Про підсумки роботи з документами та

рівень виконавської дисципліни у

першому півріччі 2019 року

Вирішення завдань щодо формування та реалізації державної політики у всіх сферах діяльності в повній мірі залежить від стану виконавської дисципліни, рівня організації роботи, відповідальності та ініціативності кадрів, належного контролю за виконанням доручень керівних органів державної влади та прийнятих власних рішень. Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це вагома складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.  У виконкомі запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності та роботи з документами із застосуванням  системи електронного документообігу СЕД «Діловод». Система електронного документообігу «Діловод» призначена для автоматизації процесів обробки та контролю документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення та передачі в архів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, за перше півріччя 2019 року проведено 8 сесій, які складались із 8 пленарних засідань, прийнято 519 рішень міської ради. Відбулося 7 засідань виконавчого комітету, прийнято 148 рішень виконкому. Міським головою видано  1269  розпоряджень, зокрема: 247- з основної діяльності та 1022 з кадрових питань.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності.

У звітному періоді документообіг в цілому становив 4127 документ, що на 705 більше, ніж за перше півріччя 2018 року, з них: 3316 вхідної кореспонденції, 811 вихідної.  У середньому в місяць надходить понад 500 документів. Залишається тенденція надходження документів термінових та негайних з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. У більшості підготовка відповіді на такі документи потребує збору інформації від структурних підрозділів міської ради, підприємств та організацій міста, аналізу та узагальнення, для чого потрібен певний час.

На виконання документів підготовлено 1017 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 811 листів.

Що стосується виконавської дисципліни, то сукупний показник вчасно виконаних та повернутих документів складає біля 98 %. Найбільше допущено порушення термінів виконання відділами :

-відділ з питань цивільного захисту;

-управління освіти;

Знизилась, в порівнянні з аналогічним періодом минулого року, виконавська дисципліна в управлінні надання адміністративних послуг, відділі

інформаційної політики, відділі молоді та спорту, відділі економіки інвестиційної політики та енергозбереження, та інших структурних підрозділах міської ради.

Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:

- неузгоджені дії виконавців;

- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів міської ради щодо організації внутрішньовідомчого контролю;

- неналежна робота керівників підрозділів;

- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах міської ради;

- стислі терміни опрацювання та збору інформації;

- затримка розгляду документів керівництвом міської ради більше одного дня;

- переписування резолюцій тощо.

Дієвим механізмом вирішення існуючих проблем є передбачені законодавством засоби депутатського реагування. У звітному періоді від народних  депутатів України та депутатів обласної ради отримано 11 депутатських звернень. Депутатами Коломийської міської ради було внесено 121 запити, звернення та запитання. Керівниками виконавчих структур, в основному, забезпечено своєчасний розгляд та належне реагування на всі депутатські запити та звернення.

Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в:

1. Довідку загального відділу міської ради про підсумки роботи з документами та рівень виконавської дисципліни у першому півріччі 2019 року

взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам міської ради, комунальним підприємствам, міським установам для аналізу та відповідного реагування.

2. Визнати недостатньою роботу з документами за перше півріччя 2019 року управління освіти міської ради та відділ з питань цивільного захисту міської ради.

Керівникам вищезазначених підрозділів міської ради проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни, вжити дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах, дати принципову оцінку роботі підлеглих працівників, які допустили порушення термінів виконання завдань.

3. Забезпечити ознайомлення новопризначених працівників з Регламентами міської ради, виконкому, Інструкцією з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах.

4. З метою упереджувального контролю дотримуватись термінів виконання документів встановлених сектором контролю загального відділу міської ради.

5. Щомісячно аналізувати стан виконавської дисципліни в роботі з документами, результати аналізу враховувати при встановленні премій посадовим особам відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради.

6. Здійснити аналіз власних розпорядчих документів, а саме: рішень виконкому та розпоряджень міського голови з основної діяльності, в яких встановлено завдання та які взято на контроль. У разі виконання, або в зв’язку з втратою актуальності питання забезпечити підготовку узагальнюючих матеріалів та зняття їх з контролю в установленому порядку.

7. Рішення виконавчого комітету міської ради від 27.02.2019 № 32 зняти з контролю.

8. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Т.Кухтара.

Міський голова                                                                                                Ігор Слюзар

Довідка

про стан виконавської дисципліни в роботі з документами

у першому півріччі 2019 році

У І півріччі 2019 року продовжена системна і цілеспрямована робота з контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, розпоряджень,  доручень облдержадміністрації, листів структурних підрозділів облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень  міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів і інших документів.

Протягом першого півріччя 2019 року до міської ради надійшло 6 законів України та 9 постанов Верховної Ради України, 10 Указів Президента України, 19 постанов та 15 розпоряджень Кабінету Міністрів України, 134 постанови ЦВК, 27 рішень та 3 розпорядження обласної ради, 67  розпоряджень голови облдержадміністрації та інші документи (інформаційні дані про документообіг додаються).

Взаємодія керівництва міської ради з облдержадміністрацією,  депутатами обласної та міської рад, міськими установами, підприємствами та організаціями сприяла вирішенню актуальних питань життєдіяльності міста. Питання соціально-економічного та культурного розвитку, бюджету міста, гуманітарної сфери, соціального захисту населення, хід виконання раніше прийнятих рішень розглядались на засіданні виконкому. Так, у звітному періоді відбулося 7 засідань виконкому на яких прийнято  148 рішень.

Інформація про засідання міської ради та виконавчого комітету систематично висвітлювалася по місцевому телебаченню телерадіокомпанії "НТК", та прямою трансляцією на каналі YouTube. Проекти та прийняті рішення оприлюднювалися на веб-сайті Коломийської міської ради.

У звітному періоді міським головою видано 1269 розпоряджень. Зокрема: 247 з основної діяльності, 1022 - з кадрових питань.

Проведений аналіз вхідної та вихідної кореспонденції свідчить, що у I півріччі 2019 року документообіг в цілому становив 4127 документів, що на 705 більше, ніж за I півріччя минулого року. З них: 3316 вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради, окремим посадовим особам, міським установам, та 811 вихідної.

Найбільшу кількість документів розглянуто:

- управління комунального господарства міської ради 486 взято на контроль 132;

- організаційним відділом міської ради 496 взято на контроль 55;

- відділ кадрів міської ради 388 взято на контроль 15;

- департамент соціальної політики  міської ради  211 взято на контроль  61;

- відділом з питань цивільного захисту міської ради174 взято на контроль  77;

- відділом економіки, інвестиційної політики та енергозбереження  міської ради 351 взято на контроль 73;

- фінансовим управлінням міської ради 150 взято на контроль 22;

- відділом земельних відносин 146 взято на контроль 54;

- управління культури міської ради 846 взято на контроль 31;

Іншим структурним підрозділам міської ради було скеровано на розгляд документів менше ніж 100.

Сектором контролю загального відділу міської ради опрацьовано всі вхідні документи, із них 823 документа взято на контроль.

Станом на 30.06.2019 року знято з контролю 665 документів, з них 17 розглянуто з порушенням терміну, що становить 2,0% від взятих на контроль.   Залишилось  на контролі – 136  документи, з термінами виконання в наступний період. Стан виконання контрольних документів наведений у таблиці:

Допустили порушення термінів виконання такі структурні підрозділи міської ради, міські установи:

Як показує моніторинг виконання документів, знизилась виконавська дисципліна в порівнянні з аналогічним періодом минулого року у відділі з питань цивільного захисту міської ради (начальник О.Кротюк). Якщо за звітний період минулого року в цьому відділі не було з порушенням розглянуто жодного листа  то за перше півріччя 2019 року  -  5 документів.        

Те саме стосується управління освіти міської ради (Л.Бордун) з початку року з порушенням розглянуто 3 документи минулого року жодного.

Певних успіхів у показниках ефективності здійснення контролю та дотримання термінів розгляду документів досягли в управлінні комунальним господарством (начальник В.Наливайко) та департамент соціальної політики міської ради (директор Л.Яремчук).

Цей факт вказує на те, що при належному приділенню уваги з боку керівника структурного підрозділу питанню виконавської дисципліни та вимогливість до безпосередніх виконавців дають певні результати.

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за розглядом  запитів та звернень депутатів усіх рівнів. Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної рад покладено на загальний відділ міської ради, а депутатів міської ради - на організаційний відділ міської ради.

Протягом І півріччя 2019 року до міської ради надійшло всього 7  звернень та 4 запити народних депутатів України

Від депутатів Коломийської міської ради надійшло 93 звернення та 28 запитів. Всі запити та звернення  розглянуті, депутатам надано відповіді (таблиця по розгляду запитів та звернень депутатів міської ради додається).

Міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому за перше півріччя 2019 року проведено 73 наради, в тому числі:

- міським головою І.Слюзарем – 11.

- секретарем міської ради, першим заступником, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому -60.

Рівень виконання протокольних доручень наведено в таблиці (додається).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. З початку року взято на контроль 6 рішень виконкому та 11 розпоряджень міського голови, на які заведено контрольні справи. Знято з контролю 7 рішень виконкому та 10 розпоряджень міського голови (враховуючи минулі роки) термін виконання яких закінчився.

Практично всі структурні підрозділи міської ради не дотримуються пункту 229 Інструкції з діловодства в частині подання документів до загального відділу міської ради на реєстрацію. Слід нагадати, що вся вхідна та внутрівідомча кореспонденція повинна подаватися на реєстрацію до 14.00. Однак, практично всі структурні підрозділи і надалі порушують встановлений порядок, незважаючи на те, що на ці недоліки неодноразово вказувалося в попередніх довідках.

Керівникам структурних підрозділів міської ради слід звернути увагу на те, що новоприйняті працівники не завжди ознайомлюються з Регламентом виконавчого комітету міської ради, Інструкцією з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, Положенням про порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів органів влади вищого рівня, рішень виконкому, Порядком роботи у системі електронного документообігу, розпоряджень та доручень міського голови у Коломийській міській раді та її виконавчих органах, що ускладнює їх роботу з підготовки листів, проектів рішень та розпоряджень та інших документів, обговорити питання на нарадах і вжити заходів для усунення наявних недоліків. Потрібно посилити персональну відповідальність виконавців за дотриманням встановлених вимог щодо підготовки й оформлення розпорядчих та інших документів.

Виходячи з вищенаведеного рекомендуємо доповідну записку направити у структурні підрозділи міської ради для відповідного реагування.

Начальник загального

відділу міської ради                                                                        Наталія Волчинська

Інформаційні дані про документообіг

у виконкомі Коломийської міської ради за перше півріччя 2018-2019 роки

* - вхідна, вихідна кореспонденція

Інформація про характер питань, які розглянуті на засіданнях виконкому за перше півріччя 2019 року

Інформація  про видані розпорядження міського голови

за перше півріччя 2019 року

Сектор контролю   загального відділу міської ради

Аналіз виконавської дисципліни

Термін контролю з 01.01.2019 по 30.06.2019

Сектор контролю загального відділу

Розгляд депутатських запитів та звернень за ІІ квартал 20019 року

Організаційний відділ міської ради

Аналіз виконавської дисципліни протоколів нарад у міського голови та його заступників за  перше півріччя  2019 року

Сектор контролю загального відділу міської ради