Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це вагома складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

У виконкомі запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем і програмного забезпечення. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2015 році проведено 13 сесій, які складались із 17 пленарних засідань, прийнято 562 рішення міської ради. Відбулося 15 засідань виконавчого комітету, прийнято 323 рішення виконкому. Міським головою видано 1356 розпоряджень, зокрема: 248 - з основної діяльності та 1108 з кадрових питань.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності.

У звітному періоді документообіг в цілому становив 8781 документ, що на 730 більше, ніж у 2014 році, з них: 5158 вхідної кореспонденції, 3623 вихідної.  У середньому в місяць надходить понад 400 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів міської ради, підприємств та організацій міста, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час. На виконання документів підготовлено 1883 листи-відповіді. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1740 листів.

Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 98 %. Найбільше допущено порушення термінів виконання відділами архітектури та містобудування, з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради, управлінням освіти міської ради. Знизилась, в порівнянні з аналогічним періодом минулого року, виконавська дисципліна в управлінні праці та соціального захисту населення, організаційному відділі, відділі економіки та інших структурних підрозділах міської ради, комунальних підприємствах, міських установах.

Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:

- неузгоджені дії виконавців, якщо відпрацювання документа потребує серйозної копіткої роботи, глибокого аналізу та професіоналізму фахівців декількох структурних підрозділів;

- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів міської ради, міських установ, комунальних підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;

- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;

- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах міської ради;

- стислі терміни опрацювання та збору інформації;

- тривалість візування відповідей;

- затримка розгляду документів керівництвом міської ради більше одного дня;

- переписування резолюцій тощо.

Дієвим механізмом вирішення існуючих проблем є передбачені законодавством засоби депутатського реагування. У звітному періоді від народних  депутатів України та депутатів обласної ради отримано 57 депутатських звернень. Депутатами Коломийської міської ради було внесено 243 запити, звернення та запитання. Керівниками виконавчих структур, в основному, забезпечено своєчасний розгляд та належне реагування на всі депутатські запити та звернення, хоча не завжди була можливість виконати заплановані роботи через брак коштів в міській казні.

Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в :

       1. Довідку загального відділу міської ради про роботу з документами та рівень виконавської дисципліни у 2015 році взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам міської ради, комунальним підприємствам, міським установам для аналізу та відповідного реагування.

       2. Визнати недостатньою роботу з документами у 2015 року відділами архітектури та містобудування, з питань надзвичайних ситуацій, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами міської ради.

       Керівникам вищезазначених структурних підрозділів міської ради проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни, вжити дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах, дати принципову оцінку роботі підлеглих працівників, які допустили порушення термінів виконання завдань. Про результати проведеної роботи проінформувати на засіданні виконкому в другому півріччі 2016 року.

       3. З метою підвищення ефективності роботи з документами продовжувати застосовувати таку форму роботи як звітування керівників структурних підрозділів міської ради на засіданнях виконкому або апаратних нарадах з питань виконавської дисципліни, організації виконання контрольних документів тощо.

4. Першому заступнику, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконкому, керівникам структурних підрозділів міської ради забезпечити дотримання вимог статті 188 Інструкції з діловодства в частині безпосередньої організації контролю за виконанням завдань, визначених у документах. Принципово вирішувати питання про персональну відповідальність посадових осіб за порушення виконавської дисципліни, враховувати рівень виконавської дисципліни при проведенні щорічної оцінки роботи посадових осіб, їх атестації.

5. Організаційному відділу міської ради (О.Полюк) щоквартально  здійснювати аналіз роботи з запитами та зверненнями депутатів міської ради та інформувати керівництво міської ради.

6. Керівникам структурних підрозділів міської ради:

6.1. Взяти під особистий контроль виконання завдань, визначених в документах органів влади вищого рівня та власних розпорядчих документах. Забезпечити контроль за якістю та повнотою інформації щодо виконання документів, додержання вимог діловодства щодо їх оформлення. Попередити їх про персональну відповідальність за належний рівень організації контрольної діяльності, якісне, повне та своєчасне виконання документів.

6.2. Забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з Регламентами міської ради, виконкому, Інструкцією з діловодства та Положенням про порядок організації контролю за виконанням документів у Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

       6.3. З метою упереджувального контролю дотримуватись термінів виконання документів встановлених сектором контролю загального відділу міської ради.

       6.4. Щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами, результати аналізу враховувати при встановленні премій посадовим особам відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради.

6.5. Здійснити аналіз власних розпорядчих документів, а саме: рішень виконкому та розпоряджень міського голови з основної діяльності, в яких встановлено завдання та які взято на контроль. У разі виконання, або в зв’язку з втратою актуальності питання забезпечити підготовку узагальнюючих матеріалів та зняття їх з контролю в установленому порядку.

6.6. Забезпечити дотримання вимог пункту 217 Інструкції з діловодства в частині роботи з електронною поштою. На другому примірнику документа, що залишається у справі міської ради обов'язково робити відповідний запис (на яку електронну пошту відправлено документ, дата, підпис, прізвище виконавця).

6.7. На протязі місяця привести до єдиного зразка бланки для листів. За зразок використовувати бланк Коломийської міської ради. Копії бланків надати в загальний відділ міської ради.

7. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці, організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

       8. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (О.Шмідль).

       9. Рішення виконкому від 28.07.2015р. № 165 зняти з контролю.

       10. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Т.Кухтара.

Міський голова                                                                                                            І.Слюзар

Довідка

про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни

у 2015 році

       У 2015 році виконавчі структури Коломийської міської ради спрямовували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території міста Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами, повноважень. Керівництвом міської ради постійно вживались відповідні заходи, спрямовані на підвищення відповідальності начальників відділів і управлінь за дотриманням вимог регламентів міської ради та виконкому, інструкції з діловодства щодо роботи з документами, зміцнення виконавської дисципліни.

       Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради як колегіальних органів здійснювалася відповідно до планів роботи.

Відповідно до своїх повноважень Коломийською міською радою з початку року проведено 13 сесій міської ради, які складалися із 17 пленарних засідань, прийнято 562 рішення та розтиражовано 5685 копій та витягів з рішень.

Виконавчим комітетом міської ради проведено 15 засідань (при плані 12), прийнято 323 рішення та розтиражовано 3225 копій та витягів з рішень.

Кількість прийнятих рішень
та виданих розпоряджень міського голови

за 2010-2015 роки

       З метою підвищення ефективності підготовки рішень практикується попереднє їх вивчення, залучення до підготовки спеціалістів різних відділів. Для цього міським головою затверджуються робочі групи, які вивчають стан справ на місцях, готують матеріали для розгляду та одночасно надають практичну допомогу. Результати їх роботи викладаються в довідках та проектах рішень, які містять аналіз ситуації, недоліки в роботі. До складу робочих груп входять заступники міського голови, начальники та відповідальні працівники відділів та управлінь, керівники та працівники міських установ тощо.

       При підготовці планових питань доповідачі використовують кольорову графіку (діаграми, картосхеми, таблиці виконані у програмі МS Eхеl), яка наглядно показує стан, динаміку та перспективи того чи іншого процесу або питання. Загалом, в минулому році, використовували такий наочний матеріал при підготовці загальний відділ міської ради, комунальний заклад Коломийської міської ради «Центр первинної медико-санітарної допомоги», відділ архітектури та містобудування міської ради, фінансове управління міської ради.

Інформація про засідання міської ради та виконавчого комітету систематично висвітлювалася по місцевому телебаченню телерадіокомпанії "НТК". Проекти та прийняті рішення оприлюднювалися на веб-сайті Коломийської міської ради.

Після засідання виконавчого комітету всі рішення реєструвалися в загальному відділі міської ради, окремі рішення поверталися виконавцям на доопрацювання. Систематично, впродовж трьох днів з дня підписання, рішення роздруковувалися та надсилалися виконавцям. Протягом 10 днів оформлялися протоколи засідань виконкому, один з них надсилався в обласну державну адміністрацію. Здійснювався контроль за дотриманням регламенту виконавчого комітету при підготовці його засідань та документів.

З урахуванням поданих пропозицій керівників структурних підрозділів міської ради, підготовлено плани роботи виконавчого комітету міської ради на перше та друге півріччя 2015 року, та на перше півріччя 2016 року. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами інформує виконавчий комітет про виконання плану роботи за попереднє півріччя.

       В основному питання відповідно до затверджених піврічних планів роботи виконкому розглянуто та по них прийнято відповідні рішення, за винятком 2 питань, а саме:

       - про фінансово-господарську діяльність комунального підприємства «Полігон Екологія», яке не розглянуто в зв’язку з тривалою хворобою керівника комунального підприємтва Б.Волощука;

       - про схвалення Плану дій сталого енергетичного розвитку, яке за поданням начальника відділу економіки  Н.Геник перенесено на березень 2016 року.

       Пріоритетними питаннями, що виносились на засідання виконкому залишились: про хід виконання програми соціально-економічного та культурного розвитку і бюджету міста, робота із зверненнями громадян, робота з документами та виконавська дисципліна, організований відпочинок та оздоровлення дітей влітку 2015 року, підготовка міського господарства до роботи в осінньо-зимовий період, підготовка до навчального року в загальноосвітніх закладах, хід виконання раніше прийнятих рішень тощо. Розглянуто значну кількість питань, що стосуються захисту прав дітей, надання допомоги на лікування, поховання, присвоєння поштових адрес об’єктам нерухомості, схвалення міських цільових програм тощо.

       Найбільше задоволено звернень фізичних осіб з питань опікунства та піклування (18), позбавлення батьківських прав, надання статусу дитині позбавленої батьківського піклування (11), відчуження/дарування майна (18), з питань сім’ї (28), надання допомоги на поховання та лікуванні (18), які перебувають у компетенції служби у справах дітей міської ради, управлінні праці та соціального захисту населення міської ради. Відділом архітектури та містобудування міської ради підготовлено 23 рішення, які стосувалися надання поштових адрес, встановлення меморіальних дощок, надання дозволу на встановлення реклами. 30 рішень підготовлено з питань, які перебувають у компетенції відділу управління комунальним майном міської ради, КП «Житлоінфоцентр» та інших комунальних підприємствах. 18 рішень стосуються тарифної політики. Схвалено 21 міську програму, що на 18 більше в порівнянні з 2014 роком, та прийнято ряд інших рішень (інформація про характер питань розглянутих на засіданнях виконкому додається).

       Однак, потребує покращення робота щодо питань, які плануються розглядатись на нарадах у заступників міського голови. Більшість питань розглядається, але не завжди це відображено в протоколах (порядку денному). Не завжди протоколи нарад подаються в загальний відділ для реєстрації, а це в свою чергу унеможливлює здійснення аналізу стосовно виконання плану роботи виконкому в частині розгляду питань на нарадах. На це неодноразово вказувалось в попередніх доповідних записках, зверталося увагу начальникам відділів та управлінь, працівникам, які відповідальні за оформлення протоколів нарад. Однак ці недоліки в роботі мають місце і надалі.        

       Всього міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому в минулому році проведено 93 наради, в тому числі:

       - міським головою І.Слюзарем – 43

       - секретарем міської ради, першим заступником, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому - 50.

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови, слід зазначити, що у 2015 році міським головою видано 1356 розпоряджень, що на 219 більше, ніж у 2014 році, зокрема: 248 - з основної діяльності, 1108 – з кадрових питань, які в свою чергу поділяються на:  525 розпоряджень тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, стажування, підвищення рангу, заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок, довгострокові відрядження в межах України та за кордон, проведення перевірок відповідно до Закону України «Про очищення влади» та інші) та 583 – тимчасового строку зберігання (про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням та інші).

12 розпоряджень з основної діяльності видано на виконання документів органів влади вищого рівня (указів Президента України, постанов та розпоряджень Уряду, розпоряджень голови облдержадміністрації).

Що стосується розпоряджень з основної діяльності, то в основному це розпорядження про надання громадянам одноразової грошової допомоги, спрямування коштів, створення комісій, робочих груп тощо, участь у спортивних заходах, внесення змін в раніше прийняті розпорядження та інші. Розтиражовано 1403 копій розпоряджень з основної діяльності (інформація про тематику виданих розпоряджень додається).

За результатами виданих розпоряджень задоволено 448 заяв громадян та надано одноразову грошову допомогу лікування  на загальну суму 213 тис.грн.; 279 громадянам надано одноразову грошову допомогу на загальну суму 122 тис. 750 грн.. Крім того, з місцевого бюджету 196 учасникам АТО надано одноразову грошову допомогу на загальну суму 205 тис.грн. та 9 учасникам АТО надано матеріальну допомогу на придбання твердого палива на суму 27 тис. грн. Також з міського бюджету надано одноразову допомогу інвалідам війни ОУН-УПА, ветеранам бойових дій ОУН-УПА, вдовам ветеранів ОУН-УПА в кількості 27 чоловік на загальну суму 14 тис. 300 грн.; інвалідам війни та сім’ям загиблих в Афганістані в кількості 20 чоловік на загальну суму 10 тис.грн.; постраждалим внаслідок Чорнобильської катастрофи в кількості 28 чоловік на загальну суму 9 тис. 996 грн..

Коломийська міська рада та її виконавчі органи є фондоутворювачами документів, віднесених до національного архівного фонду. До цих документів відносяться рішення міської ради, виконкому та розпорядження міського голови. Всі рішення та розпорядження за звітний період, впорядковано, підшито в окремі справи, пронумеровано та підготовлено для подальшого зберігання, загалом 93 справи, з них:

• протоколи, рішення виконкому та документи до них – 44 справи;
• розпорядження міського голови з основної діяльності та документи до них – 39 справ;
• розпорядження з кадрових питань – 10 справ.

На даний час в загальному та організаційному відділах міської ради зберігаються справи документів за 2010-2015 роки, однак, відповідно до Регламенту виконавчого комітету міської ради закінчені діловодством справи постійного терміну зберігання передаються в архівний відділ міської ради через 2 роки після завершення справ у діловодстві.

       Організація роботи з документами в підрозділах міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в міській раді та її виконавчих органах, яка в 2012 році була затверджена в новій редакції відповідним рішенням виконкому від 26.06.2012 № 185.

       Відповідно до пункту 188 Інструкції з діловодства організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах здійснюють секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків, начальники відділів, управлінь та служб міської ради.

       Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документів покладається на завідувача сектором контролю загального відділу міської ради.

       У структурних підрозділах міської ради відповідальним за організацію контролю є його керівник або заступник, а безпосередній контроль здійснює працівник відповідальний за діловодство. Однак, як показує практика, мають місце факти неналежної організації виконання окремих документів або листів, не у всіх структурних підрозділах міської ради здійснюється внутрішній контроль за дотриманням термінів виконання документів. Новопризначені працівники не завжди обізнані з строками виконання основних документів, не ознайомлюються з основними регламентуючими документами, а саме: Інструкцією з діловодства, Положенням по контролю, Регламентами міської ради та виконкому. Не всі структурні підрозділи міської ради використовують таку форму роботи з документами, як підготовка проміжної відповіді, коли з об’єктивних причин, документ не може бути виконаний у встановлені терміни. Це в свою чергу призводить до порушення термінів виконання документів.

       Не завжди правильно пишуться резолюції керівництвом міської ради та скеровуються документи, інколи в резолюціях не визначається головний відповідальний виконавець на якого покладається узагальнення та збір інформацїі, деколи перші особи міської ради затримують розгляд документів на декілька днів, передають документи напряму виконавцям, минаючи загальний відділ, що в кінцевому результаті призводить до неповного виконання, підготовки часткової відповіді або втрати документів. Так, за 2015 рік не відома доля десяти документів, які зареєстровані за керівництвом міської ради. Три документа виконавцями втрачено (організаційний відділ, Коломийський міський відділ поліції, екс-заступник Т.Яворський).

       Протягом 2015 року до загального відділу міської ради надійшло 5158 документів та листів, що на 410 документів більше ніж у 2014 році. На контролі перебувало 808 різних документів.

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Використання автоматизованої технології роботи з документами дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У 2015 році документообіг становив 8781 документів, що на 730 більше, ніж у 2014 році. З них: 5158 вхідної кореспонденції, 3623 вихідної, в тому числі 1740 ініціативні листи та 1883 листи-відповіді.

Для порівняння:

Проведений аналіз вхідної кореспонденції свідчить, що з 5158 документів, які надійшли до міської ради дещо збільшилось надходження указів Президента, законів України, постанов Верховної Ради України, КМУ та ЦВК, рішень обласної ради. Натомість зменшилась кількість розпоряджень та доручень Президента України, КМУ, доручень голови обласної державної адміністрації та інших документів.

Що стосується листів, то з обласної державної адміністрації надійшло 1162 листи, що на 59 більше, ніж торік; з її відділів та управлінь – 339; 292 листи отримано з обласних установ та організацій, 780 - від правоохоронних органів (прокуратура, МРВ СБУ, МВ поліції, суд та ін.) (Інформаційні дані про документообіг у виконкомі Коломийської міської ради за 2014-2015 роки додаються).

       За характером питань піднятих в листах переважають питання житлово-комунального господарства - 457,  позовні заяви, касаційні скарги, ухвали, постанови, рішення суду тощо склали – 591 лист, 447 – листування з питань фінансово-бюджетної політики, 212 – з питань паливно-енергетичного комплексу, 328 – про наради, навчання, семінари, 151– з питань освіти, спорту, сім’ї, молодіжної політики, 117 – з питань будівництва та архітектури і інші (діаграма по характеру питань, порушених в листах додається).

       Проведений моніторинг виконання  документів,  показує, що із 5158 надісланих документів 808 перебувало на контролі. Знято з контролю 752 документи, з них 21 розглянуто з порушенням терміну. Залишено на контролі 56 документів з термінами виконання в наступний період.

Стан виконання контрольних документів наведений у таблиці:

Всього з порушенням термінів розглянуто 75 документів від загальної кількості отриманих у 2015 році або 1.5%. В 2014 році цей показник був відповідно 96 документів або 2.0 %, в 2013 році 102 документи або 1.7 %, в 2012 році 51 документ або 0.9 %, в 2011 році 98 документів або 1.8%, в 2010 році 88 документів або 1.8%.

Як видно з діаграми залишається позитивна тенденція щодо дотримання термінів виконання документів.

Стан виконавської дисципліни по структурних підрозділах міської ради, міських установах, які допустили порушення термінів виконання документів наведено в таблиці:

Всі інші структурні підрозділи міської ради спрацювали без жодного порушення термінів виконання (статистика роботи працівників з документами за 2015 рік додається).

Дієвим механізмом вирішення існуючих проблем є передбачені законодавством засоби депутатського реагування. У звітному періоді від народних  депутатів України та депутатів обласної ради отримано 57 депутатських звернень, що на 39 більше, ніж торік. З порушенням розглянуто 1 звернення або 1.8% від кількості отриманих.

Для порівняння:

У звітному періоді депутатами Коломийської міської ради VI скликання було внесено 173 запити та звернення, з них: 60 запитів, 113 звернень. Депутатами VII скликання було внесено 70 запитів, звернень та запитань, з них: 22 запити, 48 звернень. Всього у 2015 році було внесено 243 запити, звернення та запитання, з них: 82 запити, 161 звернення.  В основному у депутатських зверненнях та запитах порушувалися питання житлово-комунального господарства  (ремонт доріг та тротуарів, освітлення вулиць, благоустрій територій та виділення коштів з міського бюджету на вирішення цих питань), про діяльність закладів культури, освіти та медицини.

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. Так, протягом 2015 року взято на контроль  56 документів, з них: 21 рішення виконкому та 35 розпоряджень міського голови з основної діяльності, на які заведено контрольні справи для накопичення інформацій від безпосередніх виконавців.

Протягом 2015 року на засіданні виконкому заслухано хід виконання  16 рішень. Знято з контролю і закрито до справи 50 документів: з них  18 рішень виконкому та 32 розпорядження з основної діяльності, враховуючи минулі роки.

В організації контролю за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови допускаються переважно такі недоліки: підрозділи міської ради, міські установи, комунальні підприємства, яким надавались відповідні доручення, несвоєчасно подають інформацію щодо їх виконання підрозділу, що здійснює координацію роботи та узагальнює всі матеріали; іноді проекти рішень/розпоряджень готуються без визначення кінцевого терміну виконання доручень та рішення/розпорядження в цілому; не завжди інформація про хід виконання дає відповідний аналіз та відповідає на питання, що конкретно зроблено відповідальними за координацію і контроль. Узагальнююча інформація не погоджується заступником, який здійснював контроль тощо.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни проводиться певна робота. З метою попереджувального контролю і надалі щотижнево готуються та направляються у структурні підрозділи міської ради переліки документів, термін виконання яких наступить. Щоденно проводиться індивідуальна співбесідами з безпосередніми виконавцями, надається практична допомога в оформленні розпорядчих документів, листів, щоквартально готуються доповідні записки про стан виконавської дисципліни, які розглядаються на засіданні виконкому або апаратних нарадах. Серед питань, які розглядалися на засіданні виконкому двічі в лютому 2015 та липні 2015 слухалося питання «Про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни».

Запроваджено в практику таку форму роботи як звітування керівників структурних підрозділів, які допустили найбільше порушення термінів виконання документів. Так, у звітному періоді заслухано звіт начальника відділу земельних відносин міської ради Мондрика Б.Й. з питань виконавської дисципліни та роботи з документами. Прийнято рішення виконкому від 28.07.2015 № 166.

       Здійснено ряд перевірок в комунальних підприємствах міста та надано практичну допомогу в організації діловодства та роботи з документами посадовим особам, відповідальним за дану ділянку роботи. За результатами перевірок підготовлено рекомендації та направлено керівникам комунальних підприємств для вжиття додаткових заходів.

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються певні недоліки, які в основному зводяться до недотримання окремими структурними підрозділами міської ради вимог Інструкції з діловодства та Положення по контролю за виконанням документів. В першу чергу, це стосується новопризначених працівників, які не ознайомлюються з вимогами Регламенту виконкому та Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах. На це слід звернути увагу всім керівникам структурних підрозділів, забезпечити навчання новопризначених працівників та в процесі навчання закріпити за ними працівника з досвідом роботи, а не перекладати індивідуальне навчання на працівників загального відділу міської ради.

Продовжують мати місце випадки коли документи скеровані до відома або врахування в роботі повертають в останні дні закінчення терміну, чим унеможливлюють вчасне ознайомлення з документом наступних виконавців. Наприклад, лист комітету з питань сім’ї, молодіжної політики, спорту та туризму Верховної Ради України від 01.12.2015 № 04-33/6-1515 (вх. № загального відділу 4922/0/01-14/04 від 14.12.2016) комунальний заклад Коломийської міської ради «Центр первинної медико-санітарної допомоги» розглядав 20 днів, чим порушив 30-й термін та унеможливив вчасне ознайомлення наступних виконавців визначених в резолюції в порядку черговості. Такі випадки допускали і інші структурні підрозділи.

Дуже частко не проставляється виконавцями дата повернення документа (або дата повернення зазначається заднім числом).

Практично всі структурні підрозділи міської ради не виконують пункт 80 Інструкції з діловодства у разі якщо документ не потребує письмової відповіді, виконавцем зазначаються короткі відомості про виконання, ставиться підпис і дата. В кращому випадку виконавці просто розписуються на документах та повертають в загальний відділ міської ради.

При підготовці вихідної кореспонденції і надалі трапляються такі поширені недоліки: немає узагальнюючого заголовка, відсутні всі необхідні візи, не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, ініціали, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок, в листах не завжди зазначаються поштові адреси разових адресатів.

Окремі виконавці і надалі подають документи на реєстрацію та відправку після 14.00, чим порушують встановлений порядок роботи з документами.

Не всі керівники структурних підрозділів міської ради, комунальних підприємств забезпечують щоденне отримання кореспонденції, інколи документи лежать в папках по декілька днів (навіть після нагадувань в телефонному режимі), забувають розписуватися в реєстрах про отримання тощо.

Окремі виконавці (в першу чергу новопризначені працівники) не обізнані з вимогою  пункту 217 Інструкції з діловодства в частині що стосується роботи з документами, які направляються електронною поштою. На примірнику, що залишається у справі міської ради не робиться відповідний запис на яку електронну адресу відправлено документ, дата, підпис, прізвище відправника.

Продовжують мати місце випадки заміни листів пов’язані з фінансуванням (головні розпорядники коштів). 

Окремі виконавці продовжують порушувати терміни встановлені сектором контролю, а відправляють листи в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.

Не всі безпосередні виконавці, які готують власні розпорядчі документи обізнані з вимогами щодо правильного оформлення документів, підготовки пояснювальних записок, порівняльних таблиць, процедури погодження тощо. Не завжди до оригіналів рішень та розпоряджень подаються первинні документи. Не дотримуються вимоги Порядку розроблення цільових програм, затвердженого рішенням міської ради від 26.12.2013 № 1680-35/2013.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію загального відділу міської ради розглянути на засіданні виконкому та направити в структурні підрозділи міської ради, міські установи, комунальні підприємства для аналізу та вжиття заходів реагування.

Начальник загального відділу                                                О.Шмідль

Інформація про характер питань,

які розглянуті на засіданнях виконкому в 2015 році

Інформація

про видані розпорядження міського голови

в 2015 році

Дані

про підготовку рішень та розпоряджень міського голови у 2015 році

Інформаційні дані про документообіг

у виконкомі Коломийської міської ради за 2014-2015 роки

* - вхідна, вихідна кореспонденція

Звіт

про стан виконання в 2015 році отриманих документів

станом на 01.        02.2016