На виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради на перше півріччя 2019 року, затвердженого рішенням виконкому від 18.12.2018 № 305, у відповідності до Регламенту виконавчого комітету Коломийської міської ради, Інструкції з діловодства, Положення про порядок організації контролю за виконанням документів в Коломийській міській раді та її виконавчих органах, з метою підвищення виконавської дисципліни, посилення персональної відповідальності керівників структурних підрозділів міської ради та безумовне виконання законів України, актів та доручень Президента України, рішень Уряду, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, міського голови, запитів та звернень депутатів усіх рівнів, прийнятих рішень виконкому.

Основним завданням діловодної служби міської ради є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами. Це важлива ланка організації управління, від якої залежить оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління будь якої установи, рівень культури праці управлінського персоналу. Дотримання вимог нормативно-правових актів щодо ефективності діловодства це вагома складова нашої роботи.

Одним із напрямків роботи з документами є складання та видання власних розпорядчих документів. Так, у 2018 році проведено 12 сесій, які складались із 14 пленарних засідань, прийнято 965 рішень міської ради. Відбулося 13 засідань виконавчого комітету, прийнято 330 рішень виконкому. Міським головою видано 2280 розпоряджень, зокрема: 391 - з основної діяльності та 1889 з кадрових питань.

З 1 січня 2018 року у Коломийській міській раді впроваджена система електронного документообігу СЕД «Діловод». Система електронного документообігу «Діловод» - це програмний комплекс побудований з використанням новітніх технологій, який дозволяє накопичувати великі масиви даних зі спрощеним способом ведення та доступу до них, оскільки ґрунтуються на комплексній обробці даних, що дало можливість ще більше удосконалити процес проходження документів, оперативного прийняття рішення керівництвом міської ради, а також належного контролю виконання документів. Система електронного документообігу «Діловод» призначена для автоматизації процесів обробки та контролю документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення та передачі в архів.

У І кварталі 2018 року загальний відділ міської ради почав роботу у системі електронної взаємодії органів виконавчої влади.

З метою забезпечення відкритості діяльності міської ради, на офіційному сайті оприлюднюються проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, а також прийняті рішення та розпорядження міського голови з основної діяльності. Інформація про засідання виконавчого комітету систематичного висвітлювалося на місцевому телебаченні телерадіокомпанії “НТК”, та прямою трансляцією на каналі YouTube.

У звітному періоді документообіг в цілому становив 9086 документів, з них: 5618 вхідної кореспонденції, 3468 вихідної. У середньому в місяць надходить біля 469 документів. Залишається тенденція надходження документів з термінами виконання 1 – 2 дні, що впливає на якість та повноту підготовки відповідей. Крім того, в порядку ініціативи підготовлено 1509 лист.

Основними причинами порушення термінів виконання документів залишаються:

- неузгоджені дії виконавців, якщо виконання  документа потребує серйозної тривалої роботи, глибокого аналізу та компетенції фахівців декількох структурних підрозділів;

- нечітка робота відповідальних працівників структурних підрозділів міської ради, міських установ, комунальних підприємств щодо організації внутрішньовідомчого контролю;

- відсутність почуття відповідальності та вимогливості в окремих працівників і керівників підрозділів;

- відсутність систематичного аналізу виконання документів і невжиття відповідних заходів до порушників безпосередньо в структурних підрозділах міської ради;

- стислі терміни опрацювання та збору інформації;

- тривалість візування відповідей;

- затримка розгляду документів керівництвом міської ради більше одного дня;

- переписування резолюцій тощо.

Враховуючи вищенаведене, виконком міської ради

в и р і ш и в:

       1. Довідку загального відділу міської ради про роботу з документами та рівень виконавської дисципліни у 2018 році взяти до відома (додається).

2. Першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради:

       2.1. Посилити вимогливість до керівників структурних підрозділів міської ради стосовно забезпечення належного рівня підготовки матеріалів на засідання виконкому, дотримання вимог Регламенту виконкому сьомого демократичного скликання, Інструкції з діловодства.

       2.2. Враховувати стан виконавської дисципліни під час розгляду питань щодо заохочення керівників структурних підрозділів міської ради.

3. Керівникам структурних підрозділів міської ради забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу «Діловод».

       4. Керівникам структурних підрозділів міської ради проаналізувати причини порушення виконавської дисципліни, вжити дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах, дати принципову оцінку роботі підлеглих працівників, які допустили порушення термінів виконання завдань.

       4.1. Керівникам структурних підрозділів міської ради, міських установ, які визначені в документах (в резолюціях до документів, службових листів) як головні виконавці (перший виконавець), організовувати та координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання ними пропозицій (інформацій), порядок погодження і підготовки проекту документа (або листа - відповіді). У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями інформувати про це керівника, який надавав доручення.

       5. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання рішення покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ міської ради (Н.Волчинська).

       6. Рішення виконавчого комітету міської ради  від 27.02.2018 № 33 зняти з контролю.

       7. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконкому Т.Кухтара.

Міський голова                                                                                                       І.Слюзар

Довідка

про стан роботи з документами та рівень виконавської дисципліни

у 2018 році

       У 2018 році виконавчі структури Коломийської міської ради спрямовували свою роботу на якісне і відкрите забезпечення на території міста Конституції та законів України, актів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, державних, регіональних та місцевих програм, реалізацію інших, наданих державою, а також делегованих відповідними радами повноважень.

Діяльність Коломийської міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснювалася відповідно до планів роботи.

Відповідно до своїх повноважень Коломийською міською радою в 2018 році проведено 12 сесій міської ради, які складалися із 14 пленарних засідань, прийнято 965 рішень. З ініціативи депутатів прийнято 13 звернень Коломийської міської ради до Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради України та ін.

Виконавчим комітетом міської ради проведено 13 засідань (при плані 12), прийнято 330 рішень та розтиражовано 1620 копій та витягів з рішень.

Виконавчий комітет утворений в складі 26 осіб. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У 2018 році із 13 засідань виконавчого комітету відвідали:

Інформація про засідання міської ради та виконавчого комітету систематично висвітлювалася по місцевому телебаченню телерадіокомпанії "НТК", та прямою трансляцією на каналі YouTube. Проекти та прийняті рішення оприлюднювалися на веб-сайті Коломийської міської ради.

Після засідання виконавчого комітету всі рішення реєструвалися в загальному відділі міської ради, окремі рішення поверталися виконавцям на доопрацювання. Систематично, впродовж трьох днів з дня підписання, рішення тиражувалися та надсилалися виконавцям. Протягом 10 днів оформлялися протоколи засідань виконкому. Здійснювався контроль за дотриманням регламенту виконавчого комітету при підготовці його засідань та документів.

З урахуванням поданих пропозицій керівників структурних підрозділів міської ради, підготовлено плани роботи виконавчого комітету міської ради на перше та друге півріччя 2018 року, та на перше півріччя 2019 року. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами інформував виконавчий комітет про виконання плану роботи за попереднє півріччя.        

Загальним відділом міської ради впродовж звітного періоду надавалася практична допомога виконавцям з питань дотримання встановлених Регламентом виконавчого комітету та інструкцією з діловодства вимог щодо оформлення, якісної та своєчасної підготовки документів на засідання виконкому. Однак слід зазначити, що структурним підрозділам міської ради, комунальним підприємствам, іншим установам та організаціям все ще необхідно поліпшувати роботу щодо забезпечення належної підготовки матеріалів на засідання виконкому, їх доопрацювання після засідань. Не завжди проекти рішень та інші матеріали подаються у загальний відділ міської ради не пізніше ніж за 10 календарних днів до засідання виконкому. Практично на кожне засідання готуються доповнення до порядку денного після його підписання та оприлюднення на веб-сайті міської ради. Не завжди проекти рішень погоджені та завізовані посадовими особами в установленому порядку. На ці та інші недоліки необхідно звернути увагу всім керівникам структурних підрозділів міської ради.

Аналізуючи роботу щодо підготовки розпоряджень міського голови, слід зазначити, що у 2018 році міським головою видано 2280 розпоряджень, що на 269 більше, ніж у 2017 році, зокрема: 391 - з основної діяльності, 1889 – з кадрових питань.

Із загальної кількості видано 4 розпорядження спільно з головою Коломийської райдержадміністрації. Розтиражовано 2165 копій розпоряджень з основної діяльності.

Що стосується розпоряджень з основної діяльності, то в основному це розпорядження про надання громадянам одноразової грошової допомоги, спрямування коштів, створення комісій, робочих груп тощо, проведення громадських слухань, внесення змін в раніше прийняті розпорядження та інші.

При підготовці розпоряджень з основної діяльності допускалися такі ж недоліки, як і при підготовці рішень виконкому. Це відсутність пояснювальних записок, віз посадових осіб міської ради, порушення інструкції з діловодства при оформленні (недотримання розмірів полів та Державного герба України, відсутність нумерації сторінок, неправильне оформлення додатків до розпоряджень, неправильне заповнення реєстрів розсилки або взагалі їх відсутність тощо).

       Організація роботи з документами в підрозділах міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в міській раді та її виконавчих органах, яка в 2018 році була затверджена в новій редакції відповідним рішенням виконкому від 27.02.2018 № 37.

       Відповідно до пункту 172 Інструкції з діловодства організацію контролю за виконанням завдань, визначених у документах здійснюють секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків, начальники відділів, управлінь та служб міської ради.

       Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документів покладається на провідного спеціаліста   сектору контролю загального відділу міської ради.

       У структурних підрозділах міської ради відповідальним за організацію контролю є його керівник або заступник, а безпосередній контроль здійснює працівник відповідальний за діловодство. Однак, як показує практика, мають місце факти неналежної організації виконання окремих документів або листів, не у всіх структурних підрозділах міської ради здійснюється внутрішній контроль за дотриманням термінів виконання документів. Новопризначені працівники не завжди обізнані з строками виконання основних документів, не ознайомлюються з основними регламентуючими документами, а саме: Інструкцією з діловодства, Положенням по контролю, Регламентами міської ради та виконкому. Не всі структурні підрозділи міської ради використовують таку форму роботи з документами, як підготовка проміжної відповіді, коли з об’єктивних причин, документ не може бути виконаний у встановлені терміни. Це в свою чергу призводить до порушення термінів виконання документів.

       Протягом 2018 року до загального відділу міської ради надійшло 7127 документів та листів. На контролі перебувало 1001 різних документів.

       

       Усі документи зареєстровані, розглянуті керівництвом міської ради та доведені до виконавців.

Використання електронної реєстрації дало можливість проаналізувати всі документи, що надійшли до міської ради.

У 2018 році документообіг становив 9086 документів. З них: 5618 вхідної кореспонденції, 3468 вихідної, в тому числі 1509 ініціативні листи та 1959 листи-відповіді.

Проведений аналіз вхідної кореспонденції свідчить, що з 5618 документів, які надійшли до міської ради дещо збільшилось надходження постанов Верховної Ради України, натомість зменшалась кількість розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень та розпоряджень обласної ради, законів України, постанов Кабінету Міністрів України та постанов ЦВК, розпоряджень голови ОДА та інших документів.

Що стосується листів, то з обласної державної адміністрації надійшло 1013 листа, що на 323 документа менше, ніж торік; з її відділів та управлінь – 294; 437 листи отримано з обласних установ та організацій, 1700 - від організацій та установ, розташованих на території міста.

       Проведений моніторинг виконання  документів, показує, що із 5618 надісланих документів 1001 перебувало на контролі. Знято з контролю 831 документи, з них 14 розглянуто з порушенням терміну. Залишено на контролі 156 документи з термінами виконання в наступний період.

Технічний контроль за розглядом звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної ради покладено на загальний відділ, а депутатів міської ради – на організаційний відділ.

У звітному періоді від народних депутатів України, депутатів обласної, районної рад отримано 30 депутатських запитів, звернень та листів, з них 30 запитів та звернень перебувало на контролі. З порушенням  терміну розглянуто жодного звернення.

Для порівняння:

У звітному періоді депутатами Коломийської міської ради було подано 413 запитів та звернень, з них: 160 запити та 253 звернень. В основному у депутатських зверненнях та запитах порушувалися питання житлово-комунального господарства (ремонт доріг, тротуарів та міжбудинкових  проїздів, освітлення вулиць, встановлення дитячих майданчиків, благоустрій міського озера, а також виділення коштів з міського бюджету на вирішення цих питань), про діяльність закладів культури, освіти та медицини (інформація про розгляд депутатських запитів додається).

У звітному періоді продовжував здійснюватися контроль за виконанням прийнятих рішень виконкому та виданих розпоряджень міського голови з основної діяльності. Так, протягом 2018 року взято на контроль  55 документа, з них: 29 рішень виконкому та 26 розпоряджень міського голови з основної діяльності, на які заведено контрольні справи для накопичення інформацій від безпосередніх виконавців.

Протягом 2018 року знято з контролю і закрито до справи 27 документів: з них 12 рішень виконкому та 15 розпоряджень міського голови з основної діяльності, враховуючи минулі роки.

Для удосконалення організації роботи зі службовими документами та зміцнення стану виконавської дисципліни в міській раді проводиться певні заходи. З метою попереджувального контролю і надалі щотижнево готуються та направляються у структурні підрозділи міської ради переліки документів, термін виконання яких наступить. Щоденно проводиться індивідуальна співбесіда з безпосередніми виконавцями, надається практична допомога в оформленні розпорядчих документів, листів, щоквартально готуються доповідні записки про стан виконавської дисципліни, які розглядаються на засіданні виконкому або апаратних нарадах.

       Поряд з цим, в роботі з документами залишаються певні недоліки, які в основному зводяться до недотримання окремими структурними підрозділами міської ради вимог Інструкції з діловодства та Положення по контролю за виконанням документів. В першу чергу, це стосується новопризначених працівників, які не ознайомлюються з вимогами Регламенту виконкому та Інструкції з діловодства в Коломийській міській раді та її виконавчих органах. На це слід звернути увагу всім керівникам структурних підрозділів, забезпечити навчання новопризначених працівників та в процесі навчання закріпити за ними працівника з досвідом роботи, а не перекладати індивідуальне навчання на працівників загального відділу міської ради.

При підготовці вихідної кореспонденції і надалі трапляються такі поширені недоліки: немає узагальнюючого заголовка, відсутні всі необхідні візи, не перевірено назви підприємств, організацій, прізвища, ініціали, відсутність запису про наявність додатків (або самих додатків), наявність граматичних помилок, в листах не завжди зазначаються поштові адреси разових адресатів.

Окремі виконавці і надалі подають документи на реєстрацію та відправку після 14.00, чим порушують встановлений порядок роботи з документами.

Дуже часто листи про відрядження працівників подаються структурними підрозділами міської ради напередодні, або і у день відрядження. Те саме стосується листів про нагородження відзнаками міського голови. Слід нагадати, що відповідно до Положення про відзнаки міського голови, яке затверджене рішенням виконкому від 23.03.2011 № 78, такі подання подаються не пізніше, ніж за 10 днів до дати нагородження.

Окремі виконавці продовжують порушувати терміни встановлені сектором контролю, а відправляють листи в останній день виконання, не враховуючи при цьому поштову пересилку.

Враховуючи вищенаведене, пропонуємо інформацію загального відділу міської ради направити в структурні підрозділи міської ради, комунальні підприємства, які належать до сфери управління Коломийської міської ради для аналізу та вжиття заходів реагування.

Начальник загального відділу                                                                      Н.Волчинська

Інформаційні дані про документообіг

у виконкомі Коломийської міської ради за 2017-2018 роки

* - вхідна, вихідна кореспонденція

Інформація про характер питань, які розглянуті на засіданнях виконкому в 2018 році

Інформація  про видані розпорядження міського голови

в 2018 році

Розгляд депутатських запитів та звернень за 2018 рік

Начальник організаційного відділу                                                  О.Пашанюк

Статистичні дані про підготовку рішень на сесію міської ради за 2018 рік

Начальник організаційного відділу                                                  О.Пашанюк

Аналіз виконавської дисципліни

Термін контролю з 01.01.2018 по 31.12.2018