією роботи з документами. Незнання та недотримання їх вимог посадовими особами ускладнює технічну роботу в міській раді, унеможливлює організацію виконання належним чином покладених на відповідні структурні підрозділи завдань. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це важлива складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів.

Відповідно до своїх повноважень Коломийською міською радою з початку року проведено 14 пленарних засідань, прийнято 311 рішень.

Виконавчим комітетом міської ради проведено 20 засідань (при плані 12), прийнято 270 рішень.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради та виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності.

На розгляд міської ради та виконавчого комітету виносилися найактуальніші питання розвитку міста: підбивалися підсумки виконання програми соціально-економічного та культурного розвитку, бюджету міста, благоустрою, охорони здоров’я та соціального захисту населення, розроблено заходи по підготовці підприємств до роботи в осінньо-зимовий період, встановлено пріоритетні завдання, спрямовані на зміцнення здоров’я дітей, забезпечення їх належного оздоровлення та відпочинку, продовжено практику звітування керівників (в січні заслухано звіт про роботу відділу кадрів, в лютому – звіт загального відділу про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни, в березні – звіт начальника відділу у справах молоді та спорту міської ради В.Колесника по оздоровленню, в жовтні - звіт відділу земельних відносин та обліку комунального майна міської  про рівень виконавської дисципліни, в серпні заслухано роботу ЦНАП), ряд питань стосувалися захисту прав дітей, архітектури та містобудування і інші. Систематично аналізувалися в порядку контролю стан виконання раніше прийнятих рішень. Схвалено 4 міські програми, а саме:        

• Програма соціально-економічного та культурного розвитку міста Коломиї на 2014 рік і основні напрямки на 2015-2016 роки
• Програма фінансування мобілізаційних заходів та цивільного захисту населення в місті Коломиї
• Міська цільова соціальна програма протидії ВІЛ-інфекції/СНІДу на 2014 рік
• Програма розвитку малого підприємництва в місті Коломиї на 2015-2016 роки

(інформація про характер питань розглянутих на засіданні виконкому додається).

       Продовжено практику проведення виїзних засідань виконкому. Так, в червні відбулося розширене засідання виконкому в міському палаці культури «Народний дім» за участю громадськості міста (всього 515 чоловік) на якому розглядалося питання коригування тарифів на послуги з утримання будинків та прибудинкових територій та обговорено питання підняття тарифів на енергоносії, житлово-комунальні послуги, порядок встановлення тарифів на послуги водопостачання та водовідведення, а також інформацію щодо нової адресної програми Уряду для соціальної підтримки малозабезпечених сімей при оплаті житлово-комунальних послуг.

       При розгляді питання про стан готовності навчальних закладів міста до нового 2014-2015 навчального року у вересні було організовано виїзне засідання виконкому, під час якого відвідано ряд шкіл та дошкільних навчальних закладів. Члени виконкому, депутати міської ради, керівники структурних підрозділів міської ради, інші запрошені мали можливість наглядно ознайомитись із станом підготовки шкільних та дошкільних навчальних закладів до початку нового навчального року.

       Наводимо діаграму про кількість прийнятих рішень міської ради, виконкому та розпоряджень міського голови в розрізі 2011-2014 років.

Кількість прийнятих рішень

та виданих розпоряджень міського голови

за 2011 – 2014 роки

       

Виконавчий комітет утворений в складі 21 особи. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У 2014 році із 20 засідань виконавчого комітету відвідали:

Динаміка відвідування

членів виконавчого комітету його засідань:

Неодноразово участь у засіданнях виконкому брали представники Івано-Франківської обласної державної адміністрації. Серед них:

Гунін Ігор Сергійович  – заступник начальника, начальник економічного відділу управління житлово-комунального господарства департаменту капітального будівництва, житлово-комунального господарства, містобудування та архітектури облдержадміністрації - 23.09.2014р.

Качур Ганна Мирославівна – заступник начальника департаменту фінансів Івано-Франківської обласної державної адміністрації - 28.10.2014р.

Шкунда Світлана Григорівна – заступник директора департаменту економіки Івано-Франківської облдержадміністрації - 25.11.2014р.

Кудла Адріана Григорівна – в.о. заступника начальника управління сім’ї і молоді Івано-Франківської обласної державної адміністрації - 25.03.2014р.

Після засідання виконавчого комітету всі матеріали опрацьовувалися в загальному відділі, окремі рішення поверталися виконавцям на доопрацювання. Систематично, впродовж трьох днів з дня підписання, рішення роздруковувалися та надсилалися виконавцям, в прокуратуру міста. Протягом 10 днів оформлялися протоколи засідання, один з них надсилався в обласну державну адміністрацію. Проводився контроль за дотриманням регламенту виконавчого комітету при підготовці його засідань та документів.

З урахуванням поданих пропозицій керівників структурних підрозділів міської ради, підготовлено плани роботи виконавчого комітету міської ради на перше та друге півріччя 2014 року, та на перше півріччя 2015 року. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами інформує виконавчий комітет про виконання плану роботи за попереднє півріччя.

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови слід зазначити, що у 2014 році видано 1137 розпоряджень, що на 140 менше, ніж торік, зокрема: 201 - з основної діяльності та 936 з кадрових питань. В тому числі, із загальної кількості видано 3 розпорядження спільно з головою райдержадміністрації. Розтиражовано 1396 копій розпоряджень з основної діяльності (інформація про тематику виданих розпоряджень додається).

Як зазначалось, міська рада та її виконавчі органи є фондоутворювачами документів, віднесених до національного архівного фонду. До цих документів, в основному, відносяться рішення міської ради, виконкому та розпорядження міського голови. Всі рішення та розпорядження за звітний період, впорядковано, підшито в окремі справи, пронумеровано та підготовлено для подальшого зберігання, загалом 129 справ, в тому числі:

• протоколи, рішення міської ради та документи до них – 44 справи;
• протоколи, рішення виконкому та документи до них - 49 справ;
• розпорядження міського голови з основної діяльності та документи до них - 28 справ;
• розпорядження з кадрових питань – 8 справ.

На даний час в загальному та організаційному відділі міської ради зберігаються справи документів 2010-2014 роки. У січні 2014 року підготовлено та передано в архівний відділ міської ради 286 справ документів за 2009 рік.

       Протягом 2014 року до загального відділу міської ради надійшло 4748 документів та листів. На контролі перебувало 879 різних документів. Для порівняння:

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей.

Розгляд документів

міським головою, секретарем міської ради,

першим заступником, заступниками міського голови

та керуючим справами виконкому

Зареєстровано 145 протоколів нарад, які проведені керівництвом міської ради.

Використання автоматизованої технології роботи з документами дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У 2014 році документообіг в цілому становив 8051 документ, що на 2073  менше, ніж торік. З них: 4748 вхідної кореспонденції, 3303 вихідної, в тому числі 1397 ініціативні листи та 1906 листи-відповіді.

Для порівняння:

Аналіз вхідної кореспонденції свідчить, що з 4748 документів, практично по всіх позиціях відбулося зменшення надходження документів від органів влади вищого рівня, облдержадміністрації, її структурних підрозділів та інших кореспондентів. Те, саме стосується і вихідної кореспонденції. (Інформаційні дані про документообіг у виконкомі Коломийської міської ради за 2013-2014 роки додаються). Якщо порівняти статистичні дані  по документообігу за останні роки, то зменшення кількості як вхідної, так і вихідної кореспонденції відбулося за останні 5 років, але в порівнянні з 2000 роком все-таки залишається тенденція збільшення документації майже в 1.5-2 рази  (для порівняння дивись діаграми про кількість вхідної та вихідної кореспонденції в розрізі 2010-2014 років). Принагідно, слід зазначити, що штатна чисельність працівників загального відділу міської ради, на яких покладено обов’язки діловодної служби не змінювалася з 2004 року.

       За характером питань піднятих в листах переважають питання житлово-комунального господарства - 444, 633 – склали позовні заяви, касаційні скарги, ухвали, постанови, рішення суду, судові повістки тощо, 363 – листування з питань фінансово-бюджетної політики, 319 – з питань оргмасової, інформаційно-аналітичної роботи, роботи з документами і зверненнями громадян тощо, 303 – з питань паливно-енергетичного комплексу, 264 –про наради, навчання, семінари, 147 – з питань освіти, спорту, сім’ї, молодіжної політики, 195 – з питань пенсійного забезпечення, соціального захисту тощо, 137 – з питань будівництва та архітектури і інші (діаграма по характеру питань, порушених в листах додається).

       Проведений моніторинг виконання  документів показує, що із 4748 надісланих документів 879 перебувало на контролі. Станом на 31.01.2015 року знято з контролю 818 документів, з них 31 розглянуто з порушенням терміну або 3.5% від взятих на контроль. Залишено на контролі 61 документ з термінами виконання в наступний період (аналіз виконання контрольних документів за 2014 рік додається). Найчастіше порушували терміни виконання контрольних документів посадові особи  відділу земельних відносин та обліку комунального майна, управління архітектури, містобудування та капітального будівництва, відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради.

Основні причини порушення термінів виконання документів:

- неузгоджені дії виконавців, якщо відпрацювання документа потребує серйозної копіткої роботи, глибокого аналізу та професіоналізму фахівців декількох структурних підрозділів;

- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів міської ради, міських установ, комунальних підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;

- відсутність в окремих працівників і керівників підрозділів почуття відповідальності та вимогливості;

- стислі терміни опрацювання та збору інформації;

- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників;

- тривалість візування відповідей.

Всього з порушенням термінів розглянуто 96 документів від загальної кількості отриманих у 2014 році або 2.0 %. В 2013 році цей показник був відповідно 102 документи або 1.7%, в 2012р. - 51 або 0.9%, в 2011р. - 98 або 1.8%, в 2010р. - 88 або 1.8 %.

Стан виконавської дисципліни по структурних підрозділах міської ради, міських установах, комунальних підприємствах які допустили порушення термінів виконання документів наведено в таблиці (станом на 31.01.2015 року):

Всі інші структурні підрозділи міської ради, міські установи, комунальні підприємства спрацювали без порушення термінів виконання (статистика роботи працівників з документами за 2014 рік додається).

На низькому рівні 2 роки поспіль залишається виконавська дисципліна у відділі земельних відносин та обліку комунального майна міської ради (Б.Мондрик). За 9 місяців 2014 року звіт про рівень виконавської дисципліни, організації виконання документів в даному підрозділі заслухано на засіданні виконкому. За результатами прийнято відповідне рішення виконкому та визнано незадовільною роботу начальника відділу Б.Мондрика. Міським головою видано розпорядження від 20.11.2014 № 566-к/в про затримку у присвоєнні чергового рангу керівнику Б.Мондрику до одного року. Однак, в IV кварталі 2014 року ним не вжито належних заходів щодо підвищення виконавської дисципліни в роботі з документами, про що свідчить той факт, що з наростаючим кінцевим підсумком, розглянуто 15 документів, не проведено експертизу цінності документів, не підготовлено акт про вилучення документів для знищення, термін зберігання яких минув, не повернуто частину документів, термін виконання яких минув: з них 2 листи за 2013 рік. Враховуючи вищенаведене, пропонуємо повторно заслухати на засіданні виконкому звіт керівника відділу Б.Мондрика про стан організації роботи з документами, дотримання виконавської дисципліни в I кварталі 2015 року.

Знизилась виконавська дисципліна в порівнянні з минулим роком у відділі з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради (О.Кротюк). Якщо в 2013 році в цьому відділі з порушенням розглянуто 4 документи, то в 2014 році - 16 документів.

Окремо треба відмітити структурні підрозділи міської ради, керівники яких завдяки вжитим заходам до організації своєчасного виконання поставлених завдань, досягли певних успіхів у показниках ефективності здійснення контролю. Це служба у справах дітей (І.Івахнюк) та управління архітектури, містобудування та капітального будівництва міської ради (Ю.Процюк). Якщо в ССД в минулому році були незначні порушення виконавської дисципліни (2 документи), то в 2014 рік вони завершили з 100 відсотковим виконанням документів. В управлінні архітектури, містобудування та капітального будівництва з порушенням розглянуто 14 документів проти 37 у 2013 році, однак працювати ще є над чим.

Дієвим механізмом вирішення існуючих проблем є передбачені законодавством засоби депутатського реагування. У звітному періоді від народних  депутатів України, депутатів обласної та районної рад отримано 18 звернень, що на 15 менше, ніж торік.

Для порівняння:

Депутати в своїх зверненнях піднімали питання капітального ремонту будинків; виконання робіт щодо облаштування госпфекальної каналізації в районі вулиць Дорошенка, Топоровського, Калнишевського; проведення відновлювальних робіт фонтану на пл. Шевченка; правомірність приватизації у складі ВАТ «Укртелеком» кабельної каналізації електрозв’язку; дотримання вимог містобудівного законодавства; соціального захисту та інші. Всі депутатські звернення перебували на контролі у керівництва міської ради. Три звернення взято до відома, на решту депутатам надано письмові відповіді з дотриманням 10-ти денного терміну.

Депутатами Коломийської міської ради було подано 38 запитів та 137 звернень, які у своїй більшості стосувались житлово-комунального господарства, соціального захисту, охорони здоров’я. Керівниками виконавчих структур, в основному, забезпечено своєчасний розгляд та належне реагування, хоча не завжди була можливість виконати заплановані роботи через брак коштів в міській казні (аналіз розгляду запитів та звернень депутатів міської ради за 2014 рік додається).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. Так, протягом 2014 рік взято на контроль  55 документів, з них: 23 рішення виконкому та 32 розпорядження міського голови з основної діяльності, на які заведено контрольні справи для накопичення інформацій від безпосередніх виконавців.

Загалом, станом на 01.01.2015 року на контролі перебуває 60 розпорядчих документів, з них по роках:

2014 – 16 рішень виконкому та 17 розпоряджень

2013 – 7 рішень виконкому та 5 розпоряджень

2012 –  4 рішення виконкому та  1 розпорядження

2011 – 7 рішень виконкому та 3 розпорядження.

Протягом 2014 року на засіданні виконкому заслухано хід виконання  17 рішень. Знято з контролю і закрито до справи 65 документів: з них  29 рішень виконкому та 36 розпоряджень враховуючи минулі роки (інформація про виконання контрольних рішень виконкому та розпоряджень міського голови з основної діяльності додається).

В організації контролю за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови допускаються переважно такі недоліки: підрозділи міської ради, міські установи, комунальні підприємства, яким надавались відповідні доручення, несвоєчасно подають інформацію щодо їх виконання підрозділу, що здійснює координацію роботи та узагальнює всі матеріали; іноді проекти рішень/розпоряджень готуються без визначення кінцевого терміну виконання доручень та рішення/розпорядження в цілому; не завжди інформація про хід виконання дає відповідний аналіз та відповідає на питання, що конкретно зроблено відповідальними за координацію і контроль. Слід відзначити відповідальне ставлення до підготовки таких інформацій головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради Іванової Н.М., яка завжди чітко готує довідки враховуючи доведені пункти-завдання.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни проводиться певна робота. З метою попереджувального контролю загальним відділом і надалі щотижнево готуються та направляються у структурні підрозділи міської ради переліки документів, термін виконання яких наступить. Щоденно проводиться індивідуальна співбесідами з безпосередніми виконавцями, надається практична допомога в оформленні розпорядчих документів, листів, щоквартально готуються доповідні записки про стан виконавської дисципліни, які розглядаються на засіданні виконкому або апаратних нарадах. Серед питань, які розглядалися на засіданні виконкому двічі в лютому 2014 та липні 2014 слухалося питання «Про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни».

       Відповідно до затвердженого графіку на протязі 2014 року здійснено перевірку в семи структурних підрозділах міської ради та надано практичну допомогу в організації діловодства та роботи з документами посадовим особам, відповідальним за дану ділянку роботи. В трьох перевірених підрозділах (управліннях освіти, праці та соціального захисту населення, відділі культури) документи реєструються за допомогою відповідної програми в комп’ютері, що дає змогу оперативно здійснювати пошук документів за заданими параметрами, відслідковувати терміни виконання документів та здійснювати аналіз роботи з документами. Однак, слід зазначити, що окремі керівники підрозділів ще недостатньо приділяють уваги аналізу роботи з документами та підготовки аналітичних матеріалів. Так, серед перевірених структурних підрозділів, тільки в управлінні освіти щорічно здійснюється розширений аналіз документообігу, готуються аналітичні, статистичні матеріали в розрізі вхідної та вихідної кореспонденції (в тому числі у вигляді діаграм), аналізується стан виконання документів безпосередніми виконавцями тощо. Рекомендуємо всім керівникам структурних підрозділів міської ради (особливо з статусом юридичної особи) щорічно, а при потребі (що півроку, щоквартально), здійснювати аналіз виконавської дисципліни в розрізі безпосередніх виконавців. Результатами аналізу враховувати при преміюванні, щорічній оцінці тощо. Доповідні записки до відома направляти в загальний відділ міської ради.

       

В роботі з документами у звітному періоді були певні недоліки, які в основному зводяться до недотримання окремими посадовими особами міської ради вимог регламентуючих документів.

При підготовці вихідної кореспонденції можна виділити такі поширені недоліки: немає узагальнюючого заголовка, відсутні всі необхідні візи, не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, ініціали, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок. Через допущені помилки та неправильне оформлення зіпсовано та повернуто на списання біля 300  фірмових бланків.

Окремі виконавці і надалі подають документи на реєстрацію та відправку після 14.00 чим порушують встановлений порядок роботи з документами.

Окремі виконавці не обізнані з вимогою  пункту 217 Інструкції з діловодства в частині що стосується роботи з документами, які направляються електронною поштою. На примірнику, що залишається у справі міської ради не робиться відповідний запис на яку електронну адресу відправлено документ, дата, підпис, прізвище відправника.

Продовжують мати місце випадки заміни листів пов’язані з фінансуванням (головні розпорядники коштів). 

Окремі виконавці продовжують порушувати терміни встановлені сектором контролю, а відправляють листи в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.

Мали місце втрати оригіналів листів.

Не всі безпосередні виконавці, які готують власні розпорядчі документи обізнані з вимогами щодо правильного оформлення документів, підготовки пояснювальних записок, порівняльних таблиць тощо. Такі документи поверталися на доопрацювання та перевізовування. До проектів рішень окремі виконавці додають копії документів вищестоящих органів влади розтиражованих з інтернету чим порушують вимоги ст. 11 Інструкції з діловодства (КП «Коломиятеплоенергія», управління архітектури, містобудування та капітального будівництва та ін.)

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо звіт загального відділу міської ради розглянути на засіданні виконкому та направити в структурні підрозділи міської ради, міські установи, комунальні підприємства для аналізу та вжиття заходів реагування.

Начальник загального відділу                                                О. Шмідль

Інформація про характер питань,

які розглянуті на засіданнях виконкому в 2014 році

Інформація

про видані розпорядження міського голови

в 2014 році

Дані

про підготовку рішень та розпоряджень міського голови у 2014 році

Інформаційні дані про документообіг

у виконкомі Коломийської міської ради за 2013-2014 роки

* - вхідна, вихідна кореспонденція

Звіт

про стан виконання в 2014 році отриманих документів

станом на 31.01.2015р.

Аналіз виконання контрольних документів за 2014 рік

Інформація про виконання контрольних рішень виконавчого комітету

та розпоряджень міського голови з основної діяльності за 2014 рік

Інформація про роботу з депутатськими запитами та зверненнями за 2014 рік.

Примітка: Всього за даний період надійшло 38  депутатських запитів  та 137 депутатських звернень. Всі запити та звернення розглянуті, відповіді надані.