У Коломийській міській раді запроваджено єдиний порядок документування управлінської діяльності і роботи з документами із застосуванням автоматизованих систем. Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Організація роботи зі службовими документами має системний характер та чітко регламентована Інструкцією з діловодства.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2016 році проведено 10 сесій, які складались із 11 пленарних засідань, прийнято 1038 рішень міської ради. Відбулося 18 засідань виконавчого комітету, прийнято 339 рішень виконкому. Міським головою видано 1687 розпоряджень, зокрема: 417 - з основної діяльності та 1270 з кадрових питань.

З 23 лютого 2016 року набрала чинності стаття 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» щодо поіменних голосувань. В зв’язку з цим внесено зміни до Регламентів міської ради, виконавчого комітету та встановлено систему «ВІЧЕ» для електронного голосування. Ця система призначена для скорочення та запобігання процедурних витрат часу при підготовці і проведенні сесій міської ради, засідань виконавчого комітету,  автоматизації контролю за дотриманням регламентних норм і підвищення ефективності організації ходу сесій міської ради, засідань виконавчого комітету, об'єктивної реєстрації всіх процедурних подій і оформлення підсумкових матеріалів (протоколів), забезпечення автоматичного запису виступів учасників зборів з можливістю архівації цих виступів на оптичних носіях тощо. Тож це не тільки полегшило роботу депутатів та членів виконкому, а й зробило їхню діяльність прозорою та відкритою.

У звітному періоді документообіг в цілому становив 9547 документів, що на 766 більше, ніж у 2015 році, з них: 5709 вхідної кореспонденції, 3838 вихідної.  У середньому в місяць надходить біля 500 документів. Залишається тенденція надходження документів з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. На виконання документів підготовлено 2187 листів-відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1651 лист.

Сукупний показник вчасно розглянутих документів складає 98% від загальної кількості отриманих. З порушенням терміну розглянуто 105 документів, що становить 1.8 %, тобто, збережено тенденцію мінімізації документів розглянутих з порушенням термінів.

Однак є і ряд недоліків в роботі з документами, які викладено в довідці.

Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в:

       1. Довідку загального відділу міської ради про роботу з документами та рівень виконавської дисципліни у 2016 році взяти до відома (додається) та надіслати структурним підрозділам міської ради, комунальним підприємствам, що належать до сфери управління Коломийської міської ради для аналізу та відповідного реагування.

2. Першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради:

       2.1. Посилити вимогливість до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконкому, дотримання вимог Регламенту виконкому сьомого демократичного скликання, Інструкції з діловодства.

       2.2. Враховувати стан виконавської дисципліни під час розгляду питань щодо заохочення керівників структурних підрозділів міської ради.

2.3. Дотримуватись порядку розгляду та організації передачі документів. Не допускати фактів затримки розгляду документів більше як на один день та передачі документів безпосереднім виконавцям напряму, минаючи загальний відділ. Документи зі стислими термінами виконання розглядати негайно.

       2.4. Взяти на особистий контроль розгляд питань, які заплановано розглянути на нарадах відповідно до рішення виконкому від 20.12.2016 № 311 «Про план роботи виконавчого комітету міської ради на перше півріччя 2017 року».

       3. Керівникам структурних підрозділів міської ради проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни, вжити дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах, дати принципову оцінку роботі підлеглих працівників, які допустили порушення термінів виконання завдань.

З цією метою забезпечити:

3.1. Обговорення на засіданнях колегій, нарадах довідки загального відділу міської ради.

3.2. Запровадження здійснення щоквартального моніторингу виконавської дисципліни в підпорядкованих структурних підрозділах міської ради в розрізі підлеглих працівників; результати аналізу враховувати при встановленні премій, надбавок, присвоєння рангів.

3.3. Повернення в загальний відділ документів, термін виконання яких минув.

3.4. Дієвий внутрішній контроль за термінами виконання документів, рішень виконкому та розпоряджень міського голови на які заведено контрольні справи.

3.5. Ознайомлення новопризначених працівників з вимогами Регламенту виконавчого комітету міської ради, Інструкції з діловодства та дотримання їх вимог у повсякденній роботі.

3.6. Виключення фактів заміни уже зареєстрованих листів, здійснення заходів щодо зменшення обсягу службового листування.

3.7. Подання листів про нагородження відзнаками міського голови не пізніше ніж за 10 днів до дати нагородження.

       4. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці (перший виконавець), організовувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

5. Загальному відділу міської ради (О.Шмідль):

5.1. І надалі щоквартально аналізувати стан виконавської дисципліни у відділах та управліннях міської ради, готувати звіт про систему організації та стан контролю у Коломийській міській раді.

5.2. Щотижнево здійснювати  попереджувальний контроль у вигляді розсилки виконавцям переліків-нагадувань з термінами виконання документів.

5.3. Організувати в травні поточного року проведення апаратного навчання з питань організації ведення діловодства в структурних підрозділах міської ради.

6. Організаційному відділу міської ради (О.Полюк) щоквартально  здійснювати аналіз роботи з запитами та зверненнями депутатів міської ради та інформувати керівництво міської ради.

       7. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (О.Шмідль).

       8. Рішення виконкому від 23.02.2016 № 30 зняти з контролю.

       9. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Т.Кухтара.

Міський голова                                                                                                              І.Слюзар