Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це вагома складова нашої роботи ще і тому, що міська рада є фондоутворювачем документів, віднесених до національного архівного фонду.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2017 році проведено 12 сесій, які складались із 12 пленарних засідань, прийнято 1056 рішень міської ради. Відбулося 15 засідань виконавчого комітету, прийнято 308 рішень виконкому. Міським головою видано 2011 розпоряджень, зокрема: 432 - з основної діяльності та 1579 з кадрових питань.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності.

У звітному періоді документообіг в цілому становив 10374 документів, що на 827 більше, ніж у 2016 році, з них: 6370 вхідної кореспонденції, 4004 вихідної. У середньому в місяць надходить біля 700 документів. Залишається тенденція надходження документів з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. На виконання документів підготовлено 2383 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1621 лист.

Сукупний показник вчасно розглянутих документів складає 98% від загальної кількості отриманих. З порушенням терміну розглянуто 74 документів, що становить 1.0 %, тобто, збережено тенденцію мінімізації документів розглянутих з порушенням термінів.

Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:

- неузгоджені дії виконавців, якщо виконання документа потребує серйозної тривалої роботи, глибокого аналізу та компетенції фахівців декількох структурних підрозділів;

- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів міської ради, міських установ, комунальних підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;

- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;

- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах міської ради;

- стислі терміни опрацювання та збору інформації;

- тривалість візування відповідей;

- затримка розгляду документів керівництвом міської ради більше одного дня;

- переписування резолюцій тощо.

Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в:

       1. Довідку загального відділу міської ради про роботу з документами та рівень виконавської дисципліни у 2017 році взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам міської ради, комунальним підприємствам, що належать до сфери управління Коломийської міської ради для аналізу та відповідного реагування.

2. Визнати недостатньою роботу з документами у 2017 році управління освіти, відділу з питань державного архітектурно-будівельного контролю, відділу з питань цивільного захисту міської ради.

3. Першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради:

       3.1. Посилити вимогливість до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконкому, дотримання вимог Регламенту виконкому сьомого демократичного скликання, Інструкції з діловодства.

       3.2. Враховувати стан виконавської дисципліни під час розгляду питань щодо заохочення керівників структурних підрозділів міської ради.

3.3. Дотримуватись порядку розгляду та організації передачі документів. Не допускати фактів затримки розгляду документів більше як на один день Документи зі стислими термінами виконання розглядати негайно.

4. Керівникам структурних підрозділів міської ради забезпечити дотримання вимог Порядку роботи у системі електронного документообігу «Система електронного документообігу Коломийської міської ради» впровадженим 01.01.2018 року затвердженим рішенням виконавчого комітету міської ради від 19.12.2017 р. № 304.

4.1. Керівникам структурних підрозділів міської ради проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни, вжити дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах, дати принципову оцінку роботі підлеглих працівників, які допустили порушення термінів виконання завдань.

       4.2. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці (перший виконавець), організовувати та координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

       5. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (Н.Волчинська).

       6. Рішення виконавчого комітету міської ради від 28.02.2017 № 26 зняти з контролю.

       7. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Т.Кухтара.

Міський голова                                                                                                            І.Слюзар